3.1 - Ajustes de Precio en Servicios de Laboratorio Dental
Objetivo
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Establecer el procedimiento para registrar y aprobar cambios de precio en servicios de laboratorio dental.
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Asegurar que toda modificación esté justificada mediante un formulario oficial antes de registrarse en el sistema.
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Mantener trazabilidad entre el paciente, el laboratorio, la orden de compra y la factura ajustada.
📍 Dónde revisar la información
| Lugar / Plataforma | Qué se revisa | Qué debe haber o mostrarse |
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| 🧾 Formulario “Solicitud de Ajuste de Laboratorio” | Justificación del ajuste enviada por la gerente. | - Motivo del ajuste (extra, descuento, error de precio, paso no realizado) - Nombre del paciente - Laboratorio - Monto del cambio (positivo o negativo) - Evidencia o comentario adicional |
| 💻 Dentalink | Validación del servicio y pago original del paciente. | - Servicio de laboratorio cargado - Pago aplicado al tratamiento correcto |
| 💼 Odoo / Zoho Books | Registro contable del ajuste. | - Nota de crédito o débito generada - Asociada a la factura original - Motivo visible en la descripción |
| 📁 Drive – Carpeta “Ajustes de Laboratorio” | Archivo del soporte y documentos finales. | - Solicitud del formulario (PDF o captura) - Factura o nota ajustada - Orden de compra y factura original |
🪜 Pasos del Proceso – Ajustes de Precio en Servicios de Laboratorio
🧾 Recepción del formulario
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La gerente completa el formulario “Solicitud de Ajuste de Laboratorio”.
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El formulario debe incluir:
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Nombre del paciente
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Nombre del laboratorio
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Código o número de tratamiento
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Motivo del ajuste (extra, descuento, error, paso no realizado, etc.)
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Monto del cambio (positivo o negativo)
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Evidencia o comentario adicional
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🔍 Verificación de la solicitud
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Revisar la solicitud recibida en el panel de respuestas del formulario.
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Confirmar que toda la información esté completa y coherente.
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Ingresar a Dentalink para validar:
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Que el servicio esté cargado correctamente.
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Que el pago original exista y esté vinculado al tratamiento correcto.
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Si algo no coincide, devolver la solicitud a la gerente para corrección.
💻 Registro en el sistema contable
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Ingresar a Odoo / Zoho Books.
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Localizar la factura original del laboratorio.
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Registrar el ajuste según corresponda:
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Si es un monto adicional o recargo, crear una nota de débito.
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Si es un descuento o rebaja, crear una nota de crédito.
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En el campo de notas o descripción, indicar claramente el motivo del ajuste (ejemplo: “Descuento por prueba de cera no realizada”).
📂 Archivo y control
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Exportar la respuesta del formulario en PDF o captura.
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Guardar junto a los documentos del caso en la carpeta:
Drive → Ajustes de Laboratorio → Año-Mes / Laboratorio / Paciente -
Adjuntar:
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Formulario o solicitud
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Nota de crédito o débito
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Factura original
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Evidencias del motivo (si aplica)
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💡 Notas rápidas
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No se realiza ningún ajuste sin solicitud oficial por formulario.
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Los cambios deben estar validados y aprobados antes de generar el documento contable.
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Todos los ajustes deben estar vinculados a la factura original.
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El motivo del cambio debe ser visible en el sistema y en el respaldo archivado.
⚠️ Errores o discrepancias comunes
| Tipo de error o discrepancia | Acción correctiva | Resultado esperado |
|---|---|---|
| No existe formulario de solicitud. | No procesar el ajuste hasta que se complete el formulario. | Solicitud documentada y aprobada. |
| Motivo o monto incompleto. | Devolver la solicitud a la gerente para corrección. | Información completa y clara. |
| Ajuste mal aplicado (crédito/débito invertido). | Corregir el tipo de documento en el sistema. | Registro contable correcto. |
| Ajuste sin evidencia. | Solicitar soporte adicional antes de registrar. | Respaldo completo. |
| Documento no vinculado a factura base. | Asociar la nota de crédito/débito a la factura original. |