SOP 2 - Historias Clínicas 2.2. Archivo de historias Objetivo Mantener las historias clínicas físicas organizadas por cédula de identidad y garantizar que se entreguen o muestren únicamente a personal autorizado, optimizando el uso de carpetas mediante el traslado de historias inactivas. Responsable Principal: Persona encargada del archivo de historias (ej. asistente dental). Apoyo: Asistente Administrativo de Clínica (cuando la Gerente lo solicite o sea necesario). Procedimiento Paso a Paso Recepción de historias al cierre Al finalizar la jornada, recibir todas las historias clínicas físicas usadas en el día. Revisar que estén completas y revisadas (según SOP 2.1). Entrega para archivo Entregar las historias revisadas a la persona encargada del archivo físico. Informar si alguna historia presenta observaciones o inconsistencias. Solo archivar directamente si la Gerente lo solicita o en ausencia de la persona encargada. Acceso y visualización de historias Las historias pueden ser entregadas o mostradas a: Asistentes dentales. Recepcionista. Gerente. Odontólogos, solo de pacientes que ellos atienden . Si un odontólogo solicita ver la historia de un paciente que no es suyo → notificar de inmediato a la Gerente antes de entregarla. Historias inactivas (pacientes con más de 2 años sin asistir) Identificar pacientes inactivos en Dentalink. Retirar su historia física del archivo principal (por la persona encargada). Guardar el contenido en cajas organizadas por cédula. Etiquetar cada caja con rango de cédulas y fecha de traslado. Reutilizar la carpeta vacía para pacientes nuevos. Pacientes que regresan después de años Localizar su historia en las cajas de inactivas. Opción 1: reactivar la historia antigua en una carpeta disponible. Opción 2: crear una historia nueva y dejar la vieja como respaldo. Notificar a la Gerente si se abre una historia nueva. Registros Lista de historias entregadas a la persona encargada de archivar. Registro de historias trasladadas a cajas. Nota cuando se muestra una historia a un odontólogo que no es su paciente (para control gerencial). Observaciones La Asistente Administrativa no archiva directamente, salvo casos excepcionales autorizados. Las carpetas vacías deben reutilizarse para pacientes nuevos. Las historias nunca se eliminan, únicamente se trasladan a cajas al volverse inactivas. Los odontólogos solo pueden ver las historias de sus pacientes; otros casos requieren autorización de Gerencia. 1 - Verificación de Historias Clínicas Objetivo Verificar que las historias clínicas físicas coincidan con los registros digitales en Dentalink y Odoo , garantizando que todos los datos, procedimientos, pagos y referidos estén completos y correctos. 📍 Dónde revisar la información Lugar / Sistema Qué se revisa Qué debe haber 📁 Archivo físico Historia clínica del paciente - Datos personales - Antecedentes médicos - Odontodiagrama - Rayos X e imágenes anexas - Presupuesto físico firmado - Procedimientos y notas del doctor 🦷 Dentalink Historia clínica digital del paciente - Datos completos y actualizados - Odontodiagrama coincidente - Procedimientos con estado correcto - Pagos reflejados con método y monto exactos - Citas de referidos registradas 💰 Odoo (si aplica) Pagos y facturación - Pagos registrados correctamente - Coincidencia de totales con Dentalink - Registro de laboratorio (si aplica) 🧾 Checklist / Reporte Control interno de verificación - Listado de historias revisadas - Observaciones o inconsistencias anotadas - Reporte semanal a Gerencia 🔍 Qué se hace en la verificación 🧍‍♀️ Datos personales Revisar los datos del paciente en la historia física. Confirmar que coincidan con Dentalink (nombre, cédula, teléfono, correo). Si hay errores o faltantes → notificar a recepción para actualización inmediata. Verificar que la historia este firmada. ⚕️ Antecedentes médicos Verificar que los antecedentes estén completos en la historia física. Confirmar que coincidan con los ingresados en Dentalink. Si faltan → notificar a la asistente dental . 🦷 Odontodiagrama Validar que el odontodiagrama esté presente y actualizado. Confirmar que Dentalink refleje los tratamientos marcados. Haz clic para aprender a usar el Odontodiagrama 📸 Rayos X e imágenes Confirmar que las rayos x esten cargadas en Dentalink. Si faltan → solicitar a la asistente de rayos X la carga inmediata. 💰 Presupuesto Confirmar que exista presupuesto físico firmado por el doctor. Verificar que esté cargado y aprobado en Dentalink. Si hay diferencias → reportar a la asistente 💳 Pagos Confirmar que los pagos estén registrados en: La historia física Dentalink Odoo El grupo de pagos de WhatsApp Verificar que los montos y métodos coincidan en todos. Si falta un pago: revisar con Caja o POS y reportarlo a Gerencia si no aparece. 🧑‍🔬 Procedimientos Confirmar que el procedimiento esté anotado en la historia física . En Dentalink , revisar que esté registrado con el doctor correcto. 🧫 Laboratorio Dental (si aplica) Verifica que la prestación tenga “Lab” en el nombre (ej. Prótesis Total Lab ). 👉 Si no dice “Lab”, no es de laboratorio. Confirma el nombre del laboratorio (ej. Amadeo ) y compáralo con la orden de compra en Odoo . Revisa que el precio del laboratorio sea correcto. Si el paciente abonó , verifica que el pago esté asociado a la prestación de laboratorio . El color del círculo indica el estado del pago: 🟢 abonado 🟡 parcial 🔴 sin abono No enviar al laboratorio sin autorización si el paciente no ha pagado. 👩‍⚕️ Referidos a Especialistas / Doctores Revisar si el paciente fue referido a otro especialista. Confirmar que la cita esté registrada en Dentalink. Si no lo está → notificar a la Gerente para seguimiento. 📝 Notas del Doctor Verificar que las anotaciones coincidan entre historia física y Dentalink. Si falta información → notificar al doctor, asistente o caja según corresponda. 📋 Registros y evidencia Evidencia Descripción 🗂️ Checklist de historias revisadas Marcar historias verificadas y anotar observaciones. 📧 Reporte semanal de inconsistencias Enviar a la Gerente con casos pendientes o diferencias encontradas. 📁 Archivo físico Mantener las historias en orden cronológico y firmar cada una como “Revisada”. 🧩 Observaciones y políticas La Asistente Administrativa no corrige historias , solo revisa y reporta. Laboratorios sin pago → requieren autorización expresa de Gerencia . Referidos sin cita → deben escalarse a Gerencia . Mantener confidencialidad total de toda la información revisada. No desechar, alterar o retirar hojas de las historias físicas. 1.2 - Ubicar Orden de Compra en Odoo