Cierre de Caja (Clinica)
🎯 Objetivo
Garantizar que los ingresos del día (efectivo, puntos, transferencias, Cashea, Binance, Zelle, etc.) estén correctamente registrados en Dentalink (sistema clínico) y Odoo (sistema contable/administrativo), y que el grupo financiero valide diariamente las conciliaciones.
👥 Responsables
| Rol | Función |
|---|---|
| Recepcionista | Realiza el cierre de caja, registra cobros en Dentalink y anexa comprobantes. |
| Gerente de clínica | Supervisa y aprueba el cierre diario. Envía los reportes y soportes al grupo financiero. |
| Grupo financiero (holding) | Revisa y concilia los datos del cierre diario entre Dentalink, Odoo y Cashea. Registra observaciones y consolida la información. |
🕒 Frecuencia
-
Diario, al finalizar la jornada.
📋 Procedimiento operativo
| Etapa | Acción / Tarea | Detalle | Sistema / Documento |
|---|---|---|---|
| 1️⃣ | Conteo físico de caja | Contar billetes y monedas. Separar efectivo de ventas, vueltos y gastos menores. | Caja física / Planilla de cierre |
| 2️⃣ | Verificación de pagos electrónicos | Confirmar transferencias recibidas (Zelle, Binance, Pago Móvil, Cashea, punto de venta, etc.). Guardar capturas. | Capturas / WhatsApp / Bancos |
| 3️⃣ | Registro en Dentalink | Asegurar que cada pago esté registrado bajo el paciente correcto y tratamiento correspondiente. | Dentalink – módulo de pagos |
| 4️⃣ | Verificación en Odoo (POS o Ventas) | Confirmar que las ventas y abonos del día coincidan con Dentalink. Si hay diferencias, notificar a la gerente. | Odoo – Ventas / POS |
| 5️⃣ | Conciliación Cashea vs Odoo | Revisar las operaciones aprobadas en Cashea y confirmar que estén reflejadas en Odoo con igual monto y fecha. | Plataforma Cashea / Odoo |
| 6️⃣ | Conciliación Punto de Venta vs Odoo | Comparar el total del cierre del punto con el registro del POS en Odoo. Si hay diferencia, verificar número de lote y transacción. | Reporte del punto / Odoo |
| 7️⃣ | Revisión de gastos menores | Registrar y justificar los gastos con su comprobante. | Formato “Gastos de Caja Chica” |
| 8️⃣ | Firma y envío del cierre | Recepcionista y gerente firman. La gerente envía todos los soportes al grupo financiero. | Carpeta “Cierres diarios” (Drive / Zoho) |
💼 Revisión del grupo financiero
| Tarea | Descripción | Resultado esperado |
|---|---|---|
| 🔍 Conciliar Dentalink vs Odoo | Verificar que el total de cobros por paciente coincida en ambos sistemas. | Sin diferencias entre sistemas. |
| 💳 Conciliar Cashea | Comparar pagos recibidos vs ventas registradas. Confirmar que todas las operaciones estén “aprobadas”. | Coincidencia 100%. |
| 🧾 Conciliar puntos de venta | Validar lotes, montos y cierres de terminales. | Sin diferencias entre terminal y sistema. |
| 📂 Verificar soportes | Confirmar que los comprobantes sean legibles y estén adjuntos. | Documentación completa. |
| 📈 Consolidar información | Integrar todos los cierres de clínicas en un informe general. | Reporte diario o semanal del holding. |
| ⚠️ Reportar diferencias | Enviar observaciones a la gerente de clínica para corrección. | Retroalimentación diaria. |
🧩 Checklist del cierre (uso diario en clínica)
✅ Efectivo contado y coincide con reporte POS
✅ Transferencias verificadas con soporte
✅ Pagos en Dentalink cuadran con Odoo
✅ Ventas de Cashea conciliadas
✅ Punto de venta conciliado con Odoo
✅ Gastos de caja chica justificados
✅ Firma de gerente y recepcionista
✅ Cierre enviado al grupo financiero