Pago de Nómina y Registro en Odoo
1. Nombre del Procedimiento
Elaboración de reporte de nómina por parte de la gerente y creación de órdenes de pago en Odoo.
2. Objetivo
Garantizar que los pagos de nómina quincenal del personal sean correctos, estén verificados y registrados en el sistema contable (Odoo) de manera uniforme, permitiendo control, auditoría y trazabilidad desde el holding.
3. Alcance
Aplica a todo el personal de las clínicas (recepcionistas, asistentes dentales, limpieza y apoyo administrativo) y a la gerente responsable de generar el reporte y cargar los pagos en Odoo.
4. Responsables
| Cargo | Función |
|---|---|
| Gerente de Clínica | Elaborar el reporte de nómina quincenal, revisar asistencia y crear las órdenes de pago en Odoo. |
| Área Financiera del Holding | Revisar, validar y ejecutar los pagos aprobados. |
| Dirección Operativa | Supervisar la ejecución y resolver observaciones o incidencias. |
5. Procedimiento Paso a Paso
🟢 5.1 Elaboración del Reporte de Nómina (Gerente)
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Cada quincena (15 y 30 de cada mes), la gerente debe generar un “Reporte de Nómina Quincenal” que incluya:
Nombre Cargo Días Trabajados Bonos / Deducciones Monto a Pagar Observaciones Jennifer Recepcionista 15 Bono puntualidad $10 $160 — Lilicar Limpieza 15 — $120 Ausencia 1 día Maikelys Asistente 15 Bono productividad $15 $180 — -
El reporte debe estar firmado por la gerente y enviado al correo del departamento financiero con el asunto:
“[Nombre de Clínica] – Nómina Quincenal [Fecha]” -
El área financiera revisa los montos y valida que estén dentro del presupuesto operativo.
💻 5.2 Registro en Odoo (Gerente)
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Ingresar a Odoo con su usuario.
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Acceder al módulo:
Contabilidad → Órdenes de Pago. -
Crear una nueva orden por cada empleado (o consolidada por clínica).
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Completar los campos:
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Proveedor / Empleado: seleccionar nombre del empleado.
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Referencia: “Nómina [Fecha] – [Nombre del empleado]”.
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Monto: total indicado en el reporte.
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Método de pago: (transferencia / efectivo).
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Cuenta de origen: caja o cuenta principal de clínica.
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Notas internas: “Pago correspondiente a nómina quincenal, revisado por Gerente [nombre]”.
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Adjuntar el reporte de nómina firmado como evidencia.
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Guardar la orden de pago y dejarla en estado “Por Aprobar”.
🧾 5.3 Revisión y Aprobación (Finanzas del Holding)
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El área financiera entra en Odoo → Filtra por “Órdenes de pago pendientes de aprobación.”
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Verifica:
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Que los montos coincidan con el reporte enviado.
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Que haya soporte adjunto.
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Que la clínica esté al día con su presupuesto.
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Si todo está correcto → cambia el estado a “Aprobado”.
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Si hay errores → devuelve la orden con comentario en Odoo y correo de observación.
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Una vez aprobado, el departamento financiero realiza el pago desde la cuenta del holding o la clínica.
📋 5.4 Confirmación y Cierre
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Luego del pago, finanzas cambia el estado a “Pagado” en Odoo.
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El comprobante de pago se adjunta al registro.
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La gerente recibe notificación del cierre.
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Los pagos quedan visibles en reportes contables y de flujo de caja del mes.
6. Políticas
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No se puede ejecutar un pago si la orden no está aprobada en Odoo.
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Todo pago debe tener soporte (reporte de nómina + comprobante bancario).
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Los reportes deben enviarse máximo el mismo día 15 y 30 antes de las 5:00 p.m.
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Cualquier diferencia o ajuste debe informarse en observaciones.
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Los bonos o deducciones requieren validación de dirección o finanzas.
7. Documentos Asociados
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📘 Formato de Reporte de Nómina Quincenal (Excel o PDF).
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💻 Orden de Pago en Odoo.
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📎 Comprobantes de pago bancarios.
8. Flujo General
9. Recomendaciones
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Tener una carpeta digital por clínica con:
Nómina_2025-10-15.xlsx,Comprobantes_2025-10-15.pdf,Odoo_OrdenPago.pdf -
Mantener los archivos respaldados en Drive o BookStack del holding.
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Finanzas debe generar un reporte mensual consolidado de nómina por clínica.