Manejo de Vueltos en Pagos Mixtos o con Diferencia de Cambio 1. Nombre del Procedimiento Procedimiento para el registro y notificación de vueltos por pagos en efectivo o pago móvil. 2. Objetivo Garantizar que los vueltos generados por pagos en efectivo o combinados (efectivo + pago móvil) se manejen de manera transparente, controlada y registrada , evitando diferencias en caja y asegurando trazabilidad en el sistema POS y el formulario de control diario. 3. Alcance Este procedimiento aplica a todas las transacciones realizadas por la recepcionista de la clínica odontológica en las que se deba regresar dinero al paciente por excedente de pago, en cualquier moneda o método. 4. Responsables Recepcionista: Registrar correctamente el monto total recibido y el vuelto en el sistema POS. Efectuar el reembolso en la moneda o método acordado. Registrar la notificación del vuelto en el formulario de control. Gerente o supervisora: Verificar las notificaciones y validar que los vueltos coincidan con los registros de caja. 5. Políticas Generales Todo vuelto debe quedar registrado en el POS y en el formulario de control de vueltos . El vuelto debe entregarse o transferirse al momento del pago. No se permiten vueltos sin comprobante o sin registro digital. Las diferencias deben justificarse y notificarse a gerencia de inmediato. Se debe especificar la moneda y método del vuelto (ej. $30 en efectivo, Bs por pago móvil, etc.). 6. Procedimiento Detallado 🟩 6.1 Recepción del Pago Verificar el monto del tratamiento o servicio en el sistema (ej. $70). Confirmar con el paciente el monto que entregará o transferirá (ej. $100 en efectivo). Registrar en el sistema POS: Monto recibido: $100 Método de pago: Efectivo Vuelto: $30 Forma del vuelto: especificar si será en efectivo o pago móvil (ej. “Vuelto $30 en Bs vía Pago Móvil”). 🟨 6.2 Entrega del Vuelto Calcular el vuelto exacto según el tipo de cambio del día (si aplica). Ejemplo: $30 × Bs. 40 = Bs. 1.200 Confirmar con el paciente la forma de entrega: 💵 En efectivo (si hay disponibilidad). 📲 Por pago móvil (si se prefiere transferencia). Realizar la entrega o transferencia y mostrar comprobante o billetes al paciente. Solicitar al paciente que confirme la recepción del vuelto. 🟦 6.3 Registro en el POS En el módulo de pago del sistema POS: Ingresar monto recibido completo ($100) . Seleccionar “Registrar vuelto” y colocar el valor exacto ($30). Indicar método de devolución (efectivo o pago móvil) . Guardar comprobante o referencia de pago móvil si aplica. 🟧 6.4 Notificación en el Formulario de Control Ingresar al formulario de “Notificación de Vueltos” y registrar: Fecha y hora Nombre del paciente Monto total del servicio ($70) Monto recibido ($100) Monto del vuelto ($30) Método de devolución (Pago móvil / Efectivo) Número de referencia (si es transferencia) Nombre y firma de la recepcionista Enviar copia digital o reporte automático al cierre del día. 🟥 6.5 Validación del Cierre Diario La gerente o supervisora revisará que: Los vueltos registrados en POS coincidan con el formulario. Los comprobantes de pago móvil estén anexos. El efectivo en caja corresponda al saldo neto después de los vueltos. Cualquier diferencia deberá documentarse y firmarse en la bitácora de incidencias . 7. Controles y Registros Control Responsable Frecuencia Registro de vuelto en POS Recepcionista En cada transacción Notificación en formulario Recepcionista Diario Revisión de cierres Gerente Diario Conciliación de comprobantes Contabilidad Semanal 8. Formatos Asociados 📋 Formulario de Notificación de Vueltos (puede ser físico o digital). 🧾 Comprobante de Pago Móvil (anexo digital). 💼 Planilla de Cierre de Caja Diario (incluye columna de “Vueltos registrados”). 9. Ejemplo Práctico Concepto Monto Método Observación Servicio: Limpieza Dental $70 — — Pago recibido $100 Efectivo Billete $100 Vuelto entregado $30 Pago Móvil Bs. 1.200 Ref. 036492 / BNC Observación — — Confirmado con paciente