# Cuentas por pagar # Devoluciones o Pagos adicional **Objetivo:** Establecer el procedimiento para manejar correctamente **devoluciones totales, devoluciones parciales y pagos extras** a proveedores, garantizando que todo movimiento tenga justificación, respaldo documental y autorización previa. --- ### 🔁 **1. DEVOLUCIÓN TOTAL**
**Etapa****Acción / Tarea****Sistema / Documentos Involucrados****Resultado Esperado**
**1. Identificación del caso**Confirmar que se requiere devolver una factura o pago completo.- Factura original - Comunicación del área que solicita la devoluciónCaso identificado y documentado.
**2. Validación de motivo**Verificar **por qué se realiza la devolución** y **si el dinero efectivamente entró** (no fue consumido).- Reporte bancario o comprobante - Factura originalConfirmación de que el dinero existe y el motivo es válido.
**3. Ejemplos comunes**- Mercancía vencida o dañada. - Producto enviado por error. - Factura emitida duplicada. - Pedido cancelado antes de despacho.- Soportes de recepción / devolucionesMotivos documentados en expediente.
**4. Aprobación**Solicitar autorización escrita del **director financiero o gerente administrativo** antes de revertir cualquier operación.- Autorización firmada o digitalDevolución aprobada formalmente.
**5. Proceso en sistema**Ingresar a la **factura original** → presionar **“Generar nota de crédito”** y luego **“Revertir”**.- Sistema contable (Odoo / Zoho Books)Factura revertida, saldo restablecido.
**6. Archivo final**Guardar copia de la factura original, la nota de crédito y la autorización.- Carpeta “Devoluciones a Proveedores”Expediente completo y conciliado.
--- ### 🔄 **2. DEVOLUCIÓN PARCIAL**
**Etapa****Acción / Tarea****Sistema / Documentos Involucrados****Resultado Esperado**
**1. Identificación del caso**Confirmar que se requiere devolver solo una parte de la factura o pago.- Factura original - Detalle de productos o servicios a devolverCaso de devolución parcial identificado.
**2. Validación de motivo**Verificar que la devolución parcial esté justificada (error de cantidad, diferencia de precio, producto faltante).- Orden de recepción - Soporte del proveedorMotivo válido y documentado.
**3. Aprobación**Solicitar autorización de **contabilidad y gerencia** antes de procesar la reversión.- Autorización firmadaDevolución parcial autorizada.
**4. Proceso en sistema**Ingresar a la factura → presionar **“Revertir y facturar”**. Esto revierte la factura completa y genera una nueva con los ítems o montos correctos.- Sistema contableNueva factura emitida correctamente con diferencia ajustada.
**5. Archivo final**Anexar los dos documentos (factura original + factura corregida) con explicación del cambio.- Carpeta “Devoluciones Parciales”Trazabilidad completa entre facturas.
--- ### 💵 **3. PAGO EXTRA A PROVEEDOR**
**Etapa****Acción / Tarea****Sistema / Documentos Involucrados****Resultado Esperado**
**1. Identificación del caso**Confirmar que se necesita pagar un monto adicional a un proveedor.- Orden de compra original - Comunicación del solicitanteCaso de pago adicional validado.
**2. Justificación del pago**Revisar **por qué se realiza el pago extra** (ej. flete no incluido, diferencia de cambio, ajuste posterior).- Factura original - Soporte del proveedorMotivo justificado y registrado.
**3. Aprobación**Solicitar autorización del **gerente o dirección** antes de generar factura adicional.- Autorización internaPago adicional autorizado.
**4. Proceso en sistema**Acceder a la **orden de compra original**, agregar el **producto o concepto adicional**, y luego **generar una nueva factura** por ese monto.- Sistema contableFactura generada por el monto adicional correctamente.
**5. Archivo final**Grapar o guardar juntos los siguientes documentos: - OC original - Factura adicional - Autorización- Carpeta “Pagos Extras”Expediente cerrado y controlado.
--- ### ⚙️ **Políticas Generales** - Ninguna devolución o pago extra se ejecuta sin **autorización escrita**. - Siempre debe quedar claro **quién solicita el procedimiento y por qué**. - Contabilidad debe validar que **los fondos existen** antes de revertir o pagar. - Toda operación debe quedar **documentada, firmada y archivada** para auditoría. # Revisión y Control de Caja Chica (Gastos Mensuales de las Gerentes) **Objetivo:** Establecer el procedimiento para **revisar, validar y conciliar la caja chica** asignada a las gerentes de cada unidad (clínicas o tiendas), asegurando que todos los gastos estén respaldados con comprobantes y reflejados correctamente en los estados de cuenta mensuales. ---
**Etapa****Acción / Tarea****Sistema / Documentos Involucrados****Resultado Esperado**
**1. Recepción de rendición mensual**Cada gerente debe presentar su **rendición de caja chica** antes del cierre mensual, detallando todos los movimientos realizados (gastos menores, compras urgentes, pagos operativos, etc.).- Formato de caja chica - Recibos y facturas - Reporte interno de gastosReporte mensual de caja chica completo y entregado a finanzas.
**2. Verificación de documentos**Revisar que cada gasto esté respaldado con **recibo, factura o comprobante de pago móvil**, y que el monto coincida con el valor reportado.- Recibos físicos o digitales - Capturas de pago - Facturas válidasTodos los gastos respaldados correctamente.
**3. Clasificación de gastos**Clasificar los gastos por tipo (operativos, mantenimiento, insumos, imprevistos, etc.) para facilitar el control contable.- Hoja de control de gastos - Sistema contable (Odoo / Zoho Books)Gastos categorizados correctamente.
**4. Verificación de estados de cuenta**Comparar el **estado de cuenta bancario o del monedero de la gerente** con los gastos reportados para confirmar que no existan movimientos sin justificar.- Estado de cuenta del banco / billetera digital - Reporte de caja chicaConciliación exacta entre movimientos y gastos reportados.
**5. Control de saldo**Confirmar que el saldo final de caja chica coincida con el monto asignado al inicio del mes menos los gastos realizados.- Formato de caja chica - Registro contableSaldos conciliados correctamente.
**6. Aprobación y reposición**Si la revisión es correcta, aprobar la rendición y, si corresponde, autorizar la **reposición de fondos** para el siguiente mes.- Hoja de aprobación - Firma de contabilidad / direcciónCaja chica aprobada y fondos listos para reponer.
**7. Archivo y seguimiento**Archivar el expediente mensual con todos los soportes, incluyendo recibos, comprobantes y firma de aprobación.- Carpeta digital “Caja Chica - \[Mes/Año/Unidad\]”Documentación lista para auditoría o revisión.
--- ### ⚠️ **Políticas Generales** - Cada gerente es responsable del **uso correcto de su caja chica** y del resguardo de los comprobantes. - No se aceptan **gastos sin soporte físico o digital**. - No se cubren **gastos personales ni reembolsos fuera del alcance operativo.** - La **rendición debe entregarse los primeros 3 días hábiles del mes siguiente.** - Toda diferencia entre el saldo real y el reportado debe justificarse por escrito. --- ### 💡 **Ejemplo práctico** > La gerente de Mundo Envase tiene asignada una caja chica de 100 USD. > Durante el mes gasta 82 USD en fletes, limpieza y materiales menores. > Al cierre, entrega: > > - 82 USD en facturas y capturas > - 18 USD en efectivo restante > Finanzas valida los comprobantes, aprueba la rendición y repone los 82 USD para el mes siguiente. --- ### ⚙️ **Errores comunes y acciones correctivas**
**Error detectado****Causa probable****Acción correctiva**
Gastos sin comprobanteOlvido o pérdida del reciboSolicitar nota de gasto o comprobante alternativo con firma de gerente.
Diferencia en el saldo finalError de conteo o gasto no reportadoSolicitar explicación escrita y ajustar en contabilidad.
Gastos personalesUso indebido de fondosDescuento del monto y advertencia formal.
Recibos ilegibles o incompletosDocumentación defectuosaSolicitar reenvío o sustitución del comprobante.
--- 💡 **Beneficios:** ✅ Control estricto del uso de caja chica. ✅ Trazabilidad total de los gastos menores. ✅ Facilita auditorías internas y conciliaciones mensuales. ✅ Promueve la transparencia en la gestión de cada gerente.