# Reportes de Gerente # Entrega de Informacion (Diario, Mensual) ### **1. Nombre del Procedimiento** **Cierre diario de caja, punto de venta y control de laboratorios.** --- ### **2. Objetivo** Estandarizar el cierre diario de caja, asegurando que toda la información económica del día —incluyendo ingresos, comprobantes, movimientos de punto de venta, adelantos, divisas y laboratorios creados— se reporte correctamente al departamento financiero del holding. --- ### **3. Responsables**

Cargo	Responsabilidad
Recepcionista	Ejecutar el cierre de caja y preparar el reporte diario.
Gerente de Clínica	Verificar el contenido, firmar y enviar el reporte por correo electrónico, y resguardar o entregar el sobre físico.
Departamento Financiero del Holding	Recibir, revisar y conciliar la información diaria enviada.

--- ### **4. Contenido del Cierre Diario** Cada **cierre diario** debe incluir **obligatoriamente** lo siguiente: #### 📧 **Parte Digital (Correo electrónico)** Enviar antes de las **7:00 p.m.** con el asunto: **“\[Nombre de la Clínica\] – Cierre Diario \[Fecha\]”** **Adjuntos obligatorios:** 1. 🧾 **Reporte de cierre diario de caja** (PDF o Excel): - Total de ventas del día. - Desglose por método de pago: - Efectivo - Punto de venta - Pago móvil / Transferencias - Zelle / Cashea / Otros - Firmado digitalmente por la recepcionista y la gerente. 2. 💳 **Comprobante escaneado del cierre del punto de venta bancario.** 3. 👥 **Informe de adelantos o préstamos a empleados o doctores.** 4. 💲 **Informe de compra o cambio de divisas realizados en caja.** 5. **Reportar devolciones y reembolsos de pacientes** 6. 🧮 **Lista de laboratorios creados durante el día**, con los siguientes datos:

Fecha	Nombre del Paciente	Cédula	Doctor Responsable	Nombre del Laboratorio	Monto Estimado / Estado
15/10/2025	María López	V-24.345.678	Dr. Espinoza	DentalArt	Pendiente
15/10/2025	José Castillo	V-30.112.090	Dra. Mariela Arroyo	OdontoLab	Pagado
15/10/2025	Rosa Díaz	V-28.998.412	Dra. Francesca Di Luzio	BioDental	Enviado

📌 *Esta lista permite conciliar los pagos a laboratorios y controlar trabajos enviados o pendientes.* 7. 📎 **Notas u observaciones especiales del día (si aplica).** --- #### 📦 **Parte Física (Sobre Sellado)** El sobre se entrega al mensajero o persona autorizada para traslado al holding, identificado con: **Fecha – Nombre de Clínica – Monto en Efectivo – Nombre de Gerente – Sello y Firma** **Debe contener:** - 💵 Efectivo recibido del día (con comprobante de conteo). - 🧾 Comprobante original del cierre del punto de venta. - 📄 Cualquier documento físico adicional (factura o nota de débito firmada). --- ### **5. Políticas** - El correo electrónico y el sobre deben enviarse el mismo día. - No se aceptan reportes sin la lista de laboratorios. - Los laboratorios deben identificarse con **nombre completo del paciente y cédula** (no iniciales ni apodos). - Cualquier diferencia detectada deberá explicarse en las observaciones del cierre. ### **Protocolo de incidencias financieras** - Reportar diferencias, faltantes o errores el mismo día. - Formato de incidencia con descripción y monto. - Envío al área financiera y de procesos. --- ### **6. Ejemplo del Asunto y Adjuntos** 📧 **Asunto:** `CCOB – Cierre Diario 15/10/2025` 📎 **Adjuntos:** - `CierreCaja_151025.pdf` - `CierrePOS_151025.pdf` - `Adelantos_151025.pdf` - `Laboratorios_151025.xlsx` # Control y Autorización de Gastos ### **1. Nombre del Procedimiento** **Autorización, registro y control de gastos operativos, materiales odontológicos y mantenimiento.** --- ### **2. Objetivo** Establecer los lineamientos para el uso responsable del presupuesto operativo mensual asignado a cada clínica, regulando las compras, créditos, reparaciones y desembolsos, bajo la supervisión del área financiera y operativa del holding. --- ### **3. Alcance** Aplica a todas las clínicas del grupo y al personal involucrado en la **gestión de gastos y compras operativas**, incluyendo gerentes, dirección operativa y departamento financiero. --- ### **4. Responsables**

Cargo	Función
Gerente de Clínica	Administrar el presupuesto mensual asignado, ejecutar gastos menores, registrar compras, solicitar créditos odontológicos y notificar a finanzas.
Departamento Financiero	Autorizar pagos, controlar presupuestos, recibir soportes y registrar contablemente los egresos.
Dirección Operativa	Autorizar reparaciones o gastos mayores, supervisar ejecución presupuestaria y evaluar solicitudes extraordinarias.

--- ### **5. Clasificación de Gastos**

Tipo de Gasto	Descripción	Límite o Condición
🧽 Gastos Operativos Menores	Productos de limpieza, papelería, insumos administrativos, refrigerios, transporte local.	Hasta el monto mensual asignado (presupuesto fijo).
🦷 Materiales Odontológicos	Insumos clínicos, materiales dentales, instrumental, productos de laboratorio.	Compras a crédito autorizadas con la línea de crédito del proveedor dental.
🛠️ Mantenimiento o Reparaciones Menores	Reparaciones pequeñas de sillas, aires acondicionados, electricidad, fontanería.	Hasta un monto máximo definido (ej. $100) con notificación a finanzas.
⚙️ Gastos Mayores o Extraordinarios	Reparaciones grandes, equipos, remodelaciones, compras fuera del presupuesto.	Deben ser aprobados por Dirección Operativa antes del gasto.

--- ### **6. Procedimiento Detallado** #### 🟩 **6.1 Presupuesto Operativo Mensual** 1. Cada clínica dispone de un **presupuesto mensual asignado** por el área financiera. 2. La gerente es responsable de **planificar y administrar** ese monto durante el mes. 3. Al finalizar el mes, debe enviar el **reporte de gastos operativos** con facturas y soportes. --- #### 🦷 **6.2 Compras de Materiales Odontológicos (a crédito)** 1. La clínica posee una **línea de crédito con el proveedor dental.** 2. La gerente puede realizar **pedidos directos a crédito**, siempre que: - El material sea necesario para el funcionamiento o atención clínica. - Se mantenga dentro del límite del crédito asignado. 3. Debe notificar la compra al área financiera adjuntando: - Orden de compra. - Lista de materiales solicitados. - Factura o nota de entrega. 4. Finanzas registrará la deuda en cuentas por pagar. --- #### 🧽 **6.3 Gastos Operativos Menores** 1. Los gastos menores (limpieza, papelería, refrigerio, etc.) pueden ser aprobados directamente por la gerente. 2. Deben ser pagados con el fondo de caja chica o presupuesto asignado. 3. Se debe conservar el soporte (factura o comprobante) y registrar en el **formato de gastos operativos**. 4. Cada gasto debe estar **justificado** y tener fecha, monto, concepto y firma de la gerente. 5. Al cierre de mes, se envía el **reporte consolidado** a finanzas con todos los soportes. --- #### 🛠️ **6.4 Reparaciones o Mantenimientos** 1. Si el gasto es **menor (por ejemplo, mantenimiento básico o reparación sencilla):** - La gerente puede aprobarlo directamente. - Debe notificarlo a finanzas con **orden de pago** y factura o presupuesto. - Finanzas realizará el pago al proveedor o reembolso según corresponda. 2. Si el gasto es **mayor (por ejemplo, reparación de equipo, instalación, remodelación):** - La gerente **no puede aprobarlo directamente.** - Debe enviar la solicitud al **Departamento Operativo** con descripción, presupuesto y motivo. - El área operativa revisa y aprueba antes de ejecutar el gasto. - Una vez aprobado, finanzas procede con el pago o asignación de fondos. --- #### 💳 **6.5 Pagos y Reembolsos** 1. Todo gasto debe tener **soporte físico o digital** (factura legal, comprobante de pago o nota). 2. Si el gasto fue cubierto con dinero personal de la gerente, debe solicitar reembolso mediante **orden de pago**. 3. Finanzas validará y procesará el pago o reembolso dentro de los plazos establecidos. --- ### **7. Documentos y Formatos Asociados** - 🧾 **Formato de Control de Gastos Operativos (diario y mensual)** - 📦 **Orden de Compra a Crédito (Proveedor Dental)** - 🧮 **Orden de Pago / Reembolso** - 📋 **Reporte Mensual de Gastos (con clasificación y soportes)** --- ### **8. Comunicación y Flujo de Aprobaciones** --- ### **9. Políticas Clave** - Ningún gasto puede realizarse sin soporte fiscal o justificativo. - Los créditos odontológicos deben mantenerse al día y sin sobrepasar el límite aprobado. - Los gastos mayores deben tener **autorización escrita** del operativo. - Finanzas puede solicitar devoluciones si un gasto no cumple con los criterios aprobados. - El mal uso del presupuesto o la omisión de notificaciones será considerado una falta grave. # Pago de Nómina y Registro en Odoo ### **1. Nombre del Procedimiento** **Elaboración de reporte de nómina por parte de la gerente y creación de órdenes de pago en Odoo.** --- ### **2. Objetivo** Garantizar que los pagos de nómina quincenal del personal sean correctos, estén verificados y registrados en el sistema contable (**Odoo**) de manera uniforme, permitiendo control, auditoría y trazabilidad desde el holding. --- ### **3. Alcance** Aplica a todo el personal de las clínicas (recepcionistas, asistentes dentales, limpieza y apoyo administrativo) y a la gerente responsable de generar el reporte y cargar los pagos en Odoo. --- ### **4. Responsables**

Cargo	Función
Gerente de Clínica	Elaborar el reporte de nómina quincenal, revisar asistencia y crear las órdenes de pago en Odoo.
Área Financiera del Holding	Revisar, validar y ejecutar los pagos aprobados.
Dirección Operativa	Supervisar la ejecución y resolver observaciones o incidencias.

--- ### **5. Procedimiento Paso a Paso** #### 🟢 **5.1 Elaboración del Reporte de Nómina (Gerente)** 1. Cada quincena (15 y 30 de cada mes), la gerente debe generar un **“Reporte de Nómina Quincenal”** que incluya:

Nombre	Cargo	Días Trabajados	Bonos / Deducciones	Monto a Pagar	Observaciones
Jennifer	Recepcionista	15	Bono puntualidad $10	$160	—
Lilicar	Limpieza	15	—	$120	Ausencia 1 día
Maikelys	Asistente	15	Bono productividad $15	$180	—

2. El reporte debe estar **firmado por la gerente** y enviado al correo del departamento financiero con el asunto: **“\[Nombre de Clínica\] – Nómina Quincenal \[Fecha\]”** 3. El área financiera revisa los montos y valida que estén dentro del presupuesto operativo. --- #### 💻 **5.2 Registro en Odoo (Gerente)** 1. Ingresar a Odoo con su usuario. 2. Acceder al módulo: **Contabilidad → Órdenes de Pago.** 3. Crear una nueva orden por cada empleado (o consolidada por clínica). 4. Completar los campos: - **Proveedor / Empleado:** seleccionar nombre del empleado. - **Referencia:** “Nómina \[Fecha\] – \[Nombre del empleado\]”. - **Monto:** total indicado en el reporte. - **Método de pago:** (transferencia / efectivo). - **Cuenta de origen:** caja o cuenta principal de clínica. - **Notas internas:** “Pago correspondiente a nómina quincenal, revisado por Gerente \[nombre\]”. 5. **Adjuntar el reporte de nómina** firmado como evidencia. 6. Guardar la orden de pago y dejarla en estado **“Por Aprobar”**. --- #### 🧾 **5.3 Revisión y Aprobación (Finanzas del Holding)** 1. El área financiera entra en Odoo → Filtra por “Órdenes de pago pendientes de aprobación.” 2. Verifica: - Que los montos coincidan con el reporte enviado. - Que haya soporte adjunto. - Que la clínica esté al día con su presupuesto. 3. Si todo está correcto → cambia el estado a **“Aprobado”**. 4. Si hay errores → devuelve la orden con comentario en Odoo y correo de observación. 5. Una vez aprobado, el departamento financiero realiza el pago desde la cuenta del holding o la clínica. --- #### 📋 **5.4 Confirmación y Cierre** 1. Luego del pago, finanzas cambia el estado a **“Pagado”** en Odoo. 2. El comprobante de pago se adjunta al registro. 3. La gerente recibe notificación del cierre. 4. Los pagos quedan visibles en reportes contables y de flujo de caja del mes. --- ### **6. Políticas** - No se puede ejecutar un pago si la orden no está aprobada en Odoo. - Todo pago debe tener soporte (reporte de nómina + comprobante bancario). - Los reportes deben enviarse **máximo el mismo día 15 y 30** antes de las 5:00 p.m. - Cualquier diferencia o ajuste debe informarse en observaciones. - Los bonos o deducciones requieren validación de dirección o finanzas. --- ### **7. Documentos Asociados** - 📘 **Formato de Reporte de Nómina Quincenal (Excel o PDF).** - 💻 **Orden de Pago en Odoo.** - 📎 **Comprobantes de pago bancarios.** --- ### **8. Flujo General** --- ### **9. Recomendaciones** - Tener **una carpeta digital por clínica** con: `Nómina_2025-10-15.xlsx`, `Comprobantes_2025-10-15.pdf`, `Odoo_OrdenPago.pdf` - Mantener los archivos respaldados en Drive o BookStack del holding. - Finanzas debe generar un **reporte mensual consolidado de nómina por clínica.**