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Verificacion Vuelto Pago Movil

Objetivo:
- Verificar que si es una devolucion completa que el paciente o cliente no se haya consumido el producto y se hayan emitido las devoluciones en los softwares correspondientes tanto en dentalink como en odoo.

- Si es solo un vuelto verificar que pago el cliente y si de verdad es un vuelto legitimo.

Etapa Acción / Tarea Sistema / Documentos Involucrados Resultado Esperado
1. Recolección del reporte diario Ingresar a la lista de pagos móviles del día o de la semana y filtrar las operaciones que incluyan vueltos, devoluciones o reintegros. - Reporte diario de pagos móviles
- Extracto bancario o app de pago móvil		 Lista de operaciones con vueltos identificadas.
2. Verificación según tipo de negocio 🔹 Clínicas: ingresar a Dentalink y verificar que el pago total del paciente y el vuelto coincidan con el historial financiero del tratamiento.
🔹 Tiendas Retail: ingresar a Odoo (módulo POS o Ventas) y validar que el vuelto esté reflejado correctamente en el pedido o pago.		 - Dentalink (clínicas)
- Odoo (tiendas)		 Confirmación de que el vuelto está correctamente registrado en el sistema.
3. Comparación de montos Comparar el monto del pago recibido con el vuelto entregado y el importe final del producto o servicio. Los valores deben cuadrar sin diferencia. - Dentalink u Odoo
- Lista de pagos móviles		 Monto exacto entre sistema, pago y vuelto.
4. Verificación de comprobantes Confirmar que exista captura del pago móvil, comprobante de transferencia o nota de devolución, dependiendo del caso. - Capturas de pago móvil
- Comprobante de devolución o reintegro		 Evidencia documental completa.
5. Registro y control Marcar los registros revisados como “Verificado” o “OK”. En caso de diferencias, dejar observación y reportar a la gerente o contabilidad. - Reporte actualizado
- Columna de observaciones		 Control de revisión completo.
6. Cierre y archivo Archivar o guardar digitalmente los reportes diarios/semanales con evidencias, capturas y notas internas. - Carpeta digital o archivo compartido “Pagos Móviles” Reporte cerrado y disponible para auditoría o conciliación bancaria.

⚠️ Políticas Generales

  • Todo vuelto o devolución debe tener soporte (captura o comprobante).

  • Ningún vuelto se realiza sin verificar el monto total del pago recibido.

  • Los vueltos deben revisarse el mismo día o durante el cierre diario.

  • Dentalink y Odoo deben coincidir con los movimientos bancarios.

  • Toda diferencia detectada se informa a contabilidad o gerencia antes del cierre semanal.

💡 Ejemplos prácticos

Escenario Descripción Acción
Clínica: Paciente paga 60 USD, tratamiento cuesta 57 USD En Dentalink debe registrarse el pago de 60 y un vuelto de 3 USD Confirmar que el vuelto de 3 USD esté en la lista de pago móvil con comprobante.
Tienda Retail: Cliente paga 500 Bs, compra cuesta 470 Bs En Odoo debe reflejarse el pago completo y el vuelto de 30 Bs Validar que el movimiento coincida con la app bancaria y el POS.

⚙️ Errores comunes y acciones correctivas

Error detectado Causa probable Acción correctiva
Vuelto no reflejado en sistema Se entregó efectivo o pago móvil sin registrar Registrar manualmente en Odoo o Dentalink y adjuntar comprobante.
Diferencia entre monto del pago y el vuelto Error al ingresar datos o redondeo mal aplicado Revisar factura o POS, corregir monto y documentar ajuste.
Falta de comprobante o captura Olvido del cajero o pérdida de evidencia Solicitar comprobante al banco o cliente y anexarlo.
Vuelto duplicado o mal asignado Error humano o registro doble Revisar movimientos del día, anular uno de los registros y justificar.

💡 Beneficio:
✅ Control total de dinero circulante.
✅ Evita pérdidas pequeñas pero frecuentes.
✅ Mejora la trazabilidad entre sistemas (Dentalink / Odoo / Banco).
✅ Facilita auditorías y conciliaciones semanales.

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