# Asistente Administrativo # 📑 Funciones – Asistente Administrativo de Clínica ### **Categoría: Pagos y Registros** 1. SOP – Ingreso de pagos en Dentalink 2. SOP – Validación de pagos con comprobantes 3. SOP – Generación de recibos de laboratorio ### **Categoría: Historias Clínicas** 4. SOP – Revisión de historias clínicas 5. SOP – Archivo de historias clínicas ### **Categoría: Documentos Clínicos** 6. SOP – Impresión de presupuestos 7. SOP – Impresión y sellado de informes médicos 8. SOP – Entrega de informes médicos a pacientes ### **Categoría: Facturación** 9. SOP – Apoyo a recepción en emisión de facturas fiscales ### **Categoría: Documentación y Archivo** 10. SOP – Archivo de documentos legales y administrativos (RIF, Registro Mercantil, impuestos, contratos) 11. SOP – Provisión de documentos solo a Gerente o personas autorizadas 12. SOP – Procedimiento en caso de solicitudes no autorizadas ### **Categoría: Contabilidad** 13. SOP – Preparación de carpeta contable 14. SOP – Entrega de carpeta contable a gestora 15. SOP – Recepción y archivo de carpeta contable 16. SOP – Recepción de recibos de entes públicos y colocación en cartelera ### **Categoría: Recibos Internos** 17. SOP – Generación de recibos para empleados 18. SOP – Generación de recibos para doctores 19. SOP – Coordinación de firmas y archivo de recibos ### **Categoría: Control Operativo** 20. SOP – Checklist diario de actividades 21. SOP – Checklist semanal de actividades 22. SOP – Checklist mensual de actividades # SOP - Pagos y Registros # 🔵 Ingreso de pagos en Dentalink # 🔵 Ingreso de Pagos CASHEA # 🔵 Validación de pagos # 🔵 Recibos de laboratorio # SOP 2 - Historias Clínicas # 2.2. Archivo de historias ### **Objetivo** Mantener las historias clínicas físicas organizadas por cédula de identidad y garantizar que se entreguen o muestren únicamente a personal autorizado, optimizando el uso de carpetas mediante el traslado de historias inactivas. --- ### **Responsable** - **Principal:** Persona encargada del archivo de historias (ej. asistente dental). - **Apoyo:** Asistente Administrativo de Clínica (cuando la Gerente lo solicite o sea necesario). --- ### **Procedimiento Paso a Paso** 1. **Recepción de historias al cierre** - Al finalizar la jornada, recibir todas las historias clínicas físicas usadas en el día. - Revisar que estén completas y revisadas (según SOP 2.1). 2. **Entrega para archivo** - Entregar las historias revisadas a la persona encargada del archivo físico. - Informar si alguna historia presenta observaciones o inconsistencias. - Solo archivar directamente si la Gerente lo solicita o en ausencia de la persona encargada. 3. **Acceso y visualización de historias** - Las historias pueden ser entregadas o mostradas a: - Asistentes dentales. - Recepcionista. - Gerente. - Odontólogos, **solo de pacientes que ellos atienden**. - Si un odontólogo solicita ver la historia de un paciente que no es suyo → notificar de inmediato a la Gerente antes de entregarla. 4. **Historias inactivas (pacientes con más de 2 años sin asistir)** - Identificar pacientes inactivos en Dentalink. - Retirar su historia física del archivo principal (por la persona encargada). - Guardar el contenido en cajas organizadas por cédula. - Etiquetar cada caja con rango de cédulas y fecha de traslado. - Reutilizar la carpeta vacía para pacientes nuevos. 5. **Pacientes que regresan después de años** - Localizar su historia en las cajas de inactivas. - Opción 1: reactivar la historia antigua en una carpeta disponible. - Opción 2: crear una historia nueva y dejar la vieja como respaldo. - Notificar a la Gerente si se abre una historia nueva. --- ### **Registros** - Lista de historias entregadas a la persona encargada de archivar. - Registro de historias trasladadas a cajas. - Nota cuando se muestra una historia a un odontólogo que no es su paciente (para control gerencial). --- ### **Observaciones** - La Asistente Administrativa no archiva directamente, salvo casos excepcionales autorizados. - Las carpetas vacías deben reutilizarse para pacientes nuevos. - Las historias nunca se eliminan, únicamente se trasladan a cajas al volverse inactivas. - Los odontólogos solo pueden ver las historias de sus pacientes; otros casos requieren autorización de Gerencia. # 1 - Verificación de Historias Clínicas ### **Objetivo** Verificar que las historias clínicas físicas coincidan con los registros digitales en **Dentalink** y **Odoo**, garantizando que todos los datos, procedimientos, pagos y referidos estén completos y correctos. --- ### 📍 **Dónde revisar la información**
Lugar / SistemaQué se revisaQué debe haber
📁 Archivo físicoHistoria clínica del paciente- Datos personales - Antecedentes médicos - Odontodiagrama - Rayos X e imágenes anexas - Presupuesto físico firmado - Procedimientos y notas del doctor
🦷 DentalinkHistoria clínica digital del paciente- Datos completos y actualizados - Odontodiagrama coincidente - Procedimientos con estado correcto - Pagos reflejados con método y monto exactos - Citas de referidos registradas
💰 Odoo (si aplica)Pagos y facturación- Pagos registrados correctamente - Coincidencia de totales con Dentalink - Registro de laboratorio (si aplica)
🧾 Checklist / ReporteControl interno de verificación- Listado de historias revisadas - Observaciones o inconsistencias anotadas - Reporte semanal a Gerencia
--- ### 🔍 **Qué se hace en la verificación** #### 🧍‍♀️ **Datos personales** - Revisar los datos del paciente en la historia física. - Confirmar que coincidan con Dentalink (nombre, cédula, teléfono, correo). - Si hay errores o faltantes → notificar a **recepción** para actualización inmediata. - Verificar que la historia este firmada. #### ⚕️ **Antecedentes médicos** - Verificar que los antecedentes estén completos en la historia física. - Confirmar que coincidan con los ingresados en Dentalink. - Si faltan → notificar a la **asistente dental**. #### 🦷 **Odontodiagrama** - Validar que el odontodiagrama esté presente y actualizado. - Confirmar que Dentalink refleje los tratamientos marcados. ##### **[Haz clic para aprender a usar el Odontodiagrama](https://med85-u56910.vm.elestio.app/books/asistente-dental/page/odontodiagrama "🦷 Odontodiagrama")** #### 📸 **Rayos X e imágenes** - Confirmar que las rayos x esten cargadas en Dentalink. - Si faltan → solicitar a la **asistente de rayos X** la carga inmediata. #### 💰 **Presupuesto** - Confirmar que exista presupuesto físico firmado por el doctor. - Verificar que esté cargado y aprobado en Dentalink. - Si hay diferencias → reportar a la asistente #### 💳 **Pagos** - Confirmar que los pagos estén registrados en: - La **historia física** - **Dentalink** - **Odoo** - El **grupo de pagos de WhatsApp** - Verificar que los montos y métodos coincidan en todos. - Si falta un pago: revisar con **Caja o POS** y reportarlo a **Gerencia** si no aparece. #### 🧑‍🔬 **Procedimientos** - Confirmar que el procedimiento esté anotado en la **historia física**. - En **Dentalink**, revisar que esté **registrado con el doctor correcto.** [![image.png](https://med85-u56910.vm.elestio.app/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/image.png)](https://med85-u56910.vm.elestio.app/uploads/images/gallery/2025-11/image.png) #### 🧫 **Laboratorio Dental (si aplica)** - Verifica que la **prestación tenga “Lab”** en el nombre (ej. *Prótesis Total Lab*). 👉 Si no dice “Lab”, no es de laboratorio. - Confirma el **nombre del laboratorio** (ej. *Amadeo*) y compáralo con la **orden de compra en Odoo**. - Revisa que el **precio** del laboratorio sea correcto. - Si el paciente **abonó**, verifica que el pago esté **asociado a la prestación de laboratorio**. - El **color del círculo** indica el estado del pago: 🟢 abonado 🟡 parcial 🔴 sin abono - No enviar al laboratorio sin autorización si el paciente no ha pagado. [![image.png](https://med85-u56910.vm.elestio.app/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/0fJimage.png)](https://med85-u56910.vm.elestio.app/uploads/images/gallery/2025-11/0fJimage.png) #### 👩‍⚕️ **Referidos a Especialistas / Doctores** - Revisar si el paciente fue referido a otro especialista. - Confirmar que la cita esté registrada en Dentalink. - Si no lo está → notificar a la Gerente para seguimiento. #### 📝 **Notas del Doctor** - Verificar que las anotaciones coincidan entre historia física y Dentalink. - Si falta información → notificar al doctor, asistente o caja según corresponda. --- ### 📋 **Registros y evidencia**
EvidenciaDescripción
🗂️ Checklist de historias revisadasMarcar historias verificadas y anotar observaciones.
📧 Reporte semanal de inconsistenciasEnviar a la Gerente con casos pendientes o diferencias encontradas.
📁 Archivo físicoMantener las historias en orden cronológico y firmar cada una como “Revisada”.
--- ### 🧩 **Observaciones y políticas** - La Asistente Administrativa **no corrige historias**, solo revisa y reporta. - Laboratorios sin pago → **requieren autorización expresa de Gerencia**. - Referidos sin cita → **deben escalarse a Gerencia**. - Mantener **confidencialidad total** de toda la información revisada. - No desechar, alterar o retirar hojas de las historias físicas. # 1.2 - Ubicar Orden de Compra en Odoo # SOP 3 - Documentos Clínicos # 3.1. Impresión de presupuestos # 3.2. Informes médicos (impresión y sello) # 3.3. Entrega de informes médicos a pacientes # SOP 4 - Facturación # 4.1. Apoyo a recepción en emisión de facturas fiscales # SOP 5 - Documentación y Archivo # 5.1. Archivo de documentos legales y administrativos # 5.2. Entrega de documentos (solo Gerente o autorizados) # SOP 6 - Contabilidad # 6.1. Preparación de carpeta contable # 6.2. Entrega de carpeta contable a gestora # 6.3. Recepción y archivo de carpeta contable # 6.4. Recepción de recibos de entes públicos y colocación en cartelera # SOP 7 - Recibos Internos # 7.1. Generación de recibos para empleados # 7.2. Generación de recibos para doctores # 7.3. Coordinación de firmas y archivo de recibos