# Revisión y Control de Caja Chica (Gastos Mensuales de las Gerentes) **Objetivo:** Establecer el procedimiento para **revisar, validar y conciliar la caja chica** asignada a las gerentes de cada unidad (clínicas o tiendas), asegurando que todos los gastos estén respaldados con comprobantes y reflejados correctamente en los estados de cuenta mensuales. ---
**Etapa****Acción / Tarea****Sistema / Documentos Involucrados****Resultado Esperado**
**1. Recepción de rendición mensual**Cada gerente debe presentar su **rendición de caja chica** antes del cierre mensual, detallando todos los movimientos realizados (gastos menores, compras urgentes, pagos operativos, etc.).- Formato de caja chica - Recibos y facturas - Reporte interno de gastosReporte mensual de caja chica completo y entregado a finanzas.
**2. Verificación de documentos**Revisar que cada gasto esté respaldado con **recibo, factura o comprobante de pago móvil**, y que el monto coincida con el valor reportado.- Recibos físicos o digitales - Capturas de pago - Facturas válidasTodos los gastos respaldados correctamente.
**3. Clasificación de gastos**Clasificar los gastos por tipo (operativos, mantenimiento, insumos, imprevistos, etc.) para facilitar el control contable.- Hoja de control de gastos - Sistema contable (Odoo / Zoho Books)Gastos categorizados correctamente.
**4. Verificación de estados de cuenta**Comparar el **estado de cuenta bancario o del monedero de la gerente** con los gastos reportados para confirmar que no existan movimientos sin justificar.- Estado de cuenta del banco / billetera digital - Reporte de caja chicaConciliación exacta entre movimientos y gastos reportados.
**5. Control de saldo**Confirmar que el saldo final de caja chica coincida con el monto asignado al inicio del mes menos los gastos realizados.- Formato de caja chica - Registro contableSaldos conciliados correctamente.
**6. Aprobación y reposición**Si la revisión es correcta, aprobar la rendición y, si corresponde, autorizar la **reposición de fondos** para el siguiente mes.- Hoja de aprobación - Firma de contabilidad / direcciónCaja chica aprobada y fondos listos para reponer.
**7. Archivo y seguimiento**Archivar el expediente mensual con todos los soportes, incluyendo recibos, comprobantes y firma de aprobación.- Carpeta digital “Caja Chica - \[Mes/Año/Unidad\]”Documentación lista para auditoría o revisión.
--- ### ⚠️ **Políticas Generales** - Cada gerente es responsable del **uso correcto de su caja chica** y del resguardo de los comprobantes. - No se aceptan **gastos sin soporte físico o digital**. - No se cubren **gastos personales ni reembolsos fuera del alcance operativo.** - La **rendición debe entregarse los primeros 3 días hábiles del mes siguiente.** - Toda diferencia entre el saldo real y el reportado debe justificarse por escrito. --- ### 💡 **Ejemplo práctico** > La gerente de Mundo Envase tiene asignada una caja chica de 100 USD. > Durante el mes gasta 82 USD en fletes, limpieza y materiales menores. > Al cierre, entrega: > > - 82 USD en facturas y capturas > - 18 USD en efectivo restante > Finanzas valida los comprobantes, aprueba la rendición y repone los 82 USD para el mes siguiente. --- ### ⚙️ **Errores comunes y acciones correctivas**
**Error detectado****Causa probable****Acción correctiva**
Gastos sin comprobanteOlvido o pérdida del reciboSolicitar nota de gasto o comprobante alternativo con firma de gerente.
Diferencia en el saldo finalError de conteo o gasto no reportadoSolicitar explicación escrita y ajustar en contabilidad.
Gastos personalesUso indebido de fondosDescuento del monto y advertencia formal.
Recibos ilegibles o incompletosDocumentación defectuosaSolicitar reenvío o sustitución del comprobante.
--- 💡 **Beneficios:** ✅ Control estricto del uso de caja chica. ✅ Trazabilidad total de los gastos menores. ✅ Facilita auditorías internas y conciliaciones mensuales. ✅ Promueve la transparencia en la gestión de cada gerente.