1 - Verificación de Historias Clínicas Objetivo Verificar que las historias clínicas físicas coincidan con los registros digitales en Dentalink y Odoo , garantizando que todos los datos, procedimientos, pagos y referidos estén completos y correctos. 📍 Dónde revisar la información Lugar / Sistema Qué se revisa Qué debe haber 📁 Archivo físico Historia clínica del paciente - Datos personales - Antecedentes médicos - Odontodiagrama - Rayos X e imágenes anexas - Presupuesto físico firmado - Procedimientos y notas del doctor 🦷 Dentalink Historia clínica digital del paciente - Datos completos y actualizados - Odontodiagrama coincidente - Procedimientos con estado correcto - Pagos reflejados con método y monto exactos - Citas de referidos registradas 💰 Odoo (si aplica) Pagos y facturación - Pagos registrados correctamente - Coincidencia de totales con Dentalink - Registro de laboratorio (si aplica) 🧾 Checklist / Reporte Control interno de verificación - Listado de historias revisadas - Observaciones o inconsistencias anotadas - Reporte semanal a Gerencia 🔍 Qué se hace en la verificación 🧍‍♀️ Datos personales Revisar los datos del paciente en la historia física. Confirmar que coincidan con Dentalink (nombre, cédula, teléfono, correo). Si hay errores o faltantes → notificar a recepción para actualización inmediata. Verificar que la historia este firmada. ⚕️ Antecedentes médicos Verificar que los antecedentes estén completos en la historia física. Confirmar que coincidan con los ingresados en Dentalink. Si faltan → notificar a la asistente dental . 🦷 Odontodiagrama Validar que el odontodiagrama esté presente y actualizado. Confirmar que Dentalink refleje los tratamientos marcados. Haz clic para aprender a usar el Odontodiagrama 📸 Rayos X e imágenes Confirmar que las rayos x esten cargadas en Dentalink. Si faltan → solicitar a la asistente de rayos X la carga inmediata. 💰 Presupuesto Confirmar que exista presupuesto físico firmado por el doctor. Verificar que esté cargado y aprobado en Dentalink. Si hay diferencias → reportar a la asistente 💳 Pagos Confirmar que los pagos estén registrados en: La historia física Dentalink Odoo El grupo de pagos de WhatsApp Verificar que los montos y métodos coincidan en todos. Si falta un pago: revisar con Caja o POS y reportarlo a Gerencia si no aparece. 🧑‍🔬 Procedimientos Confirmar que el procedimiento esté anotado en la historia física . En Dentalink , revisar que esté registrado con el doctor correcto. 🧫 Laboratorio Dental (si aplica) Verifica que la prestación tenga “Lab” en el nombre (ej. Prótesis Total Lab ). 👉 Si no dice “Lab”, no es de laboratorio. Confirma el nombre del laboratorio (ej. Amadeo ) y compáralo con la orden de compra en Odoo . Revisa que el precio del laboratorio sea correcto. Si el paciente abonó , verifica que el pago esté asociado a la prestación de laboratorio . El color del círculo indica el estado del pago: 🟢 abonado 🟡 parcial 🔴 sin abono No enviar al laboratorio sin autorización si el paciente no ha pagado. 👩‍⚕️ Referidos a Especialistas / Doctores Revisar si el paciente fue referido a otro especialista. Confirmar que la cita esté registrada en Dentalink. Si no lo está → notificar a la Gerente para seguimiento. 📝 Notas del Doctor Verificar que las anotaciones coincidan entre historia física y Dentalink. Si falta información → notificar al doctor, asistente o caja según corresponda. 📋 Registros y evidencia Evidencia Descripción 🗂️ Checklist de historias revisadas Marcar historias verificadas y anotar observaciones. 📧 Reporte semanal de inconsistencias Enviar a la Gerente con casos pendientes o diferencias encontradas. 📁 Archivo físico Mantener las historias en orden cronológico y firmar cada una como “Revisada”. 🧩 Observaciones y políticas La Asistente Administrativa no corrige historias , solo revisa y reporta. Laboratorios sin pago → requieren autorización expresa de Gerencia . Referidos sin cita → deben escalarse a Gerencia . Mantener confidencialidad total de toda la información revisada. No desechar, alterar o retirar hojas de las historias físicas.