# Pago de Nómina y Registro en Odoo ### **1. Nombre del Procedimiento** **Elaboración de reporte de nómina por parte de la gerente y creación de órdenes de pago en Odoo.** --- ### **2. Objetivo** Garantizar que los pagos de nómina quincenal del personal sean correctos, estén verificados y registrados en el sistema contable (**Odoo**) de manera uniforme, permitiendo control, auditoría y trazabilidad desde el holding. --- ### **3. Alcance** Aplica a todo el personal de las clínicas (recepcionistas, asistentes dentales, limpieza y apoyo administrativo) y a la gerente responsable de generar el reporte y cargar los pagos en Odoo. --- ### **4. Responsables**
CargoFunción
**Gerente de Clínica**Elaborar el reporte de nómina quincenal, revisar asistencia y crear las órdenes de pago en Odoo.
**Área Financiera del Holding**Revisar, validar y ejecutar los pagos aprobados.
**Dirección Operativa**Supervisar la ejecución y resolver observaciones o incidencias.
--- ### **5. Procedimiento Paso a Paso** #### 🟢 **5.1 Elaboración del Reporte de Nómina (Gerente)** 1. Cada quincena (15 y 30 de cada mes), la gerente debe generar un **“Reporte de Nómina Quincenal”** que incluya:
NombreCargoDías TrabajadosBonos / DeduccionesMonto a PagarObservaciones
JenniferRecepcionista15Bono puntualidad $10$160—
LilicarLimpieza15—$120Ausencia 1 día
MaikelysAsistente15Bono productividad $15$180—
2. El reporte debe estar **firmado por la gerente** y enviado al correo del departamento financiero con el asunto: **“\[Nombre de Clínica\] – Nómina Quincenal \[Fecha\]”** 3. El área financiera revisa los montos y valida que estén dentro del presupuesto operativo. --- #### 💻 **5.2 Registro en Odoo (Gerente)** 1. Ingresar a Odoo con su usuario. 2. Acceder al módulo: **Contabilidad → Órdenes de Pago.** 3. Crear una nueva orden por cada empleado (o consolidada por clínica). 4. Completar los campos: - **Proveedor / Empleado:** seleccionar nombre del empleado. - **Referencia:** “Nómina \[Fecha\] – \[Nombre del empleado\]”. - **Monto:** total indicado en el reporte. - **Método de pago:** (transferencia / efectivo). - **Cuenta de origen:** caja o cuenta principal de clínica. - **Notas internas:** “Pago correspondiente a nómina quincenal, revisado por Gerente \[nombre\]”. 5. **Adjuntar el reporte de nómina** firmado como evidencia. 6. Guardar la orden de pago y dejarla en estado **“Por Aprobar”**. --- #### 🧾 **5.3 Revisión y Aprobación (Finanzas del Holding)** 1. El área financiera entra en Odoo → Filtra por “Órdenes de pago pendientes de aprobación.” 2. Verifica: - Que los montos coincidan con el reporte enviado. - Que haya soporte adjunto. - Que la clínica esté al día con su presupuesto. 3. Si todo está correcto → cambia el estado a **“Aprobado”**. 4. Si hay errores → devuelve la orden con comentario en Odoo y correo de observación. 5. Una vez aprobado, el departamento financiero realiza el pago desde la cuenta del holding o la clínica. --- #### 📋 **5.4 Confirmación y Cierre** 1. Luego del pago, finanzas cambia el estado a **“Pagado”** en Odoo. 2. El comprobante de pago se adjunta al registro. 3. La gerente recibe notificación del cierre. 4. Los pagos quedan visibles en reportes contables y de flujo de caja del mes. --- ### **6. Políticas** - No se puede ejecutar un pago si la orden no está aprobada en Odoo. - Todo pago debe tener soporte (reporte de nómina + comprobante bancario). - Los reportes deben enviarse **máximo el mismo día 15 y 30** antes de las 5:00 p.m. - Cualquier diferencia o ajuste debe informarse en observaciones. - Los bonos o deducciones requieren validación de dirección o finanzas. --- ### **7. Documentos Asociados** - 📘 **Formato de Reporte de Nómina Quincenal (Excel o PDF).** - 💻 **Orden de Pago en Odoo.** - 📎 **Comprobantes de pago bancarios.** --- ### **8. Flujo General**
`GERENTE → Genera Reporte Nómina → Envía a Finanzas → Crea Órdenes de Pago en Odoo ↓FINANZAS → Revisa y Aprueba en Odoo → Ejecuta Pago → Adjunta Comprobante ↓DIRECCIÓN → Supervisa cumplimiento → Archiva en reporte mensual`
--- ### **9. Recomendaciones** - Tener **una carpeta digital por clínica** con: `Nómina_2025-10-15.xlsx`, `Comprobantes_2025-10-15.pdf`, `Odoo_OrdenPago.pdf` - Mantener los archivos respaldados en Drive o BookStack del holding. - Finanzas debe generar un **reporte mensual consolidado de nómina por clínica.**