# Devoluciones o Pagos adicional **Objetivo:** Establecer el procedimiento para manejar correctamente **devoluciones totales, devoluciones parciales y pagos extras** a proveedores, garantizando que todo movimiento tenga justificación, respaldo documental y autorización previa. --- ### 🔁 **1. DEVOLUCIÓN TOTAL**
**Etapa****Acción / Tarea****Sistema / Documentos Involucrados****Resultado Esperado**
**1. Identificación del caso**Confirmar que se requiere devolver una factura o pago completo.- Factura original - Comunicación del área que solicita la devoluciónCaso identificado y documentado.
**2. Validación de motivo**Verificar **por qué se realiza la devolución** y **si el dinero efectivamente entró** (no fue consumido).- Reporte bancario o comprobante - Factura originalConfirmación de que el dinero existe y el motivo es válido.
**3. Ejemplos comunes**- Mercancía vencida o dañada. - Producto enviado por error. - Factura emitida duplicada. - Pedido cancelado antes de despacho.- Soportes de recepción / devolucionesMotivos documentados en expediente.
**4. Aprobación**Solicitar autorización escrita del **director financiero o gerente administrativo** antes de revertir cualquier operación.- Autorización firmada o digitalDevolución aprobada formalmente.
**5. Proceso en sistema**Ingresar a la **factura original** → presionar **“Generar nota de crédito”** y luego **“Revertir”**.- Sistema contable (Odoo / Zoho Books)Factura revertida, saldo restablecido.
**6. Archivo final**Guardar copia de la factura original, la nota de crédito y la autorización.- Carpeta “Devoluciones a Proveedores”Expediente completo y conciliado.
--- ### 🔄 **2. DEVOLUCIÓN PARCIAL**
**Etapa****Acción / Tarea****Sistema / Documentos Involucrados****Resultado Esperado**
**1. Identificación del caso**Confirmar que se requiere devolver solo una parte de la factura o pago.- Factura original - Detalle de productos o servicios a devolverCaso de devolución parcial identificado.
**2. Validación de motivo**Verificar que la devolución parcial esté justificada (error de cantidad, diferencia de precio, producto faltante).- Orden de recepción - Soporte del proveedorMotivo válido y documentado.
**3. Aprobación**Solicitar autorización de **contabilidad y gerencia** antes de procesar la reversión.- Autorización firmadaDevolución parcial autorizada.
**4. Proceso en sistema**Ingresar a la factura → presionar **“Revertir y facturar”**. Esto revierte la factura completa y genera una nueva con los ítems o montos correctos.- Sistema contableNueva factura emitida correctamente con diferencia ajustada.
**5. Archivo final**Anexar los dos documentos (factura original + factura corregida) con explicación del cambio.- Carpeta “Devoluciones Parciales”Trazabilidad completa entre facturas.
--- ### 💵 **3. PAGO EXTRA A PROVEEDOR**
**Etapa****Acción / Tarea****Sistema / Documentos Involucrados****Resultado Esperado**
**1. Identificación del caso**Confirmar que se necesita pagar un monto adicional a un proveedor.- Orden de compra original - Comunicación del solicitanteCaso de pago adicional validado.
**2. Justificación del pago**Revisar **por qué se realiza el pago extra** (ej. flete no incluido, diferencia de cambio, ajuste posterior).- Factura original - Soporte del proveedorMotivo justificado y registrado.
**3. Aprobación**Solicitar autorización del **gerente o dirección** antes de generar factura adicional.- Autorización internaPago adicional autorizado.
**4. Proceso en sistema**Acceder a la **orden de compra original**, agregar el **producto o concepto adicional**, y luego **generar una nueva factura** por ese monto.- Sistema contableFactura generada por el monto adicional correctamente.
**5. Archivo final**Grapar o guardar juntos los siguientes documentos: - OC original - Factura adicional - Autorización- Carpeta “Pagos Extras”Expediente cerrado y controlado.
--- ### ⚙️ **Políticas Generales** - Ninguna devolución o pago extra se ejecuta sin **autorización escrita**. - Siempre debe quedar claro **quién solicita el procedimiento y por qué**. - Contabilidad debe validar que **los fondos existen** antes de revertir o pagar. - Toda operación debe quedar **documentada, firmada y archivada** para auditoría.