1 - Verificación de Historias Clínicas

🎯 Objetivo

Verificar que las historias clínicas físicas coincidan con los registros digitales en Dentalink y Odoo, garantizando que todos los datos, procedimientos, pagos y referidos estén completos y correctos.

📍 Dónde revisar la información

Lugar / Sistema	Qué se revisa	Qué debe haber
📁 Archivo físico	Historia clínica del paciente	- Datos personales - Antecedentes médicos - Odontodiagrama - Rayos X e imágenes anexas - Presupuesto físico firmado - Procedimientos y notas del doctor
🦷 Dentalink	Historia clínica digital del paciente	- Datos completos y actualizados - Odontodiagrama coincidente - Procedimientos con estado correcto - Pagos reflejados con método y monto exactos - Citas de referidos registradas
💰 Odoo (si aplica)	Pagos y facturación	- Pagos registrados correctamente - Coincidencia de totales con Dentalink - Registro de laboratorio (si aplica)
🧾 Checklist / Reporte	Control interno de verificación	- Listado de historias revisadas - Observaciones o inconsistencias anotadas - Reporte semanal a Gerencia

🔍 Qué se hace en la verificación

🧍‍♀️ Datos personales

Revisar los datos del paciente en la historia física.
Confirmar que coincidan con Dentalink (nombre, cédula, teléfono, correo).
Si hay errores o faltantes → notificar a recepción para actualización inmediata.
Verificar que la historia este firmada.

⚕️ Antecedentes médicos

Verificar que los antecedentes estén completos en la historia física.
Confirmar que coincidan con los ingresados en Dentalink.
Si faltan → notificar a la asistente dental.

🦷 Odontodiagrama

Validar que el odontodiagrama esté presente y actualizado.
Confirmar que Dentalink refleje los tratamientos marcados.

📸 Rayos X e imágenes

Confirmar que las rayos x esten cargadas en Dentalink.
Si faltan → solicitar a la asistente de rayos X la carga inmediata.

💰 Presupuesto

Confirmar que exista presupuesto físico firmado por el doctor.
Verificar que esté cargado y aprobado en Dentalink.
Si hay diferencias → reportar a la asistente

💳 Pagos

Confirmar que los pagos estén registrados en:
- La historia física
- Dentalink
- Odoo
- El grupo de pagos de WhatsApp
Verificar que los montos y métodos coincidan en todos.
Si falta un pago: revisar con Caja o POS y reportarlo a Gerencia si no aparece.

🧑‍🔬 Procedimientos

Confirmar que el procedimiento esté anotado en la historia física.
En Dentalink, revisar que esté registrado con el doctor correcto.

🧫 Laboratorio Dental (si aplica)

Verifica que la prestación tenga “Lab” en el nombre (ej. Prótesis Total Lab).
👉 Si no dice “Lab”, no es de laboratorio.
Confirma el nombre del laboratorio (ej. Amadeo) y compáralo con la orden en Odoo.
Revisa que el precio del laboratorio sea correcto.
Si el paciente abonó, verifica que el pago esté asociado a la prestación de laboratorio.
El color del círculo indica el estado del pago:
🟢 abonado 🟡 parcial 🔴 sin abono
No enviar al laboratorio sin autorización si el paciente no ha pagado.

👩‍⚕️ Referidos a Especialistas / Doctores

Revisar si el paciente fue referido a otro especialista.
Confirmar que la cita esté registrada en Dentalink.
Si no lo está → notificar a la Gerente para seguimiento.

📝 Notas del Doctor

Verificar que las anotaciones coincidan entre historia física y Dentalink.
Si falta información → notificar al doctor, asistente o caja según corresponda.

📋 Registros y evidencia

Evidencia	Descripción
🗂️ Checklist de historias revisadas	Marcar historias verificadas y anotar observaciones.
📧 Reporte semanal de inconsistencias	Enviar a la Gerente con casos pendientes o diferencias encontradas.
📁 Archivo físico	Mantener las historias en orden cronológico y firmar cada una como “Revisada”.

🧩 Observaciones y políticas

La Asistente Administrativa no corrige historias, solo revisa y reporta.
Laboratorios sin pago → requieren autorización expresa de Gerencia.
Referidos sin cita → deben escalarse a Gerencia.
Mantener confidencialidad total de toda la información revisada.
No desechar, alterar o retirar hojas de las historias físicas.