1 - Verificación de Historias Clínicas
Objetivo
Verificar que las historias clínicas físicas coincidan con los registros digitales en Dentalink y Odoo, garantizando que todos los datos, procedimientos, pagos y referidos estén completos y correctos.
📍 Dónde revisar la información
| Lugar / Sistema | Qué se revisa | Qué debe haber |
|---|---|---|
| 📁 Archivo físico | Historia clínica del paciente | - Datos personales - Antecedentes médicos - Odontodiagrama - Rayos X e imágenes anexas - Presupuesto físico firmado - Procedimientos y notas del doctor |
| 🦷 Dentalink | Historia clínica digital del paciente | - Datos completos y actualizados - Odontodiagrama coincidente - Procedimientos con estado correcto - Pagos reflejados con método y monto exactos - Citas de referidos registradas |
| 💰 Odoo (si aplica) | Pagos y facturación | - Pagos registrados correctamente - Coincidencia de totales con Dentalink - Registro de laboratorio (si aplica) |
| 🧾 Checklist / Reporte | Control interno de verificación | - Listado de historias revisadas - Observaciones o inconsistencias anotadas - Reporte semanal a Gerencia |
🔍 Qué se hace en la verificación
🧍♀️ Datos personales
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Revisar los datos del paciente en la historia física.
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Confirmar que coincidan con Dentalink (nombre, cédula, teléfono, correo).
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Si hay errores o faltantes → notificar a recepción para actualización inmediata.
- Verificar que la historia este firmada.
⚕️ Antecedentes médicos
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Verificar que los antecedentes estén completos en la historia física.
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Confirmar que coincidan con los ingresados en Dentalink.
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Si faltan → notificar a la asistente dental.
🦷 Odontodiagrama
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Validar que el odontodiagrama esté presente y actualizado.
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Confirmar que Dentalink refleje los tratamientos marcados.
Haz clic para aprender a usar el Odontodiagrama
📸 Rayos X e imágenes
- Confirmar que las rayos x esten cargadas en Dentalink.
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Si faltan → solicitar a la asistente de rayos X la carga inmediata.
💰 Presupuesto
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Confirmar que exista presupuesto físico firmado por el doctor.
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Verificar que esté cargado y aprobado en Dentalink.
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Si hay diferencias → reportar a la asistente
💳 Pagos
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Confirmar que los pagos estén registrados en:
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La historia física
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Dentalink
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Odoo
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El grupo de pagos de WhatsApp
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Verificar que los montos y métodos coincidan en todos.
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Si falta un pago: revisar con Caja o POS y reportarlo a Gerencia si no aparece.
🧑🔬 Procedimientos
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Confirmar que el procedimiento esté anotado en la historia física.
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En Dentalink, revisar que esté registrado con el doctor correcto.
🧫 Laboratorio Dental (si aplica)
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Verifica que la prestación tenga “Lab” en el nombre (ej. Prótesis Total Lab).
👉 Si no dice “Lab”, no es de laboratorio. -
Confirma el nombre del laboratorio (ej. Amadeo) y compáralo con la orden de compra en Odoo.
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Revisa que el precio del laboratorio sea correcto.
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Si el paciente abonó, verifica que el pago esté asociado a la prestación de laboratorio.
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El color del círculo indica el estado del pago:
🟢 abonado 🟡 parcial 🔴 sin abono -
No enviar al laboratorio sin autorización si el paciente no ha pagado.
👩⚕️ Referidos a Especialistas / Doctores
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Revisar si el paciente fue referido a otro especialista.
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Confirmar que la cita esté registrada en Dentalink.
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Si no lo está → notificar a la Gerente para seguimiento.
📝 Notas del Doctor
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Verificar que las anotaciones coincidan entre historia física y Dentalink.
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Si falta información → notificar al doctor, asistente o caja según corresponda.
📋 Registros y evidencia
| Evidencia | Descripción |
|---|---|
| 🗂️ Checklist de historias revisadas | Marcar historias verificadas y anotar observaciones. |
| 📧 Reporte semanal de inconsistencias | Enviar a la Gerente con casos pendientes o diferencias encontradas. |
| 📁 Archivo físico | Mantener las historias en orden cronológico y firmar cada una como “Revisada”. |
🧩 Observaciones y políticas
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La Asistente Administrativa no corrige historias, solo revisa y reporta.
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Laboratorios sin pago → requieren autorización expresa de Gerencia.
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Referidos sin cita → deben escalarse a Gerencia.
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Mantener confidencialidad total de toda la información revisada.
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No desechar, alterar o retirar hojas de las historias físicas.