# Control y Autorización de Gastos ### **1. Nombre del Procedimiento** **Autorización, registro y control de gastos operativos, materiales odontológicos y mantenimiento.** --- ### **2. Objetivo** Establecer los lineamientos para el uso responsable del presupuesto operativo mensual asignado a cada clínica, regulando las compras, créditos, reparaciones y desembolsos, bajo la supervisión del área financiera y operativa del holding. --- ### **3. Alcance** Aplica a todas las clínicas del grupo y al personal involucrado en la **gestión de gastos y compras operativas**, incluyendo gerentes, dirección operativa y departamento financiero. --- ### **4. Responsables**

Cargo	Función
Gerente de Clínica	Administrar el presupuesto mensual asignado, ejecutar gastos menores, registrar compras, solicitar créditos odontológicos y notificar a finanzas.
Departamento Financiero	Autorizar pagos, controlar presupuestos, recibir soportes y registrar contablemente los egresos.
Dirección Operativa	Autorizar reparaciones o gastos mayores, supervisar ejecución presupuestaria y evaluar solicitudes extraordinarias.

--- ### **5. Clasificación de Gastos**

Tipo de Gasto	Descripción	Límite o Condición
🧽 Gastos Operativos Menores	Productos de limpieza, papelería, insumos administrativos, refrigerios, transporte local.	Hasta el monto mensual asignado (presupuesto fijo).
🦷 Materiales Odontológicos	Insumos clínicos, materiales dentales, instrumental, productos de laboratorio.	Compras a crédito autorizadas con la línea de crédito del proveedor dental.
🛠️ Mantenimiento o Reparaciones Menores	Reparaciones pequeñas de sillas, aires acondicionados, electricidad, fontanería.	Hasta un monto máximo definido (ej. $100) con notificación a finanzas.
⚙️ Gastos Mayores o Extraordinarios	Reparaciones grandes, equipos, remodelaciones, compras fuera del presupuesto.	Deben ser aprobados por Dirección Operativa antes del gasto.

--- ### **6. Procedimiento Detallado** #### 🟩 **6.1 Presupuesto Operativo Mensual** 1. Cada clínica dispone de un **presupuesto mensual asignado** por el área financiera. 2. La gerente es responsable de **planificar y administrar** ese monto durante el mes. 3. Al finalizar el mes, debe enviar el **reporte de gastos operativos** con facturas y soportes. --- #### 🦷 **6.2 Compras de Materiales Odontológicos (a crédito)** 1. La clínica posee una **línea de crédito con el proveedor dental.** 2. La gerente puede realizar **pedidos directos a crédito**, siempre que: - El material sea necesario para el funcionamiento o atención clínica. - Se mantenga dentro del límite del crédito asignado. 3. Debe notificar la compra al área financiera adjuntando: - Orden de compra. - Lista de materiales solicitados. - Factura o nota de entrega. 4. Finanzas registrará la deuda en cuentas por pagar. --- #### 🧽 **6.3 Gastos Operativos Menores** 1. Los gastos menores (limpieza, papelería, refrigerio, etc.) pueden ser aprobados directamente por la gerente. 2. Deben ser pagados con el fondo de caja chica o presupuesto asignado. 3. Se debe conservar el soporte (factura o comprobante) y registrar en el **formato de gastos operativos**. 4. Cada gasto debe estar **justificado** y tener fecha, monto, concepto y firma de la gerente. 5. Al cierre de mes, se envía el **reporte consolidado** a finanzas con todos los soportes. --- #### 🛠️ **6.4 Reparaciones o Mantenimientos** 1. Si el gasto es **menor (por ejemplo, mantenimiento básico o reparación sencilla):** - La gerente puede aprobarlo directamente. - Debe notificarlo a finanzas con **orden de pago** y factura o presupuesto. - Finanzas realizará el pago al proveedor o reembolso según corresponda. 2. Si el gasto es **mayor (por ejemplo, reparación de equipo, instalación, remodelación):** - La gerente **no puede aprobarlo directamente.** - Debe enviar la solicitud al **Departamento Operativo** con descripción, presupuesto y motivo. - El área operativa revisa y aprueba antes de ejecutar el gasto. - Una vez aprobado, finanzas procede con el pago o asignación de fondos. --- #### 💳 **6.5 Pagos y Reembolsos** 1. Todo gasto debe tener **soporte físico o digital** (factura legal, comprobante de pago o nota). 2. Si el gasto fue cubierto con dinero personal de la gerente, debe solicitar reembolso mediante **orden de pago**. 3. Finanzas validará y procesará el pago o reembolso dentro de los plazos establecidos. --- ### **7. Documentos y Formatos Asociados** - 🧾 **Formato de Control de Gastos Operativos (diario y mensual)** - 📦 **Orden de Compra a Crédito (Proveedor Dental)** - 🧮 **Orden de Pago / Reembolso** - 📋 **Reporte Mensual de Gastos (con clasificación y soportes)** --- ### **8. Comunicación y Flujo de Aprobaciones** --- ### **9. Políticas Clave** - Ningún gasto puede realizarse sin soporte fiscal o justificativo. - Los créditos odontológicos deben mantenerse al día y sin sobrepasar el límite aprobado. - Los gastos mayores deben tener **autorización escrita** del operativo. - Finanzas puede solicitar devoluciones si un gasto no cumple con los criterios aprobados. - El mal uso del presupuesto o la omisión de notificaciones será considerado una falta grave.