3.1 - Ajustes de Precio en Servicios de Laboratorio Dental

Objetivo 
 
 
 Establecer el procedimiento para registrar y aprobar cambios de precio en servicios de laboratorio dental. 
 
 
 Asegurar que toda modificación esté justificada mediante un formulario oficial antes de registrarse en el sistema. 
 
 
 Mantener trazabilidad entre el paciente, el laboratorio, la orden de compra y la factura ajustada. 
 
 
 
 📍 Dónde revisar la información 
 
 
 
 
 
 Lugar / Plataforma 
 Qué se revisa 
 Qué debe haber o mostrarse 
 
 
 
 
 🧾 Formulario “Solicitud de Ajuste de Laboratorio” 
 Justificación del ajuste enviada por la gerente. 
 - Motivo del ajuste (extra, descuento, error de precio, paso no realizado) - Nombre del paciente - Laboratorio - Monto del cambio (positivo o negativo) - Evidencia o comentario adicional 
 
 
 💻 Dentalink 
 Validación del servicio y pago original del paciente. 
 - Servicio de laboratorio cargado - Pago aplicado al tratamiento correcto 
 
 
 💼 Odoo / Zoho Books 
 Registro contable del ajuste. 
 - Nota de crédito o débito generada - Asociada a la factura original - Motivo visible en la descripción 
 
 
 📁 Drive – Carpeta “Ajustes de Laboratorio” 
 Archivo del soporte y documentos finales. 
 - Solicitud del formulario (PDF o captura) - Factura o nota ajustada - Orden de compra y factura original 
 
 
 
 
 
 
 🪜 Pasos del Proceso – Ajustes de Precio en Servicios de Laboratorio 
 🧾 Recepción del formulario 
 
 
 La gerente completa el formulario “Solicitud de Ajuste de Laboratorio” . 
 
 
 El formulario debe incluir: 
 
 
 Nombre del paciente 
 
 
 Nombre del laboratorio 
 
 
 Código o número de tratamiento 
 
 
 Motivo del ajuste (extra, descuento, error, paso no realizado, etc.) 
 
 
 Monto del cambio (positivo o negativo) 
 
 
 Evidencia o comentario adicional 
 
 
 
 
 
 🔍 Verificación de la solicitud 
 
 
 Revisar la solicitud recibida en el panel de respuestas del formulario . 
 
 
 Confirmar que toda la información esté completa y coherente. 
 
 
 Ingresar a Dentalink para validar: 
 
 
 Que el servicio esté cargado correctamente. 
 
 
 Que el pago original exista y esté vinculado al tratamiento correcto. 
 
 
 
 
 Si algo no coincide, devolver la solicitud a la gerente para corrección. 
 
 
 
 💻 Registro en el sistema contable 
 
 
 Ingresar a Odoo / Zoho Books . 
 
 
 Localizar la factura original del laboratorio . 
 
 
 Registrar el ajuste según corresponda: 
 
 
 Si es un monto adicional o recargo , crear una nota de débito . 
 
 
 Si es un descuento o rebaja , crear una nota de crédito . 
 
 
 
 
 En el campo de notas o descripción , indicar claramente el motivo del ajuste (ejemplo: “Descuento por prueba de cera no realizada”). 
 
 
 
 📂 Archivo y control 
 
 
 Exportar la respuesta del formulario en PDF o captura. 
 
 
 Guardar junto a los documentos del caso en la carpeta: Drive → Ajustes de Laboratorio → Año-Mes / Laboratorio / Paciente 
 
 
 Adjuntar: 
 
 
 Formulario o solicitud 
 
 
 Nota de crédito o débito 
 
 
 Factura original 
 
 
 Evidencias del motivo (si aplica) 
 
 
 
 
 
 💡 Notas rápidas 
 
 
 No se realiza ningún ajuste sin solicitud oficial por formulario . 
 
 
 Los cambios deben estar validados y aprobados antes de generar el documento contable. 
 
 
 Todos los ajustes deben estar vinculados a la factura original . 
 
 
 El motivo del cambio debe ser visible en el sistema y en el respaldo archivado. 
 
 
 
 ⚠️ Errores o discrepancias comunes 
 
 
 
 
 
 Tipo de error o discrepancia 
 Acción correctiva 
 Resultado esperado 
 
 
 
 
 No existe formulario de solicitud. 
 No procesar el ajuste hasta que se complete el formulario. 
 Solicitud documentada y aprobada. 
 
 
 Motivo o monto incompleto. 
 Devolver la solicitud a la gerente para corrección. 
 Información completa y clara. 
 
 
 Ajuste mal aplicado (crédito/débito invertido). 
 Corregir el tipo de documento en el sistema. 
 Registro contable correcto. 
 
 
 Ajuste sin evidencia. 
 Solicitar soporte adicional antes de registrar. 
 Respaldo completo. 
 
 
 Documento no vinculado a factura base. 
 Asociar la nota de crédito/débito a la factura original.