Verificación y Autorización de Pagos Antes de Registro en Sistema

1. Nombre del Procedimiento

Verificación, validación y registro controlado de pagos realizados por pacientes.

2. Objetivo

Garantizar que todos los pagos sean verificados y aprobados por las personas designadas antes de ser ingresados en el sistema POS o contable, asegurando la integridad financiera y evitando errores o fraudes en el registro de ingresos.

3. Alcance

Aplica a todas las recepcionistas, cajeros, gerentes y personal administrativo que manejen o supervisen pagos provenientes de pacientes, sin importar el método de pago (efectivo, punto, transferencia, pago móvil, Cashea, Zelle, etc.).

4. Responsables

5. Políticas Generales

• Ningún pago debe ser ingresado al sistema sin validación previa.

• La verificación debe hacerse por una persona autorizada (gerente o contabilidad).

• Todo pago debe tener comprobante o evidencia válida (voucher, captura, número de referencia).

• Si un pago no se ha confirmado, debe marcarse como “pendiente de verificación” en el formulario diario.

• Solo se considerará “confirmado” cuando haya evidencia de que el dinero ingresó efectivamente a la cuenta de la clínica.

• Cualquier intento de registro sin verificación será considerado una falla grave de procedimiento.

6. Procedimiento Detallado

🟢 6.1 Recepción del Comprobante

1. El paciente entrega o envía su comprobante de pago (efectivo, transferencia, Zelle, Cashea, etc.).

2. La recepcionista NO debe registrar nada todavía en el sistema.

3. Se debe llenar el formulario de recepción de pago pendiente con la siguiente información:

   • Nombre del paciente

   • Fecha y hora

   • Monto pagado

   • Método de pago

   • Banco o plataforma

   • Número de referencia o comprobante

   • Nombre de quien recibió el comprobante

🟡 6.2 Verificación del Pago

1. La gerente o persona autorizada revisa la información recibida.

2. Para pagos electrónicos (transferencias, Cashea, Zelle, pago móvil):

   • Confirmar ingreso en la cuenta bancaria o en el panel Cashea.

   • Revisar que monto y nombre coincidan.

3. Para pagos en efectivo o punto de venta:

   • Contar efectivo o revisar voucher impreso.

4. Marcar el pago como “verificado” y firmar o aprobar en el formulario.

🟣 6.3 Registro del Pago en el Sistema

1. Solo después de la verificación, la recepcionista puede registrar el pago en el POS o software contable.

2. Debe ingresar:

   • Monto exacto

   • Método de pago correcto

   • Fecha y número de referencia

   • Nombre del paciente

3. Adjuntar o guardar el comprobante escaneado si el sistema lo permite.

4. Emitir el recibo o factura correspondiente.

🔵 6.4 Archivo y Comunicación

1. Guardar los comprobantes verificados en carpeta física o digital según el día.

2. Anotar en el formulario de cierre diario todos los pagos confirmados.

3. Informar al área contable para su conciliación semanal.

7. Control Interno y Seguridad

8. Formatos Asociados

• 📋 Formulario de Pago Pendiente de Verificación
  (Registro de pagos recibidos aún no confirmados).

• 🧾 Formato de Validación de Pagos Autorizados
  (Firma o sello del validador antes del ingreso al sistema).

• 💼 Planilla de Cierre Diario de Caja
  (Incluye columna “Verificado por”).

9. Ejemplo Práctico

10. Sanciones por Incumplimiento

• Ingresar pagos sin verificación previa puede generar amonestación inmediata.

• Reincidencia o registro de montos falsos será motivo de suspensión o despido, según el reglamento interno.