Asistente Administrativo
- 📑 Funciones – Asistente Administrativo de Clínica
- SOP - Pagos y Registros
- 🔵 Ingreso de pagos en Dentalink
- 🔵 Ingreso de Pagos CASHEA
- 🔵 Validación de pagos
- 🔵 Recibos de laboratorio
- SOP 2 - Historias Clínicas
- 2.2. Archivo de historias
- 1 - Verificación de Historias Clínicas
- 1.2 - Ubicar Orden de Compra en Odoo
- SOP 3 - Documentos Clínicos
- 3.1. Impresión de presupuestos
- 3.2. Informes médicos (impresión y sello)
- 3.3. Entrega de informes médicos a pacientes
- SOP 4 - Facturación
- SOP 5 - Documentación y Archivo
- 5.1. Archivo de documentos legales y administrativos
- 5.2. Entrega de documentos (solo Gerente o autorizados)
- SOP 6 - Contabilidad
- 6.1. Preparación de carpeta contable
- 6.2. Entrega de carpeta contable a gestora
- 6.3. Recepción y archivo de carpeta contable
- 6.4. Recepción de recibos de entes públicos y colocación en cartelera
- SOP 7 - Recibos Internos
📑 Funciones – Asistente Administrativo de Clínica
Categoría: Pagos y Registros
-
SOP – Ingreso de pagos en Dentalink
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SOP – Validación de pagos con comprobantes
-
SOP – Generación de recibos de laboratorio
Categoría: Historias Clínicas
-
SOP – Revisión de historias clínicas
-
SOP – Archivo de historias clínicas
Categoría: Documentos Clínicos
-
SOP – Impresión de presupuestos
-
SOP – Impresión y sellado de informes médicos
-
SOP – Entrega de informes médicos a pacientes
Categoría: Facturación
-
SOP – Apoyo a recepción en emisión de facturas fiscales
Categoría: Documentación y Archivo
-
SOP – Archivo de documentos legales y administrativos (RIF, Registro Mercantil, impuestos, contratos)
-
SOP – Provisión de documentos solo a Gerente o personas autorizadas
-
SOP – Procedimiento en caso de solicitudes no autorizadas
Categoría: Contabilidad
-
SOP – Preparación de carpeta contable
-
SOP – Entrega de carpeta contable a gestora
-
SOP – Recepción y archivo de carpeta contable
-
SOP – Recepción de recibos de entes públicos y colocación en cartelera
Categoría: Recibos Internos
-
SOP – Generación de recibos para empleados
-
SOP – Generación de recibos para doctores
-
SOP – Coordinación de firmas y archivo de recibos
Categoría: Control Operativo
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SOP – Checklist diario de actividades
-
SOP – Checklist semanal de actividades
-
SOP – Checklist mensual de actividades
SOP - Pagos y Registros
🔵 Ingreso de pagos en Dentalink
🔵 Ingreso de Pagos CASHEA
🔵 Validación de pagos
🔵 Recibos de laboratorio
SOP 2 - Historias Clínicas
2.2. Archivo de historias
Objetivo
Mantener las historias clínicas físicas organizadas por cédula de identidad y garantizar que se entreguen o muestren únicamente a personal autorizado, optimizando el uso de carpetas mediante el traslado de historias inactivas.
Responsable
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Principal: Persona encargada del archivo de historias (ej. asistente dental).
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Apoyo: Asistente Administrativo de Clínica (cuando la Gerente lo solicite o sea necesario).
Procedimiento Paso a Paso
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Recepción de historias al cierre
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Al finalizar la jornada, recibir todas las historias clínicas físicas usadas en el día.
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Revisar que estén completas y revisadas (según SOP 2.1).
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Entrega para archivo
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Entregar las historias revisadas a la persona encargada del archivo físico.
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Informar si alguna historia presenta observaciones o inconsistencias.
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Solo archivar directamente si la Gerente lo solicita o en ausencia de la persona encargada.
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Acceso y visualización de historias
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Las historias pueden ser entregadas o mostradas a:
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Asistentes dentales.
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Recepcionista.
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Gerente.
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Odontólogos, solo de pacientes que ellos atienden.
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Si un odontólogo solicita ver la historia de un paciente que no es suyo → notificar de inmediato a la Gerente antes de entregarla.
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Historias inactivas (pacientes con más de 2 años sin asistir)
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Identificar pacientes inactivos en Dentalink.
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Retirar su historia física del archivo principal (por la persona encargada).
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Guardar el contenido en cajas organizadas por cédula.
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Etiquetar cada caja con rango de cédulas y fecha de traslado.
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Reutilizar la carpeta vacía para pacientes nuevos.
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-
Pacientes que regresan después de años
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Localizar su historia en las cajas de inactivas.
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Opción 1: reactivar la historia antigua en una carpeta disponible.
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Opción 2: crear una historia nueva y dejar la vieja como respaldo.
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Notificar a la Gerente si se abre una historia nueva.
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Registros
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Lista de historias entregadas a la persona encargada de archivar.
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Registro de historias trasladadas a cajas.
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Nota cuando se muestra una historia a un odontólogo que no es su paciente (para control gerencial).
Observaciones
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La Asistente Administrativa no archiva directamente, salvo casos excepcionales autorizados.
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Las carpetas vacías deben reutilizarse para pacientes nuevos.
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Las historias nunca se eliminan, únicamente se trasladan a cajas al volverse inactivas.
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Los odontólogos solo pueden ver las historias de sus pacientes; otros casos requieren autorización de Gerencia.
1 - Verificación de Historias Clínicas
Objetivo
Verificar que las historias clínicas físicas coincidan con los registros digitales en Dentalink y Odoo, garantizando que todos los datos, procedimientos, pagos y referidos estén completos y correctos.
📍 Dónde revisar la información
| Lugar / Sistema | Qué se revisa | Qué debe haber |
|---|---|---|
| 📁 Archivo físico | Historia clínica del paciente | - Datos personales - Antecedentes médicos - Odontodiagrama - Rayos X e imágenes anexas - Presupuesto físico firmado - Procedimientos y notas del doctor |
| 🦷 Dentalink | Historia clínica digital del paciente | - Datos completos y actualizados - Odontodiagrama coincidente - Procedimientos con estado correcto - Pagos reflejados con método y monto exactos - Citas de referidos registradas |
| 💰 Odoo (si aplica) | Pagos y facturación | - Pagos registrados correctamente - Coincidencia de totales con Dentalink - Registro de laboratorio (si aplica) |
| 🧾 Checklist / Reporte | Control interno de verificación | - Listado de historias revisadas - Observaciones o inconsistencias anotadas - Reporte semanal a Gerencia |
🔍 Qué se hace en la verificación
🧍♀️ Datos personales
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Revisar los datos del paciente en la historia física.
-
Confirmar que coincidan con Dentalink (nombre, cédula, teléfono, correo).
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Si hay errores o faltantes → notificar a recepción para actualización inmediata.
- Verificar que la historia este firmada.
⚕️ Antecedentes médicos
-
Verificar que los antecedentes estén completos en la historia física.
-
Confirmar que coincidan con los ingresados en Dentalink.
-
Si faltan → notificar a la asistente dental.
🦷 Odontodiagrama
-
Validar que el odontodiagrama esté presente y actualizado.
-
Confirmar que Dentalink refleje los tratamientos marcados.
Haz clic para aprender a usar el Odontodiagrama
📸 Rayos X e imágenes
- Confirmar que las rayos x esten cargadas en Dentalink.
-
Si faltan → solicitar a la asistente de rayos X la carga inmediata.
💰 Presupuesto
-
Confirmar que exista presupuesto físico firmado por el doctor.
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Verificar que esté cargado y aprobado en Dentalink.
-
Si hay diferencias → reportar a la asistente
💳 Pagos
-
Confirmar que los pagos estén registrados en:
-
La historia física
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Dentalink
-
Odoo
-
El grupo de pagos de WhatsApp
-
-
Verificar que los montos y métodos coincidan en todos.
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Si falta un pago: revisar con Caja o POS y reportarlo a Gerencia si no aparece.
🧑🔬 Procedimientos
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Confirmar que el procedimiento esté anotado en la historia física.
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En Dentalink, revisar que esté registrado con el doctor correcto.
🧫 Laboratorio Dental (si aplica)
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Verifica que la prestación tenga “Lab” en el nombre (ej. Prótesis Total Lab).
👉 Si no dice “Lab”, no es de laboratorio. -
Confirma el nombre del laboratorio (ej. Amadeo) y compáralo con la orden de compra en Odoo.
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Revisa que el precio del laboratorio sea correcto.
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Si el paciente abonó, verifica que el pago esté asociado a la prestación de laboratorio.
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El color del círculo indica el estado del pago:
🟢 abonado 🟡 parcial 🔴 sin abono -
No enviar al laboratorio sin autorización si el paciente no ha pagado.
👩⚕️ Referidos a Especialistas / Doctores
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Revisar si el paciente fue referido a otro especialista.
-
Confirmar que la cita esté registrada en Dentalink.
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Si no lo está → notificar a la Gerente para seguimiento.
📝 Notas del Doctor
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Verificar que las anotaciones coincidan entre historia física y Dentalink.
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Si falta información → notificar al doctor, asistente o caja según corresponda.
📋 Registros y evidencia
| Evidencia | Descripción |
|---|---|
| 🗂️ Checklist de historias revisadas | Marcar historias verificadas y anotar observaciones. |
| 📧 Reporte semanal de inconsistencias | Enviar a la Gerente con casos pendientes o diferencias encontradas. |
| 📁 Archivo físico | Mantener las historias en orden cronológico y firmar cada una como “Revisada”. |
🧩 Observaciones y políticas
-
La Asistente Administrativa no corrige historias, solo revisa y reporta.
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Laboratorios sin pago → requieren autorización expresa de Gerencia.
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Referidos sin cita → deben escalarse a Gerencia.
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Mantener confidencialidad total de toda la información revisada.
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No desechar, alterar o retirar hojas de las historias físicas.