Registro y Control de Pagos Recibidos Cashea

Objetivo: Establecer el procedimiento para verificar, conciliar y registrar los pagos recibidos a través de la plataforma Cashea , asegurando que los montos reportados coincidan con los depósitos bancarios y se integren correctamente en el sistema contable (Odoo / Zoho Books). 
 
 
 
 
 
 
 Etapa 
 Acción / Tarea 
 Sistema / Documentos Involucrados 
 Resultado Esperado 
 
 
 
 
 1. Acceso a la plataforma Cashea 
 Ingresar al panel de Cashea con las credenciales asignadas y abrir el módulo Pagos Recibidos . 
 - Plataforma Cashea 
 Visualización de los pagos realizados por clientes. 
 
 
 2. Descarga del reporte Cashea 
 Exportar el reporte de pagos del día o semana (según frecuencia de control) con las columnas: • Monto Pagado en USD • # Referencia • # Orden • # Factura. 
 - Cashea (reporte en Excel o CSV) 
 Reporte descargado con detalle de pagos confirmados. 
 
 
 3. Conciliación con el banco 
 Ingresar al portal bancario y verificar que cada pago listado en Cashea esté reflejado en los depósitos bancarios del mismo monto y fecha. 
 - Cashea - Estado de cuenta bancario 
 Pagos confirmados y conciliados entre Cashea y banco. 
 
 
 4. Generación del reporte consolidado 
 Crear un reporte final en Excel o Google Sheets con las siguientes columnas: • Monto Pagado en USD • # Referencia • # Orden • # Factura • Observaciones (si aplica). 
 - Excel / Google Sheets 
 Reporte conciliado, depurado y listo para envío. 
 
 
 5. Envío del reporte a Gerencia 
 Enviar el reporte consolidado a Gerencia Financiera o Contabilidad para su registro en el sistema contable. 
 - Correo / canal interno de la empresa 
 Gerencia recibe el reporte para carga en sistema. 
 
 
 6. Registro en el sistema contable 
 Gerencia o contabilidad registra los pagos en Odoo o Zoho Books, asociando cada registro con la factura o cliente correspondiente. 
 - Odoo / Zoho Books - Reporte Cashea conciliado 
 Pagos ingresados correctamente en el sistema contable. 
 
 
 7. Archivo mensual 
 Archivar los reportes Cashea junto con las conciliaciones bancarias del mes en la carpeta digital correspondiente. 
 - Carpeta digital “Cashea Pagos [Mes-Año]” 
 Documentación organizada y lista para auditoría. 
 
 
 
 
 
 
 ⚠️ Políticas Generales 
 
 
 No se registra ningún pago sin verificar su ingreso real en el banco. 
 
 
 Toda diferencia detectada debe ser reportada a Cashea o Contabilidad antes de registrar. 
 
 
 Los reportes deben elaborarse al menos una vez por semana o antes del cierre mensual. 
 
 
 Mantener siempre el mismo formato de columnas para facilitar la carga contable y las auditorías. 
 
 
 
 💡 Ejemplo práctico 
 
 Cashea reporta un pago de $40,00 USD , referencia #B7842 , orden #1059 , factura #INV-0091 . Se verifica en el banco el mismo monto. El pago se incluye en el reporte, se envía a Gerencia y se carga en Odoo bajo el cliente correspondiente. 
 
 
 ⚙️ Errores comunes y acciones correctivas 
 
 
 
 
 
 Error detectado 
 Causa probable 
 Acción correctiva 
 
 
 
 
 Pago reportado en Cashea no aparece en el banco 
 Retraso en liquidación 
 Esperar confirmación o contactar a Cashea. 
 
 
 Diferencia en monto recibido 
 Comisión o tasa de cambio 
 Verificar detalle y registrar observación. 
 
 
 Pago duplicado 
 Error de sincronización o carga manual 
 Eliminar duplicado y dejar registro único. 
 
 
 Factura sin asignar 
 Pago no vinculado a cliente 
 Informar a gerencia antes de registrar. 
 
 
 
 
 
 
 💡 Beneficios: ✅ Control total de ingresos Cashea. ✅ Evita registros erróneos o pagos inexistentes. ✅ Facilita la conciliación bancaria mensual. ✅ Trazabilidad completa entre Cashea, banco y sistema contable.