Introduccion
📖 Introduccion
Este manual está hecho para el área de Recepción. Aquí vas a encontrar los pasos y reglas que seguimos en el día a día para que todo funcione bien en la clínica. La idea es que todos trabajemos igual, sin improvisar, y que los pacientes siempre tengan una buena experiencia desde que llegan.
¿Por qué es importante la recepción?
Porque es el primer contacto con el paciente. Si en recepción hay desorden, retrasos o mala atención, todo el resto de la clínica se ve afectado.
Sistemas que usamos
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Odoo → para pagos, facturas e inventario.
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Dentalink → para pacientes, citas e historias médicas.
Con estos dos sistemas tenemos todo bajo control: uno lleva lo administrativo y el otro lo clínico.
Lo que se espera de ti en recepción
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Seguir los procedimientos tal cual están aquí.
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Atender siempre con buena actitud y organización.
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Registrar todo en los sistemas (nada queda “en el aire”).
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Comunicarte claro con doctores y pacientes.
📋 Funciones
Atención al Paciente
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Recibir a los pacientes con amabilidad.
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Atender llamadas, WhatsApp y mensajes de Meta Business Suite.
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Brindar información rápida y clara sobre horarios, servicios y precios.
Gestión de Citas (Dentalink)
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Agendar citas en el sistema.
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Confirmar pacientes: un día antes y el mismo día en la mañana.
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Reprogramar o anular citas cuando sea necesario.
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Mantener la agenda organizada y actualizada.
Historias Clínicas
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Crear historia en Dentalink para pacientes nuevos.
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Elaborar lista de cédulas de pacientes recurrentes para que las asistentes saquen las historias.
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Sacar directamente las historias si las asistentes están ocupadas.
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Verificar que se anoten pagos y observaciones en las historias.
Pagos (Odoo y Métodos Disponibles)
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Cobrar tratamientos y registrar en Odoo.
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Aceptar pagos por: efectivo (Bs. y divisas), tarjeta de débito y crédito, pago móvil (Banesco), Zelle, transferencia bancaria, Binance, Reserve, Airtm, P2P, PayPal, Banesco Panamá y Cashea.
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Emitir factura y recibo oficial.
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Reportar todos los pagos en los grupos internos de WhatsApp.
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⚠️ Si un paciente solicita un método de pago no listado, consultar con gerencia antes de aceptarlo.
Gestión en Dentalink (CRM clínico)
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Actualizar estatus de pacientes (confirmado, no confirmado, anulado, etc.).
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Registrar comentarios en la agenda (confirmaciones, cambios, cancelaciones).
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Mantener historiales clínicos al día.
Comunicación Interna
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Informar a doctores sobre pacientes confirmados y pendientes.
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Transmitir información completa en los cambios de turno (pagos, citas y pendientes).
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Coordinar con asistentes y doctores en casos urgentes.
Casos Especiales y Prioridad
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Dar prioridad a pacientes con discapacidad, enfermedades delicadas, tercera edad o VIH+ (siguiendo protocolos de bioseguridad).
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Consultar con gerencia o doctores ante situaciones complejas.
Organización General
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Mantener la recepción limpia y ordenada.
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Revisar que haya material de oficina y formularios.
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Apoyar en lo necesario para que el flujo de pacientes sea eficiente.
📌 Especialidades
Nuestra clínica cuenta con un equipo de odontólogos generales y especialistas que permiten atender todas las necesidades de los pacientes en un mismo lugar. Cada especialidad tiene un rol específico y tratamientos definidos:
🦷 Odontología General
Qué es: Área que atiende las necesidades odontológicas más comunes y preventivas.
Tratamientos: Limpiezas, curas de caries, extracciones simples, chequeos y controles rutinarios.
😁 Estética Dental
Qué es: Especialidad enfocada en mejorar la apariencia y armonía de la sonrisa.
Tratamientos: Carillas, blanqueamiento dental, coronas, diseño de sonrisa.
🔧 Ortodoncia
Qué es: Especialidad que corrige la posición de los dientes y las alteraciones de mordida.
Tratamientos: Brackets, alineadores transparentes, retenedores y control de maloclusiones.
🛠️ Cirugía Maxilofacial
Qué es: Área que se ocupa de cirugías dentales y de mandíbula, desde simples hasta complejas.
Tratamientos: Extracción de muelas del juicio, implantes dentales, cirugías de quistes o lesiones, operaciones maxilares.
🪡 Endodoncia
Qué es: Especialidad dedicada a salvar dientes afectados por caries profundas o daños en el nervio.
Tratamientos: Tratamientos de conducto, retratamientos de conducto, sellado radicular.
🌱 Periodoncia
Qué es: Área encargada de la salud de las encías y del hueso que sostiene los dientes.
Tratamientos: Limpiezas profundas, curetajes, tratamiento de gingivitis y periodontitis, mantenimiento periodontal.
👶 Odontopediatría
Qué es: Especialidad enfocada en la salud bucal de niños y adolescentes.
Tratamientos: Selladores, restauraciones en dientes de leche, extracciones infantiles, prevención y educación en higiene oral.
🏗️ Prótesis Dental (Protesista)
Qué es: Especialidad que repone dientes perdidos para devolver función y estética.
Tratamientos: Prótesis removibles, prótesis fijas, puentes, coronas, rehabilitaciones completas.