2 - Recepción de Facturas (Mercancia)

Objetivo 
 
 
 Verificar que todos los productos de las facturas fueron recibidos correctamente (cantidades y precios). 
 
 
 Generar la factura digital a partir de la orden de compra. 
 
 Registrar el flete cuando aplique, asignándolo al costo o gasto correspondiente. 
 
 Conciliar la factura si el pago ya fue realizado. 
 
 
 
 📍 Dónde revisar la información 
 
 
 
 
 
 
 Lugar / Plataforma 
 Qué se revisa 
 Qué debe haber o mostrarse 
 
 
 
 
 📁 Drive – Carpeta “Facturas Recibidas” 
 Documentos escaneados o enviados por la tienda o clínica. 
 
 - Factura o nota de entrega del proveedor - Recibo o factura de flete 
 - Pago del Flete (Capture)  - Orden de compra - Orden de traslado 
 
 
 
 💻 Odoo  
 Registro digital de la compra y su vinculación. 
 - Orden de compra - Orden de traslado - Factura registrada - Pagos conciliados (si aplica) 
 
 
 
 
 
 
 🪜  Pasos del Proceso – Recepción de Facturas (Mercancía) 
 📁 Recepción en Drive 
 
 
 La tienda o clínica sube los documentos al Drive en la carpeta correspondiente. 
 
 
 Verifica que estén los siguientes archivos: 
 
 
 📄 Factura del proveedor 
 
 
 🧾 Orden de compra (OC) 
 
 
 📦 Orden de traslado (OT) 
 
 
 🚚 Recibo o factura de flete (si aplica) 
 
 
 
 
 Confirma que los documentos estén claros, completos y legibles . 
 
 
 
 🔍 Verificación de datos 
 
 
 Abre la Orden de Compra y la Orden de Traslado en el sistema . 
 
 
 Revisa que los productos, cantidades y precios coincidan con los de la factura. 
 
 
 Si hay alguna diferencia, informa antes de generar la factura digital. 
 
 
 
 💻 Registro en el sistema 
 
 
 Ingresa a Odoo. 
 
 Ingresa al modulo de compras y abre la orden de compra correspondiente  
 
 Genera la factura digital tomando como base la orden de compra . 
 
 
 Verifica que la factura digital generada tenga el mismo monto que la original. 
 
 
 
 
 🚚 Flete (si aplica) 
 
 
 Si el proveedor incluyó flete, agrega el costo al sistema . 
 
 
 Registrarlo dentro de la factura. 
 
 
 Define si se reparte entre productos o se aplica al total. 
 
 Aqui los pasos a seguir: 
 
 🚚 Paso uno: Registro del Transporte 
 
 Agrega un ítem adicional con el nombre “Transporte” dentro de la factura. 
 Verifica que este ítem esté asignado a la  cuenta “Inventario en tránsito” (106001005) 
 Registra el costo del transporte en divisas (USD) correspondiente. 
 
 
 💰 Paso dos: Asignar el Costo a Destino 
 En la parte superior de la factura, presiona el botón “Crear costos en destino” . Esta opción permite que el monto del transporte o cualquier gasto adicional se distribuya automáticamente entre los productos incluidos en la orden de compra. 
 
 ⚙️ Paso tres: Configurar y validar el costo a destino 
 1️⃣ Método de división: Selecciona la opción “Igual” para distribuir el costo del transporte de forma equitativa entre todos los productos. (También puedes elegir otro método si se requiere dividir por cantidad, costo, peso o volumen). 
 2️⃣ Factura del proveedor: Selecciona el número de la factura que se generó (💡 no la orden de compra ). 
 3️⃣ Traslados: Selecciona la orden de traslado  que corresponde a la factura que estás procesando. 
 4️⃣ Validación final: Una vez completados los campos anteriores, presiona “Validar” para confirmar el registro. Esto permitirá que el costo del transporte se asigne correctamente al inventario recibido. 
 
 
 💳 Conciliación y pago 
 
 
 Verifica si la factura principal ya fue pagada o si sigue pendiente. 
 
 
 Si ya fue pagada, concíliala con el comprobante de pago correspondiente. 
 
 
 Si aún no ha sido pagada, déjala marcada como pendiente en Cuentas por Pagar (CxP) . 
 
 
 En caso de que la factura incluya flete , debes proceder a: 
 
 
 Registrar el flete creando su propia factura de proveedor en el sistema. 
 
 
 Ingresar el pago del flete , si este ya fue realizado. 
 
 
 Si el pago aún no se ha hecho , dejarlo igualmente pendiente en CxP hasta su ejecución. 
 
 
 
 
 Haz clic aca para aprender el proceso de registro del flete 
 
 💡 Notas rápidas: 
 
 
 No se genera ninguna factura sin revisar primero que la Orden de Compra y Orden de Traslado  existan en sistema . 
 
 
 Si hay diferencia entre los montos físicos y los registrados, se reporta antes de generar la factura. 
 
 
 Si el proveedor envió varios fletes por diferentes pedidos, se debe indicar claramente a qué factura corresponde cada uno.