Control y Autorización de Gastos 1. Nombre del Procedimiento Autorización, registro y control de gastos operativos, materiales odontológicos y mantenimiento. 2. Objetivo Establecer los lineamientos para el uso responsable del presupuesto operativo mensual asignado a cada clínica, regulando las compras, créditos, reparaciones y desembolsos, bajo la supervisión del área financiera y operativa del holding. 3. Alcance Aplica a todas las clínicas del grupo y al personal involucrado en la gestión de gastos y compras operativas , incluyendo gerentes, dirección operativa y departamento financiero. 4. Responsables Cargo Función Gerente de Clínica Administrar el presupuesto mensual asignado, ejecutar gastos menores, registrar compras, solicitar créditos odontológicos y notificar a finanzas. Departamento Financiero Autorizar pagos, controlar presupuestos, recibir soportes y registrar contablemente los egresos. Dirección Operativa Autorizar reparaciones o gastos mayores, supervisar ejecución presupuestaria y evaluar solicitudes extraordinarias. 5. Clasificación de Gastos Tipo de Gasto Descripción Límite o Condición 🧽 Gastos Operativos Menores Productos de limpieza, papelería, insumos administrativos, refrigerios, transporte local. Hasta el monto mensual asignado (presupuesto fijo). 🦷 Materiales Odontológicos Insumos clínicos, materiales dentales, instrumental, productos de laboratorio. Compras a crédito autorizadas con la línea de crédito del proveedor dental. 🛠️ Mantenimiento o Reparaciones Menores Reparaciones pequeñas de sillas, aires acondicionados, electricidad, fontanería. Hasta un monto máximo definido (ej. $100) con notificación a finanzas. ⚙️ Gastos Mayores o Extraordinarios Reparaciones grandes, equipos, remodelaciones, compras fuera del presupuesto. Deben ser aprobados por Dirección Operativa antes del gasto. 6. Procedimiento Detallado 🟩 6.1 Presupuesto Operativo Mensual Cada clínica dispone de un presupuesto mensual asignado por el área financiera. La gerente es responsable de planificar y administrar ese monto durante el mes. Al finalizar el mes, debe enviar el reporte de gastos operativos con facturas y soportes. 🦷 6.2 Compras de Materiales Odontológicos (a crédito) La clínica posee una línea de crédito con el proveedor dental. La gerente puede realizar pedidos directos a crédito , siempre que: El material sea necesario para el funcionamiento o atención clínica. Se mantenga dentro del límite del crédito asignado. Debe notificar la compra al área financiera adjuntando: Orden de compra. Lista de materiales solicitados. Factura o nota de entrega. Finanzas registrará la deuda en cuentas por pagar. 🧽 6.3 Gastos Operativos Menores Los gastos menores (limpieza, papelería, refrigerio, etc.) pueden ser aprobados directamente por la gerente. Deben ser pagados con el fondo de caja chica o presupuesto asignado. Se debe conservar el soporte (factura o comprobante) y registrar en el formato de gastos operativos . Cada gasto debe estar justificado y tener fecha, monto, concepto y firma de la gerente. Al cierre de mes, se envía el reporte consolidado a finanzas con todos los soportes. 🛠️ 6.4 Reparaciones o Mantenimientos Si el gasto es menor (por ejemplo, mantenimiento básico o reparación sencilla): La gerente puede aprobarlo directamente. Debe notificarlo a finanzas con orden de pago y factura o presupuesto. Finanzas realizará el pago al proveedor o reembolso según corresponda. Si el gasto es mayor (por ejemplo, reparación de equipo, instalación, remodelación): La gerente no puede aprobarlo directamente. Debe enviar la solicitud al Departamento Operativo con descripción, presupuesto y motivo. El área operativa revisa y aprueba antes de ejecutar el gasto. Una vez aprobado, finanzas procede con el pago o asignación de fondos. 💳 6.5 Pagos y Reembolsos Todo gasto debe tener soporte físico o digital (factura legal, comprobante de pago o nota). Si el gasto fue cubierto con dinero personal de la gerente, debe solicitar reembolso mediante orden de pago . Finanzas validará y procesará el pago o reembolso dentro de los plazos establecidos. 7. Documentos y Formatos Asociados 🧾 Formato de Control de Gastos Operativos (diario y mensual) 📦 Orden de Compra a Crédito (Proveedor Dental) 🧮 Orden de Pago / Reembolso 📋 Reporte Mensual de Gastos (con clasificación y soportes) 8. Comunicación y Flujo de Aprobaciones GERENTE DE CLÍNICA │ ├── Gastos Menores → Ejecuta y notifica a Finanzas. │ ├── Materiales Odontológicos → Solicita a crédito y notifica a Finanzas. │ ├── Reparaciones Menores → Aprueba y enví a Orden de Pago a Finanzas. │ └── Gastos Mayores → Informa al Área Operativa → Espera Aprobación → Luego Finanzas paga. 9. Políticas Clave Ningún gasto puede realizarse sin soporte fiscal o justificativo. Los créditos odontológicos deben mantenerse al día y sin sobrepasar el límite aprobado. Los gastos mayores deben tener autorización escrita del operativo. Finanzas puede solicitar devoluciones si un gasto no cumple con los criterios aprobados. El mal uso del presupuesto o la omisión de notificaciones será considerado una falta grave.