Verificacion Vuelto Pago Movil

Objetivo:
Establecer un procedimiento único para verificar los vueltos entregados por pago móvil tanto en clínicas (pacientes) como en tiendas retail (clientes), garantizando que todos los montos estén correctamente reflejados en el sistema correspondiente (Dentalink u Odoo) y que cada transacción tenga soporte comprobable.

Etapa Acción / Tarea Sistema / Documentos Involucrados Resultado Esperado 1. Recolección del reporte diario Ingresar a la lista de pagos móviles del día o de la semana y filtrar las operaciones que incluyan vueltos, devoluciones o reintegros. - Reporte diario de pagos móviles
- Extracto bancario o app de pago móvil Lista de operaciones con vueltos identificadas. 2. Verificación según tipo de negocio 🔹 Clínicas: ingresar a Dentalink y verificar que el pago total del paciente y el vuelto coincidan con el historial financiero del tratamiento.
🔹 Tiendas Retail: ingresar a Odoo (módulo POS o Ventas) y validar que el vuelto esté reflejado correctamente en el pedido o pago. - Dentalink (clínicas)
- Odoo (tiendas) Confirmación de que el vuelto está correctamente registrado en el sistema. 3. Comparación de montos Comparar el monto del pago recibido con el vuelto entregado y el importe final del producto o servicio. Los valores deben cuadrar sin diferencia. - Dentalink u Odoo
- Lista de pagos móviles Monto exacto entre sistema, pago y vuelto. 4. Verificación de comprobantes Confirmar que exista captura del pago móvil, comprobante de transferencia o nota de devolución, dependiendo del caso. - Capturas de pago móvil
- Comprobante de devolución o reintegro Evidencia documental completa. 5. Registro y control Marcar los registros revisados como “Verificado” o “OK”. En caso de diferencias, dejar observación y reportar a la gerente o contabilidad. - Reporte actualizado
- Columna de observaciones Control de revisión completo. 6. Cierre y archivo Archivar o guardar digitalmente los reportes diarios/semanales con evidencias, capturas y notas internas. - Carpeta digital o archivo compartido “Pagos Móviles” Reporte cerrado y disponible para auditoría o conciliación bancaria.

⚠️ Políticas Generales

Todo vuelto o devolución debe tener soporte (captura o comprobante).

Ningún vuelto se realiza sin verificar el monto total del pago recibido.

Los vueltos deben revisarse el mismo día o durante el cierre diario.

Dentalink y Odoo deben coincidir con los movimientos bancarios.

Toda diferencia detectada se informa a contabilidad o gerencia antes del cierre semanal.

💡 Ejemplos prácticos

Escenario Descripción Acción Clínica: Paciente paga 60 USD, tratamiento cuesta 57 USD En Dentalink debe registrarse el pago de 60 y un vuelto de 3 USD Confirmar que el vuelto de 3 USD esté en la lista de pago móvil con comprobante. Tienda Retail: Cliente paga 500 Bs, compra cuesta 470 Bs En Odoo debe reflejarse el pago completo y el vuelto de 30 Bs Validar que el movimiento coincida con la app bancaria y el POS.

⚙️ Errores comunes y acciones correctivas

Error detectado Causa probable Acción correctiva Vuelto no reflejado en sistema Se entregó efectivo o pago móvil sin registrar Registrar manualmente en Odoo o Dentalink y adjuntar comprobante. Diferencia entre monto del pago y el vuelto Error al ingresar datos o redondeo mal aplicado Revisar factura o POS, corregir monto y documentar ajuste. Falta de comprobante o captura Olvido del cajero o pérdida de evidencia Solicitar comprobante al banco o cliente y anexarlo. Vuelto duplicado o mal asignado Error humano o registro doble Revisar movimientos del día, anular uno de los registros y justificar.

💡 Beneficio:
✅ Control total de dinero circulante.
✅ Evita pérdidas pequeñas pero frecuentes.
✅ Mejora la trazabilidad entre sistemas (Dentalink / Odoo / Banco).
✅ Facilita auditorías y conciliaciones semanales.