2 - Recepción de Facturas (Mercancia)

Objetivo

• Verificar que todos los productos de las facturas fueron recibidos correctamente (cantidades y precios).
  

• Generar la factura digital a partir de la orden de compra.

• Registrar el flete cuando aplique, asignándolo al costo o gasto correspondiente.

• Conciliar la factura si el pago ya fue realizado.

📍 Dónde revisar la información

🪜 Pasos del Proceso – Recepción de Facturas (Mercancía)

📁 Recepción en Drive

• La tienda o clínica sube los documentos al Drive en la carpeta correspondiente.

• Verifica que estén los siguientes archivos:

  • 📄 Factura del proveedor

  • 🧾 Orden de compra (OC)

  • 📦 Orden de traslado (OT)

  • 🚚 Recibo o factura de flete (si aplica)

• Confirma que los documentos estén claros, completos y legibles.

🔍 Verificación de datos

• Abre la Orden de Compra y la Orden de Traslado en el sistema.

• Revisa que los productos, cantidades y precios coincidan con los de la factura.

• Si hay alguna diferencia, informa antes de generar la factura digital.

💻 Registro en el sistema

• Ingresa a Odoo.

• Ingresa al modulo de compras y abre la orden de compra correspondiente 

• Genera la factura digital tomando como base la orden de compra.
  

• Verifica que la factura digital generada tenga el mismo monto que la original.
  

🚚 Flete (si aplica)

• Si el proveedor incluyó flete, agrega el costo al sistema.

• Registrarlo dentro de la factura.

• Define si se reparte entre productos o se aplica al total.

• Aqui los pasos a seguir:

🚚 Paso uno: Registro del Transporte

1. Agrega un ítem adicional con el nombre “Transporte” dentro de la factura.
2. Verifica que este ítem esté asignado a la cuenta “Inventario en tránsito” (106001005)
3. Registra el costo del transporte en divisas (USD) correspondiente.

💰 Paso dos: Asignar el Costo a Destino

En la parte superior de la factura, presiona el botón “Crear costos en destino”.
Esta opción permite que el monto del transporte o cualquier gasto adicional se distribuya automáticamente entre los productos incluidos en la orden de compra.

⚙️ Paso tres: Configurar y validar el costo a destino

1️⃣ Método de división:
Selecciona la opción “Igual” para distribuir el costo del transporte de forma equitativa entre todos los productos.
(También puedes elegir otro método si se requiere dividir por cantidad, costo, peso o volumen).

2️⃣ Factura del proveedor:
Selecciona el número de la factura que se generó (💡 no la orden de compra).

3️⃣ Traslados:
Selecciona la orden de traslado que corresponde a la factura que estás procesando.

4️⃣ Validación final:
Una vez completados los campos anteriores, presiona “Validar” para confirmar el registro.
Esto permitirá que el costo del transporte se asigne correctamente al inventario recibido.

💳 Conciliación y pago

• Verifica si la factura principal ya fue pagada o si sigue pendiente.

• Si ya fue pagada, concíliala con el comprobante de pago correspondiente.

• Si aún no ha sido pagada, déjala marcada como pendiente en Cuentas por Pagar (CxP).

• En caso de que la factura incluya flete, debes proceder a:

  1. Registrar el flete creando su propia factura de proveedor en el sistema.

  2. Ingresar el pago del flete, si este ya fue realizado.

  3. Si el pago aún no se ha hecho, dejarlo igualmente pendiente en CxP hasta su ejecución.

Haz clic aca para aprender el proceso de registro del flete

💡 Notas rápidas:

• No se genera ninguna factura sin revisar primero que la Orden de Compra y Orden de Traslado  existan en sistema.

• Si hay diferencia entre los montos físicos y los registrados, se reporta antes de generar la factura.

• Si el proveedor envió varios fletes por diferentes pedidos, se debe indicar claramente a qué factura corresponde cada uno.