# 2.2. Archivo de historias

### **Objetivo**

Mantener las historias clínicas físicas organizadas por cédula de identidad y garantizar que se entreguen o muestren únicamente a personal autorizado, optimizando el uso de carpetas mediante el traslado de historias inactivas.

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### **Responsable**

- **Principal:** Persona encargada del archivo de historias (ej. asistente dental).
- **Apoyo:** Asistente Administrativo de Clínica (cuando la Gerente lo solicite o sea necesario).

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### **Procedimiento Paso a Paso**

1. **Recepción de historias al cierre**
    
    
    - Al finalizar la jornada, recibir todas las historias clínicas físicas usadas en el día.
    - Revisar que estén completas y revisadas (según SOP 2.1).
2. **Entrega para archivo**
    
    
    - Entregar las historias revisadas a la persona encargada del archivo físico.
    - Informar si alguna historia presenta observaciones o inconsistencias.
    - Solo archivar directamente si la Gerente lo solicita o en ausencia de la persona encargada.
3. **Acceso y visualización de historias**
    
    
    - Las historias pueden ser entregadas o mostradas a:
        
        
        - Asistentes dentales.
        - Recepcionista.
        - Gerente.
        - Odontólogos, **solo de pacientes que ellos atienden**.
    - Si un odontólogo solicita ver la historia de un paciente que no es suyo → notificar de inmediato a la Gerente antes de entregarla.
4. **Historias inactivas (pacientes con más de 2 años sin asistir)**
    
    
    - Identificar pacientes inactivos en Dentalink.
    - Retirar su historia física del archivo principal (por la persona encargada).
    - Guardar el contenido en cajas organizadas por cédula.
    - Etiquetar cada caja con rango de cédulas y fecha de traslado.
    - Reutilizar la carpeta vacía para pacientes nuevos.
5. **Pacientes que regresan después de años**
    
    
    - Localizar su historia en las cajas de inactivas.
    - Opción 1: reactivar la historia antigua en una carpeta disponible.
    - Opción 2: crear una historia nueva y dejar la vieja como respaldo.
    - Notificar a la Gerente si se abre una historia nueva.

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### **Registros**

- Lista de historias entregadas a la persona encargada de archivar.
- Registro de historias trasladadas a cajas.
- Nota cuando se muestra una historia a un odontólogo que no es su paciente (para control gerencial).

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### **Observaciones**

- La Asistente Administrativa no archiva directamente, salvo casos excepcionales autorizados.
- Las carpetas vacías deben reutilizarse para pacientes nuevos.
- Las historias nunca se eliminan, únicamente se trasladan a cajas al volverse inactivas.
- Los odontólogos solo pueden ver las historias de sus pacientes; otros casos requieren autorización de Gerencia.