# Registro y Control de Pagos Recibidos Cashea **Objetivo:** Establecer el procedimiento para **verificar, conciliar y registrar los pagos recibidos a través de la plataforma Cashea**, asegurando que los montos reportados coincidan con los depósitos bancarios y se integren correctamente en el sistema contable (Odoo / Zoho Books). ---
**Etapa****Acción / Tarea****Sistema / Documentos Involucrados****Resultado Esperado**
**1. Acceso a la plataforma Cashea**Ingresar al panel de Cashea con las credenciales asignadas y abrir el módulo **Pagos Recibidos**.- Plataforma CasheaVisualización de los pagos realizados por clientes.
**2. Descarga del reporte Cashea**Exportar el **reporte de pagos** del día o semana (según frecuencia de control) con las columnas: • Monto Pagado en USD • # Referencia • # Orden • # Factura.- Cashea (reporte en Excel o CSV)Reporte descargado con detalle de pagos confirmados.
**3. Conciliación con el banco**Ingresar al portal bancario y **verificar que cada pago listado en Cashea esté reflejado en los depósitos bancarios** del mismo monto y fecha.- Cashea - Estado de cuenta bancarioPagos confirmados y conciliados entre Cashea y banco.
**4. Generación del reporte consolidado**Crear un **reporte final en Excel o Google Sheets** con las siguientes columnas: • Monto Pagado en USD • # Referencia • # Orden • # Factura • Observaciones (si aplica).- Excel / Google SheetsReporte conciliado, depurado y listo para envío.
**5. Envío del reporte a Gerencia**Enviar el **reporte consolidado** a Gerencia Financiera o Contabilidad para su registro en el sistema contable.- Correo / canal interno de la empresaGerencia recibe el reporte para carga en sistema.
**6. Registro en el sistema contable**Gerencia o contabilidad **registra los pagos** en Odoo o Zoho Books, asociando cada registro con la factura o cliente correspondiente.- Odoo / Zoho Books - Reporte Cashea conciliadoPagos ingresados correctamente en el sistema contable.
**7. Archivo mensual**Archivar los **reportes Cashea junto con las conciliaciones bancarias** del mes en la carpeta digital correspondiente.- Carpeta digital “Cashea Pagos \[Mes-Año\]”Documentación organizada y lista para auditoría.
--- ### ⚠️ **Políticas Generales** - No se registra ningún pago sin verificar su ingreso real en el banco. - Toda diferencia detectada debe ser reportada a **Cashea o Contabilidad** antes de registrar. - Los reportes deben elaborarse **al menos una vez por semana** o antes del cierre mensual. - Mantener siempre el mismo formato de columnas para facilitar la carga contable y las auditorías. --- ### 💡 **Ejemplo práctico** > Cashea reporta un pago de **$40,00 USD**, referencia **\#B7842**, orden **\#1059**, factura **\#INV-0091**. > Se verifica en el banco el mismo monto. > El pago se incluye en el reporte, se envía a Gerencia y se carga en Odoo bajo el cliente correspondiente. --- ### ⚙️ **Errores comunes y acciones correctivas**
**Error detectado****Causa probable****Acción correctiva**
Pago reportado en Cashea no aparece en el bancoRetraso en liquidaciónEsperar confirmación o contactar a Cashea.
Diferencia en monto recibidoComisión o tasa de cambioVerificar detalle y registrar observación.
Pago duplicadoError de sincronización o carga manualEliminar duplicado y dejar registro único.
Factura sin asignarPago no vinculado a clienteInformar a gerencia antes de registrar.
--- 💡 **Beneficios:** ✅ Control total de ingresos Cashea. ✅ Evita registros erróneos o pagos inexistentes. ✅ Facilita la conciliación bancaria mensual. ✅ Trazabilidad completa entre Cashea, banco y sistema contable.