# Verificación y Autorización de Pagos Antes de Registro en Sistema ### **1. Nombre del Procedimiento** **Verificación, validación y registro controlado de pagos realizados por pacientes.** --- ### **2. Objetivo** Garantizar que **todos los pagos sean verificados y aprobados** por las personas designadas antes de ser ingresados en el sistema POS o contable, asegurando la integridad financiera y evitando errores o fraudes en el registro de ingresos. --- ### **3. Alcance** Aplica a **todas las recepcionistas, cajeros, gerentes y personal administrativo** que manejen o supervisen pagos provenientes de pacientes, sin importar el método de pago (efectivo, punto, transferencia, pago móvil, Cashea, Zelle, etc.). --- ### **4. Responsables**
CargoResponsabilidad
**Recepcionista / Cajera**Recibir comprobantes, verificar visualmente, y **esperar validación** antes de registrar en sistema.
**Gerente o Persona Autorizada**Validar los pagos recibidos, confirmar su recepción en cuentas bancarias, y autorizar el registro.
**Contabilidad**Conciliar y monitorear los pagos registrados en sistema contra los extractos bancarios y reportes.
--- ### **5. Políticas Generales** - **Ningún pago debe ser ingresado al sistema sin validación previa.** - La **verificación debe hacerse por una persona autorizada** (gerente o contabilidad). - Todo pago debe tener **comprobante o evidencia válida** (voucher, captura, número de referencia). - Si un pago no se ha confirmado, debe marcarse como **“pendiente de verificación”** en el formulario diario. - Solo se considerará **“confirmado”** cuando haya evidencia de que el dinero ingresó efectivamente a la cuenta de la clínica. - Cualquier intento de registro sin verificación será considerado una **falla grave de procedimiento.** --- ### **6. Procedimiento Detallado** #### 🟢 **6.1 Recepción del Comprobante** 1. El paciente entrega o envía su comprobante de pago (efectivo, transferencia, Zelle, Cashea, etc.). 2. La recepcionista **NO debe registrar** nada todavía en el sistema. 3. Se debe llenar el **formulario de recepción de pago pendiente** con la siguiente información: - Nombre del paciente - Fecha y hora - Monto pagado - Método de pago - Banco o plataforma - Número de referencia o comprobante - Nombre de quien recibió el comprobante --- #### 🟡 **6.2 Verificación del Pago** 1. La gerente o persona autorizada revisa la información recibida. 2. Para **pagos electrónicos (transferencias, Cashea, Zelle, pago móvil):** - Confirmar ingreso en la cuenta bancaria o en el panel Cashea. - Revisar que monto y nombre coincidan. 3. Para **pagos en efectivo o punto de venta:** - Contar efectivo o revisar voucher impreso. 4. Marcar el pago como **“verificado”** y firmar o aprobar en el formulario. --- #### 🟣 **6.3 Registro del Pago en el Sistema** 1. Solo después de la verificación, la recepcionista puede registrar el pago en el POS o software contable. 2. Debe ingresar: - Monto exacto - Método de pago correcto - Fecha y número de referencia - Nombre del paciente 3. Adjuntar o guardar el comprobante escaneado si el sistema lo permite. 4. Emitir el recibo o factura correspondiente. --- #### 🔵 **6.4 Archivo y Comunicación** 1. Guardar los comprobantes verificados en carpeta física o digital según el día. 2. Anotar en el **formulario de cierre diario** todos los pagos confirmados. 3. Informar al área contable para su conciliación semanal. --- ### **7. Control Interno y Seguridad**
Tipo de ControlFrecuenciaResponsableObservaciones
Verificación de comprobantesDiarioGerenteValidar con extractos o reportes.
Revisión de ingresos POSDiarioContabilidadCruzar con banco y formulario.
Auditoría interna de pagosMensualDirecciónDetectar duplicaciones o errores.
--- ### **8. Formatos Asociados** - 📋 **Formulario de Pago Pendiente de Verificación** (Registro de pagos recibidos aún no confirmados). - 🧾 **Formato de Validación de Pagos Autorizados** (Firma o sello del validador antes del ingreso al sistema). - 💼 **Planilla de Cierre Diario de Caja** (Incluye columna “Verificado por”). --- ### **9. Ejemplo Práctico**
FechaPacienteMontoMétodoReferenciaEstadoVerificado por
14/10/2025María López$80Pago móvil245891✅ VerificadoNaiyarleen
14/10/2025José Gómez$100Cashea55897⏳ Pendiente—
14/10/2025Rosa Díaz$120Efectivo—✅ VerificadoAngélica
--- ### **10. Sanciones por Incumplimiento** - Ingresar pagos sin verificación previa puede generar **amonestación inmediata**. - Reincidencia o registro de montos falsos será motivo de **suspensión o despido**, según el reglamento interno.