Procedimientos Diario

• 1- Cierre de Caja
• 1.1 - Recepcion de Efectivo
• 2 - Recepción de Facturas (Mercancia)
• 2.1 - Registro del Flete
• 3 - Recepcion de Orden de Compras (Laboratorios dentales)
• 3.1 - Ajustes de Precio en Servicios de Laboratorio Dental
• 4 - Liquidaciones de los Odontologos (Honorarios)
• 5 - Verificacion Vuelto Pago Movil
• Conciliación de Cuentas por Cobrar (Clientes de Tiendas Retail)
• Registro y Control de Pagos Recibidos Cashea

1- Cierre de Caja

GUÍA DE REVISIÓN – CIERRE DIARIO

🎯 Objetivo

Verificar que los totales del día coincidan entre Dentalink, Odoo, Cashea y el punto de venta, usando las fuentes de información disponibles en cada sistema o carpeta.

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📍 Dónde revisar la información

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🔍 Qué se hace en el cierre

1. Comparar totales por método de pago (no pago por pago).
   Ejemplo: Total Zelle, total Binance, total punto, total Cashea, etc.

2. Verificar que los montos coincidan entre sistemas.

   • Dentalink vs Odoo

   • Cashea vs Odoo (Solo empresas que tienen Cashea)

   • Punto vs Odoo

3. Si hay diferencias, la gerente deja una nota o captura en la carpeta del Drive para revisión del grupo financiero.
   

1.1 - Recepcion de Efectivo

2 - Recepción de Facturas (Mercancia)

Objetivo

• Verificar que todos los productos de las facturas fueron recibidos correctamente (cantidades y precios).
  

• Generar la factura digital a partir de la orden de compra.

• Registrar el flete cuando aplique, asignándolo al costo o gasto correspondiente.

• Conciliar la factura si el pago ya fue realizado.

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📍 Dónde revisar la información

🪜 Pasos del Proceso – Recepción de Facturas (Mercancía)

📁 Recepción en Drive

• La tienda o clínica sube los documentos al Drive en la carpeta correspondiente.

• Verifica que estén los siguientes archivos:

  • 📄 Factura del proveedor

  • 🧾 Orden de compra (OC)

  • 📦 Orden de traslado (OT)

  • 🚚 Recibo o factura de flete (si aplica)

• Confirma que los documentos estén claros, completos y legibles.

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🔍 Verificación de datos

• Abre la Orden de Compra y la Orden de Traslado en el sistema.

• Revisa que los productos, cantidades y precios coincidan con los de la factura.

• Si hay alguna diferencia, informa antes de generar la factura digital.

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💻 Registro en el sistema

• Ingresa a Odoo.

• Ingresa al modulo de compras y abre la orden de compra correspondiente 

• Genera la factura digital tomando como base la orden de compra.
  

• Verifica que la factura digital generada tenga el mismo monto que la original.
  

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🚚 Flete (si aplica)

• Si el proveedor incluyó flete, agrega el costo al sistema.

• Registrarlo dentro de la factura.

• Define si se reparte entre productos o se aplica al total.

• Aqui los pasos a seguir:

🚚 Paso uno: Registro del Transporte

1. Agrega un ítem adicional con el nombre “Transporte” dentro de la factura.
2. Verifica que este ítem esté asignado a la cuenta “Inventario en tránsito” (106001005)
3. Registra el costo del transporte en divisas (USD) correspondiente.

💰 Paso dos: Asignar el Costo a Destino

En la parte superior de la factura, presiona el botón “Crear costos en destino”.
Esta opción permite que el monto del transporte o cualquier gasto adicional se distribuya automáticamente entre los productos incluidos en la orden de compra.

⚙️ Paso tres: Configurar y validar el costo a destino

1️⃣ Método de división:
Selecciona la opción “Igual” para distribuir el costo del transporte de forma equitativa entre todos los productos.
(También puedes elegir otro método si se requiere dividir por cantidad, costo, peso o volumen).

2️⃣ Factura del proveedor:
Selecciona el número de la factura que se generó (💡 no la orden de compra).

3️⃣ Traslados:
Selecciona la orden de traslado que corresponde a la factura que estás procesando.

4️⃣ Validación final:
Una vez completados los campos anteriores, presiona “Validar” para confirmar el registro.
Esto permitirá que el costo del transporte se asigne correctamente al inventario recibido.

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💳 Conciliación y pago

• Verifica si la factura principal ya fue pagada o si sigue pendiente.

• Si ya fue pagada, concíliala con el comprobante de pago correspondiente.

• Si aún no ha sido pagada, déjala marcada como pendiente en Cuentas por Pagar (CxP).

• En caso de que la factura incluya flete, debes proceder a:

  1. Registrar el flete creando su propia factura de proveedor en el sistema.

  2. Ingresar el pago del flete, si este ya fue realizado.

  3. Si el pago aún no se ha hecho, dejarlo igualmente pendiente en CxP hasta su ejecución.

Haz clic aca para aprender el proceso de registro del flete

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💡 Notas rápidas:

• No se genera ninguna factura sin revisar primero que la Orden de Compra y Orden de Traslado  existan en sistema.

• Si hay diferencia entre los montos físicos y los registrados, se reporta antes de generar la factura.

• Si el proveedor envió varios fletes por diferentes pedidos, se debe indicar claramente a qué factura corresponde cada uno.

2.1 - Registro del Flete

3 - Recepcion de Orden de Compras (Laboratorios dentales)

Objetivo

• Verificar que el laboratorio esté cargado en Dentalink.

• Confirmar que el pago fue realizado y abonado correctamente a la prestación del laboratorio en Dentalink.

• Ubicar la orden de compra correspondiente y generar la factura al laboratorio.

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📍 Dónde revisar la información

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🪜 Pasos del Proceso – Recepción de Órdenes de Compra (Laboratorios Dentales)

📄 Recepción de la orden de compra

• Recibir la orden de compra emitida por la clínica (en físico o digital).

• Confirmar que incluya:

  • Proveedor: Nombre del laboratorio

  • Paciente: Nombre del paciente

  • Nro de Tratamiento: Código o número del tratamiento
    

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💻 Verificación en Dentalink

• Ingresar a Dentalink.

• Verificar que la prestacion de laboratorio esté cargado correctamente en el plan de tratamiento.

• Confirmar que el pago fue realizado y abonado a la prestación del laboratorio.

• Si el pago no aparece o está aplicado al tratamiento equivocado, no continuar y reportar.

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🧾 Generación de la factura

• Una vez verificada la información en Dentalink:

  • Ingresar a Odoo.

  • Ubicar la orden de compra correspondiente.

  • Generar la factura al laboratorio, vinculándola con la orden de compra.

• Verifica que la factura tenga:

  • El nombre del paciente.

  • Código del tratamiento.

  • El monto exacto que aparece en Dentalink.

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💡 Notas rápidas

• No se genera ninguna factura sin validar antes que el laboratorio esté cargado y pagado en Dentalink.

• Si el paciente no ha pagado, no se emite factura hasta que el pago esté confirmado.

• La factura debe tener siempre el nombre del paciente o el número de tratamiento para mantener la trazabilidad.

• Este proceso aplica solo a servicios de laboratorio, no a mercancías.

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⚠️ Errores o discrepancias comunes

3.1 - Ajustes de Precio en Servicios de Laboratorio Dental

Objetivo

• Establecer el procedimiento para registrar y aprobar cambios de precio en servicios de laboratorio dental.

• Asegurar que toda modificación esté justificada mediante un formulario oficial antes de registrarse en el sistema.

• Mantener trazabilidad entre el paciente, el laboratorio, la orden de compra y la factura ajustada.

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📍 Dónde revisar la información

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🪜 Pasos del Proceso – Ajustes de Precio en Servicios de Laboratorio

🧾 Recepción del formulario

• La gerente completa el formulario “Solicitud de Ajuste de Laboratorio”.

• El formulario debe incluir:

  • Nombre del paciente

  • Nombre del laboratorio

  • Código o número de tratamiento

  • Motivo del ajuste (extra, descuento, error, paso no realizado, etc.)

  • Monto del cambio (positivo o negativo)

  • Evidencia o comentario adicional

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🔍 Verificación de la solicitud

• Revisar la solicitud recibida en el panel de respuestas del formulario.

• Confirmar que toda la información esté completa y coherente.

• Ingresar a Dentalink para validar:

  • Que el servicio esté cargado correctamente.

  • Que el pago original exista y esté vinculado al tratamiento correcto.

• Si algo no coincide, devolver la solicitud a la gerente para corrección.

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💻 Registro en el sistema contable

• Ingresar a Odoo / Zoho Books.

• Localizar la factura original del laboratorio.

• Registrar el ajuste según corresponda:

  • Si es un monto adicional o recargo, crear una nota de débito.

  • Si es un descuento o rebaja, crear una nota de crédito.

• En el campo de notas o descripción, indicar claramente el motivo del ajuste (ejemplo: “Descuento por prueba de cera no realizada”).

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📂 Archivo y control

• Exportar la respuesta del formulario en PDF o captura.

• Guardar junto a los documentos del caso en la carpeta:
  Drive → Ajustes de Laboratorio → Año-Mes / Laboratorio / Paciente

• Adjuntar:

  • Formulario o solicitud

  • Nota de crédito o débito

  • Factura original

  • Evidencias del motivo (si aplica)

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💡 Notas rápidas

• No se realiza ningún ajuste sin solicitud oficial por formulario.

• Los cambios deben estar validados y aprobados antes de generar el documento contable.

• Todos los ajustes deben estar vinculados a la factura original.

• El motivo del cambio debe ser visible en el sistema y en el respaldo archivado.

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⚠️ Errores o discrepancias comunes

4 - Liquidaciones de los Odontologos (Honorarios)

Objetivo

• Verificar los montos en la sección Liquidaciones de Dentalink.

• Generar diariamente en Odoo las órdenes de pago correspondientes a los odontólogos.

• Al finalizar la semana, generar una factura en Odoo con el monto total pagado durante la semana y conciliarla con Dentalink.

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📍 Dónde revisar la información

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🪜 Pasos del Proceso – Liquidaciones de los Odontólogos

🦷 Verificación de liquidaciones en Dentalink

• Ingresar a Dentalink y acceder a la sección Liquidaciones.

• Revisar las liquidaciones activas de cada odontólogo.

• Confirmar los  monto total a pagar.

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💰 Generación diaria de órdenes de pago en Odoo

• En odoo abre contabilidad -> Pago Proveedores -> Nuevo

• Por cada odontólogo, generar en Odoo una orden de pago con el monto reflejado en Dentalink para ese día.

• Registrar la orden con la fecha correspondiente y asociarla al odontólogo (Proveedor) y elegir la opcion en Solicitud X (Por Pagar Doctores).

1️⃣ Proveedor: Selecciona el odontólogo al que se realizará el pago.
2️⃣ Importe: Ingresa el monto exacto correspondiente según la liquidación de Dentalink.
3️⃣ Fecha: Coloca la fecha del día en que se realiza el pago.
4️⃣ Diario: Selecciona el método o cuenta de pago (por ejemplo, Efectivo Dólares, Transferencia Bancaria, etc.).
5️⃣ Solicitud X: Marca la opción “Por Pagar Doctores” para identificar el pago dentro de los honorarios odontológicos.

Finalmente, revisa que todos los datos sean correctos y presiona “Confirmar” para registrar la orden de pago.

• Guardar y Confirmar la orden de pago.

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🔁 Seguimiento diario y cálculo acumulado

• Cada día siguiente:

  • Ingresar nuevamente a Dentalink.

  • Revisar la liquidación del odontólogo y restar el monto total ya pagado.

  • Generar una nueva orden de pago en Odoo con la diferencia restante.

  • Ejemplo:

    • Si el total en 4 dias es 700 USD y ya se pagaron 3 días (420 USD), el nuevo pago será por 280 USD (700 - 420).

• Este proceso se repite diariamente hasta completar toda la semana o hasta que la liquidación quede en saldo 0.

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📅 Corte y cierre semanal

• Al finalizar la semana, realizar un corte de liquidaciones en Dentalink.

• Despues finalizar hasta la fecha que corresponde debe ir a la seccion de Finalizadas

• Este corte debe mostrar la fecha de corte (desde - hasta) y el monto total pagado a cada odontólogo durante la semana.

• Guardar el reporte o captura del corte como respaldo.

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🧾 Generación de la factura semanal en Odoo

• Con el total consolidado del corte semanal:

  • Generar una factura de honorarios para cada odontólogo.

  • Asociar la factura con todas las órdenes de pago diarias generadas esa semana.

  • Confirmar que el monto coincida exactamente con el total pagado según Dentalink.

• Validar y conciliar la factura semanal.

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🗂️ Archivo y control

• Guardar todos los soportes en la carpeta “Liquidaciones de Odontólogos”.

• Incluir:

  • Capturas o reportes de Dentalink (liquidaciones y corte semanal)

  • Órdenes de pago diarias

  • Factura semanal generada

• Formato sugerido:
  Año-Mes / Semana / Nombre del Odontólogo

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💡 Notas rápidas

• Las órdenes de pago se generan diariamente, pero la factura solo se emite una vez por semana.

• Antes de generar la factura semanal, verificar que el monto total coincida con Dentalink.

• Si ya se realizaron pagos previos (2, 3 o más días), restar siempre lo ya pagado del total restante antes de emitir nuevas órdenes.

• No se generan facturas sin corte semanal confirmado en Dentalink.

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⚠️ Errores o discrepancias comunes

5 - Verificacion Vuelto Pago Movil

Objetivo

Verificar que todos los pagos móviles registrados como vueltos o devoluciones fueron realmente pagados y, si son de clínicas, que también estén reflejados en Dentalink y Odoo.

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🪜 Pasos

1️⃣ Revisar solicitudes
Entra al formulario 👉 https://forms.gle/To7NskBYq8ZcHKa16
Revisa las solicitudes registradas (nombre, monto, motivo, factura).

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2️⃣ Confirmar pago
Abre la hoja de seguimiento 👉 Google Sheet de pagos
Verifica que cada solicitud tenga:

• Pago reflejado ✅

• Monto correcto

• Referencia bancaria

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3️⃣ Verificar en sistemas (si es clínica)
Si el pago pertenece a una clínica:

• En Dentalink: confirma que se registró la devolución o nota de crédito.

• En Odoo: verifica que la devolución también esté registrada.

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4️⃣ Marcar y cerrar
Cuando todo coincida, marca la solicitud como Verificada ✅.
Si falta algo, deja observación y reporta a contabilidad o gerencia.

Conciliación de Cuentas por Cobrar (Clientes de Tiendas Retail)

Objetivo:
Establecer el procedimiento para conciliar los pagos recibidos de clientes en Odoo con las facturas más antiguas pendientes, garantizando exactitud en los saldos, trazabilidad de cobros y el correcto registro de pequeñas diferencias como pérdidas o ganancias operativas.

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⚠️ Políticas Generales

• Siempre aplicar los pagos a las facturas más antiguas primero (FIFO financiero).

• Diferencias menores entre -1 y 1 deben registrarse en la cuenta “Pérdidas y Ganancias Menores”.

• Si la diferencia supera 1 USD o equivalente, se debe investigar y documentar antes de ajustar.

• Todas las conciliaciones deben realizarse semanalmente o antes del cierre mensual.

• El usuario responsable debe mantener capturas o reportes de respaldo en la carpeta “Conciliaciones Retail”.

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💡 Ejemplo práctico

El cliente “Distribuciones Lara” tiene tres facturas:

• 001 – $20

• 002 – $15

• 003 – $10

Realiza un pago de $25.
Se concilia primero con la factura 001 ($20) y luego con 002 ($5 restantes).
Si al cierre queda una diferencia de -0.42 USD, se registra en la cuenta de Pérdidas Menores.

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⚙️ Errores comunes y acciones correctivas

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💡 Beneficios del proceso:
✅ Control exacto de las cuentas por cobrar.
✅ Evita acumulación de facturas abiertas.
✅ Registro limpio y confiable para cierre contable.
✅ Detección temprana de errores de pago o duplicación.

Registro y Control de Pagos Recibidos Cashea

Objetivo:
Establecer el procedimiento para verificar, conciliar y registrar los pagos recibidos a través de la plataforma Cashea, asegurando que los montos reportados coincidan con los depósitos bancarios y se integren correctamente en el sistema contable (Odoo / Zoho Books).

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⚠️ Políticas Generales

• No se registra ningún pago sin verificar su ingreso real en el banco.

• Toda diferencia detectada debe ser reportada a Cashea o Contabilidad antes de registrar.

• Los reportes deben elaborarse al menos una vez por semana o antes del cierre mensual.

• Mantener siempre el mismo formato de columnas para facilitar la carga contable y las auditorías.

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💡 Ejemplo práctico

Cashea reporta un pago de $40,00 USD, referencia #B7842, orden #1059, factura #INV-0091.
Se verifica en el banco el mismo monto.
El pago se incluye en el reporte, se envía a Gerencia y se carga en Odoo bajo el cliente correspondiente.

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⚙️ Errores comunes y acciones correctivas

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💡 Beneficios:
✅ Control total de ingresos Cashea.
✅ Evita registros erróneos o pagos inexistentes.
✅ Facilita la conciliación bancaria mensual.
✅ Trazabilidad completa entre Cashea, banco y sistema contable.