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1 - Verificación de Historias Clínicas

Objetivo

Verificar que las historias clínicas físicas coincidan con los registros digitales en Dentalink y Odoo, garantizando que todos los datos, procedimientos, pagos y referidos estén completos y correctos.

📍 Dónde revisar la información

Lugar / Sistema Qué se revisa Qué debe haber
📁 Archivo físico Historia clínica del paciente - Datos personales
- Antecedentes médicos
- Odontodiagrama
- Rayos X e imágenes anexas
- Presupuesto físico firmado
- Procedimientos y notas del doctor
🦷 Dentalink Historia clínica digital del paciente - Datos completos y actualizados
- Odontodiagrama coincidente
- Procedimientos con estado correcto
- Pagos reflejados con método y monto exactos
- Citas de referidos registradas
💰 Odoo (si aplica) Pagos y facturación - Pagos registrados correctamente
- Coincidencia de totales con Dentalink
- Registro de laboratorio (si aplica)
🧾 Checklist / Reporte Control interno de verificación - Listado de historias revisadas
- Observaciones o inconsistencias anotadas
- Reporte semanal a Gerencia

🔍 Qué se hace en la verificación

🧍‍♀️ Datos personales

  • Revisar los datos del paciente en la historia física.

  • Confirmar que coincidan con Dentalink (nombre, cédula, teléfono, correo).

  • Si hay errores o faltantes → notificar a recepción para actualización inmediata.

  • Verificar que la historia este firmada.

⚕️ Antecedentes médicos

  • Verificar que los antecedentes estén completos en la historia física.

  • Confirmar que coincidan con los ingresados en Dentalink.

  • Si faltan → notificar a la asistente dental.

🦷 Odontodiagrama

  • Validar que el odontodiagrama esté presente y actualizado.

  • Confirmar que Dentalink refleje los tratamientos marcados.

📸 Rayos X e imágenes

  • Confirmar que las rayos x esten cargadas en Dentalink.

  • Si faltan → solicitar a la asistente de rayos X la carga inmediata.

💰 Presupuesto

  • Confirmar que exista presupuesto físico firmado por el doctor.

  • Verificar que esté cargado y aprobado en Dentalink.

  • Si hay diferencias → reportar a la asistente

💳 Pagos

  • Confirmar que los pagos estén registrados en:

    • La historia física

    • Dentalink

    • Odoo

    • El grupo de pagos de WhatsApp

  • Verificar que los montos y métodos coincidan en todos.

  • Si falta un pago: revisar con Caja o POS y reportarlo a Gerencia si no aparece.

🧑‍🔬 Procedimientos

  • Confirmar que el procedimiento esté anotado en la historia física.

  • En Dentalink, revisar que esté registrado con el doctor correcto.

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🧫 Laboratorio Dental (si aplica)

  • Verifica que la prestación tenga “Lab” en el nombre (ej. Prótesis Total Lab).
    👉 Si no dice “Lab”, no es de laboratorio.

  • Confirma el nombre del laboratorio (ej. Amadeo) y compáralo con la orden de compra en Odoo.

  • Revisa que el precio del laboratorio sea correcto.

  • Si el paciente abonó, verifica que el pago esté asociado a la prestación de laboratorio.

  • El color del círculo indica el estado del pago:
    🟢 abonado 🟡 parcial 🔴 sin abono

  • No enviar al laboratorio sin autorización si el paciente no ha pagado.

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👩‍⚕️ Referidos a Especialistas / Doctores

  • Revisar si el paciente fue referido a otro especialista.

  • Confirmar que la cita esté registrada en Dentalink.

  • Si no lo está → notificar a la Gerente para seguimiento.

📝 Notas del Doctor

  • Verificar que las anotaciones coincidan entre historia física y Dentalink.

  • Si falta información → notificar al doctor, asistente o caja según corresponda.

📋 Registros y evidencia

Evidencia Descripción
🗂️ Checklist de historias revisadas Marcar historias verificadas y anotar observaciones.
📧 Reporte semanal de inconsistencias Enviar a la Gerente con casos pendientes o diferencias encontradas.
📁 Archivo físico Mantener las historias en orden cronológico y firmar cada una como “Revisada”.

🧩 Observaciones y políticas

  • La Asistente Administrativa no corrige historias, solo revisa y reporta.

  • Laboratorios sin pago → requieren autorización expresa de Gerencia.

  • Referidos sin cita → deben escalarse a Gerencia.

  • Mantener confidencialidad total de toda la información revisada.

  • No desechar, alterar o retirar hojas de las historias físicas.

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