# F # Administración General # Que hace # 📘 **Informe: Estructura y Propósito del Área Financiera del Holding** --- ## 🧭 **1. Propósito General** El propósito del área financiera es **unificar, organizar y controlar todos los procesos económicos** de las empresas del holding. Cada empresa actualmente trabaja de forma independiente, con cierres, pagos y registros diferentes. El objetivo principal es **crear un sistema centralizado y estandarizado** que permita: - Controlar todo el flujo de dinero (ingresos, egresos, pagos, tributos). - Mantener registros exactos y actualizados. - Asegurar que cada transacción tenga su soporte correspondiente. - Obtener reportes consolidados y comparables entre empresas. El sistema financiero busca que todas las unidades — clínicas, tiendas y servicios — funcionen bajo **los mismos criterios y procedimientos financieros**. --- ## 💰 **2. Rol y Alcance del Área Financiera** El área financiera tendrá un rol **central y transversal**, apoyando directamente a la Dirección General y supervisando las operaciones de cada empresa. ### **Funciones principales** 1. **Control de ingresos:** - Validar los cierres diarios entregados por las gerentes. - Verificar que los ingresos en efectivo, POS y transferencias estén completos. - Confirmar que todo lo reportado esté reflejado en las cuentas bancarias. 2. **Control de egresos:** - Revisar gastos operativos, caja chica y presupuestos por gerente. - Registrar pagos a doctores, proveedores y fletes con soporte. - Aprobar o rechazar solicitudes de gasto según políticas establecidas. 3. **Gestión de presupuestos:** - Controlar la ejecución mensual por empresa. - Monitorear el uso de los fondos asignados a gerentes. - Preparar reportes de consumo y saldo disponible. 4. **Conciliaciones bancarias:** - Verificar semanalmente los movimientos de las cuentas. - Cruzar los ingresos reales con los reportados en cierres. - Reportar diferencias, depósitos pendientes o movimientos no identificados. 5. **Cuentas por pagar y por cobrar:** - Mantener listados actualizados. - Programar pagos y seguimiento a clientes morosos. - Emitir alertas semanales de vencimientos. 6. **Tributos y obligaciones:** - Coordinar pagos de IVA, ISLR, retenciones, Alcaldía y demás tributos. - Mantener un calendario fiscal actualizado. - Archivar comprobantes y declaraciones. 7. **Reportes consolidados:** - Elaborar reportes financieros semanales y mensuales. - Generar análisis por empresa: ingresos, gastos, rentabilidad y flujo de caja. - Entregar un resumen global al Director General. --- ## 🗂️ **3. Estructura de Archivos y Control Documental** Toda la información se almacenará en un **Drive compartido**, con estructura estándar para todas las empresas. Esto garantiza orden, trazabilidad y acceso rápido a la información. ### **Carpetas principales** - 📁 **Cierres diarios** → ingresos, gastos y soportes diarios. - 📁 **Reportes semanales** → consolidado de resultados por empresa. - 📁 **Presupuestos** → montos asignados y control de ejecución. - 📁 **Caja chica** → actas, reportes de uso y comprobantes. - 📁 **Bancos y conciliaciones** → extractos, movimientos y validaciones. - 📁 **Ingresos y depósitos** → verificación de entradas bancarias. - 📁 **Doctores** → órdenes de pago, liquidaciones y comprobantes. - 📁 **Proveedores** → facturas, pagos y cuentas por pagar. - 📁 **Fletes y recepción** → guías firmadas y facturas de transporte. - 📁 **Tributos y obligaciones** → declaraciones y soportes fiscales. - 📁 **Sueldos y RRHH** → contratos, nóminas y liquidaciones. - 📁 **Documentación legal y contratos** → archivos generales y respaldos. - 📁 **Plantillas y formatos financieros** → hojas base de flujo de caja, presupuestos y reportes. --- ## ⚙️ **4. Herramientas y Plantillas Base** El trabajo financiero se apoyará en herramientas digitales como **Excel, Odoo o Zoho**, utilizando formatos únicos para todas las empresas. ### **Plantillas estándar** - Flujo de caja diario y semanal. - Cuentas por pagar / cobrar. - Control de caja chica. - Control de presupuestos. - Conciliación bancaria. - Reporte financiero semanal consolidado. - Planilla de nómina y liquidaciones. - Formato de orden de pago a doctores. - Registro de recepción de mercancía y fletes. --- ## 🤝 **5. Coordinación con el Área Operativa** El área financiera trabajará estrechamente con el **área operativa**, responsable de documentar y estandarizar los procesos de trabajo en todas las empresas.
ÁreaResponsabilidadResultado esperado
OperativaDefine los procedimientos y los SOPs (paso a paso).Procesos claros y uniformes.
FinancieraControla los registros, reportes y soportes.Datos precisos y verificables.
DirecciónSupervisa los resultados consolidados.Decisiones basadas en información real.
--- ## 📊 **6. Reportes Esperados**
FrecuenciaTipo de reporteContenido principal
DiarioValidación de cierres y movimientos bancariosIngresos, egresos, pagos realizados
SemanalResumen financiero por empresaVentas, gastos, presupuestos, saldos
MensualConsolidado del holdingFlujo de caja, rentabilidad, obligaciones fiscales
--- ## 🧱 **7. Resultados Esperados del Sistema Financiero** - Información financiera centralizada y actualizada. - Procesos claros y replicables entre empresas. - Control real del dinero y reducción de errores. - Cumplimiento de obligaciones fiscales a tiempo. - Reportes estandarizados y comparables. - Transparencia total para la toma de decisiones. # Funciones y procesos Gerencia Recepcion Caja Aisistentes # Cuentas por Pagar # Recepción y validación de facturas de proveedores **Recepción y validación de facturas de proveedores** - Validación de datos fiscales - Registro en el sistema contable - Control de vencimientos # Aprobación de pagos **Aprobación de pagos** - Jerarquía de aprobación (gerente / dirección) - Montos con doble firma # Control de anticipos y abonos a proveedores # Archivo y soporte contable de pagos realizados # Cuentas por Cobrar # Control de cobranzas por empresa - Tiendas retail - Clínicas odontológicas - Otros negocios # Bancos y Tesorería # Control Presupuestario y Flujo de Caja # Reportes Financieros y Contables # Control de Activos y Pasivos # Comunicación y Coordinación Interempresarial # Documentos y Formatos Estándar # Control de Ingresos