SOP 2 - Historias Clínicas

• 2.2. Archivo de historias
• 1 - Verificación de Historias Clínicas
• 1.2 - Ubicar Orden de Compra en Odoo

2.2. Archivo de historias

Objetivo

Mantener las historias clínicas físicas organizadas por cédula de identidad y garantizar que se entreguen o muestren únicamente a personal autorizado, optimizando el uso de carpetas mediante el traslado de historias inactivas.

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Responsable

• Principal: Persona encargada del archivo de historias (ej. asistente dental).

• Apoyo: Asistente Administrativo de Clínica (cuando la Gerente lo solicite o sea necesario).

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Procedimiento Paso a Paso

1. Recepción de historias al cierre

   • Al finalizar la jornada, recibir todas las historias clínicas físicas usadas en el día.

   • Revisar que estén completas y revisadas (según SOP 2.1).

2. Entrega para archivo

   • Entregar las historias revisadas a la persona encargada del archivo físico.

   • Informar si alguna historia presenta observaciones o inconsistencias.

   • Solo archivar directamente si la Gerente lo solicita o en ausencia de la persona encargada.

3. Acceso y visualización de historias

   • Las historias pueden ser entregadas o mostradas a:

     • Asistentes dentales.

     • Recepcionista.

     • Gerente.

     • Odontólogos, solo de pacientes que ellos atienden.

   • Si un odontólogo solicita ver la historia de un paciente que no es suyo → notificar de inmediato a la Gerente antes de entregarla.

4. Historias inactivas (pacientes con más de 2 años sin asistir)

   • Identificar pacientes inactivos en Dentalink.

   • Retirar su historia física del archivo principal (por la persona encargada).

   • Guardar el contenido en cajas organizadas por cédula.

   • Etiquetar cada caja con rango de cédulas y fecha de traslado.

   • Reutilizar la carpeta vacía para pacientes nuevos.

5. Pacientes que regresan después de años

   • Localizar su historia en las cajas de inactivas.

   • Opción 1: reactivar la historia antigua en una carpeta disponible.

   • Opción 2: crear una historia nueva y dejar la vieja como respaldo.

   • Notificar a la Gerente si se abre una historia nueva.

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Registros

• Lista de historias entregadas a la persona encargada de archivar.

• Registro de historias trasladadas a cajas.

• Nota cuando se muestra una historia a un odontólogo que no es su paciente (para control gerencial).

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Observaciones

• La Asistente Administrativa no archiva directamente, salvo casos excepcionales autorizados.

• Las carpetas vacías deben reutilizarse para pacientes nuevos.

• Las historias nunca se eliminan, únicamente se trasladan a cajas al volverse inactivas.

• Los odontólogos solo pueden ver las historias de sus pacientes; otros casos requieren autorización de Gerencia.

1 - Verificación de Historias Clínicas

Objetivo

Verificar que las historias clínicas físicas coincidan con los registros digitales en Dentalink y Odoo, garantizando que todos los datos, procedimientos, pagos y referidos estén completos y correctos.

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📍 Dónde revisar la información

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🔍 Qué se hace en la verificación

🧍‍♀️ Datos personales

• Revisar los datos del paciente en la historia física.

• Confirmar que coincidan con Dentalink (nombre, cédula, teléfono, correo).

• Si hay errores o faltantes → notificar a recepción para actualización inmediata.

• Verificar que la historia este firmada.

⚕️ Antecedentes médicos

• Verificar que los antecedentes estén completos en la historia física.

• Confirmar que coincidan con los ingresados en Dentalink.

• Si faltan → notificar a la asistente dental.

🦷 Odontodiagrama

• Validar que el odontodiagrama esté presente y actualizado.

• Confirmar que Dentalink refleje los tratamientos marcados.

Haz clic para aprender a usar el Odontodiagrama

📸 Rayos X e imágenes

• Confirmar que las rayos x esten cargadas en Dentalink.

• Si faltan → solicitar a la asistente de rayos X la carga inmediata.

💰 Presupuesto

• Confirmar que exista presupuesto físico firmado por el doctor.

• Verificar que esté cargado y aprobado en Dentalink.

• Si hay diferencias → reportar a la asistente

💳 Pagos

• Confirmar que los pagos estén registrados en:

  • La historia física

  • Dentalink

  • Odoo

  • El grupo de pagos de WhatsApp

• Verificar que los montos y métodos coincidan en todos.

• Si falta un pago: revisar con Caja o POS y reportarlo a Gerencia si no aparece.

🧑‍🔬 Procedimientos

• Confirmar que el procedimiento esté anotado en la historia física.

• En Dentalink, revisar que esté registrado con el doctor correcto.
  

🧫 Laboratorio Dental (si aplica)

• Verifica que la prestación tenga “Lab” en el nombre (ej. Prótesis Total Lab).
  👉 Si no dice “Lab”, no es de laboratorio.

• Confirma el nombre del laboratorio (ej. Amadeo) y compáralo con la orden de compra en Odoo.

• Revisa que el precio del laboratorio sea correcto.

• Si el paciente abonó, verifica que el pago esté asociado a la prestación de laboratorio.

• El color del círculo indica el estado del pago:
  🟢 abonado 🟡 parcial 🔴 sin abono

• No enviar al laboratorio sin autorización si el paciente no ha pagado.

👩‍⚕️ Referidos a Especialistas / Doctores

• Revisar si el paciente fue referido a otro especialista.

• Confirmar que la cita esté registrada en Dentalink.

• Si no lo está → notificar a la Gerente para seguimiento.

📝 Notas del Doctor

• Verificar que las anotaciones coincidan entre historia física y Dentalink.

• Si falta información → notificar al doctor, asistente o caja según corresponda.

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📋 Registros y evidencia

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🧩 Observaciones y políticas

• La Asistente Administrativa no corrige historias, solo revisa y reporta.

• Laboratorios sin pago → requieren autorización expresa de Gerencia.

• Referidos sin cita → deben escalarse a Gerencia.

• Mantener confidencialidad total de toda la información revisada.

• No desechar, alterar o retirar hojas de las historias físicas.

1.2 - Ubicar Orden de Compra en Odoo