Procedimiento Operativo de Inventario y Logística

1. Recepción de mercancía

Objetivo: Registrar y verificar toda mercancía que ingresa a la tienda.

Procedimiento:

• Se recibe la mercancía con factura o recibo del proveedor.

• Se grapa la siguiente documentación en orden:

  1. Factura o recibo del proveedor.

  2. Comprobante del flete (si aplica).

  3. Registro de entrada de inventario (formato o reporte del sistema).

• El encargado de inventario debe revisar cantidad, estado y coincidencia con la orden de compra o pedido.

• Si hay diferencias o productos dañados, deben reportarse a Gerencia antes de firmar la recepción.

• El paquete de documentos se archiva en la carpeta “Recepción de Mercancía” (físico o digital).

2. Transferencias entre tiendas

Objetivo: Registrar y documentar todos los movimientos de productos entre sucursales.

Procedimiento:

• Cada transferencia debe tener recibo de salida y recibo de entrada (firmados por ambas tiendas).

• Se grapan juntos todos los recibos de compra o traslado entre tiendas.

• Se debe indicar claramente:

  • Fecha y hora del traslado.

  • Nombre de la tienda que envía y la que recibe.

  • Cantidad, descripción y código de los productos.

  • Nombre y firma de quien entrega y recibe.

• Archivar el juego de documentos en la carpeta “Transferencias entre tiendas”.

• Registrar en el sistema (Odoo u otro ERP) la transferencia correspondiente.

3. Servicio de envíos externos

Objetivo: Controlar los despachos de productos a otras ciudades o clientes mediante transporte externo.

Tipos de envío y flujo financiero:

🚕 a. Flete Taxi (envíos locales o regionales)

• Se realiza un reporte de envíos indicando:

  • Ciudad de destino (ej. Puerto Ordaz, Upata, San Félix, etc.).

  • Cantidad de paquetes o guías entregadas.

  • Nombre del chofer o transporte usado.

• El desembolso (pago del flete) se realiza después de enviar, una vez verificado el envío.

• El recibo del flete se grapa al reporte del día y se archiva en “Fletes – Taxi”.

📦 b. Flete con empresa de envío (MRW, Domesa, etc.)

• Se elabora un reporte de envíos MRW, con número de guía, cliente y ciudad de destino.

• El desembolso se hace antes de enviar, con factura o recibo de la empresa.

• Se grapan:

  1. Factura o comprobante de MRW.

  2. Reporte de envíos del día.

  3. Copia de las guías.

• Archivar en la carpeta “Fletes – MRW”.

4. Reportes y control

• El encargado debe entregar semanalmente a Gerencia o Holding:

  • Reporte de recepción de mercancía.

  • Reporte de transferencias entre tiendas.

  • Reporte de envíos externos (Taxi y MRW).

• Todos los documentos deben archivarse cronológicamente (por fecha de envío o recepción).