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Entrega de Informacion (Diario, Mensual)

1. Nombre del Procedimiento

Cierre diario de caja, punto de venta y control de laboratorios.

2. Objetivo

Estandarizar el cierre diario de caja, asegurando que toda la información económica del día —incluyendo ingresos, comprobantes, movimientos de punto de venta, adelantos, divisas y laboratorios creados— se reporte correctamente al departamento financiero del holding.

3. Responsables

Cargo Responsabilidad
Recepcionista Ejecutar el cierre de caja y preparar el reporte diario.
Gerente de Clínica Verificar el contenido, firmar y enviar el reporte por correo electrónico, y resguardar o entregar el sobre físico.
Departamento Financiero del Holding Recibir, revisar y conciliar la información diaria enviada.

4. Contenido del Cierre Diario

Cada cierre diario debe incluir obligatoriamente lo siguiente:

📧 Parte Digital (Correo electrónico)

Enviar antes de las 7:00 p.m. con el asunto:
“[Nombre de la Clínica] – Cierre Diario [Fecha]”

Adjuntos obligatorios:

  1. 🧾 Reporte de cierre diario de caja (PDF o Excel):

    • Total de ventas del día.

    • Desglose por método de pago:

      • Efectivo

      • Punto de venta

      • Pago móvil / Transferencias

      • Zelle / Cashea / Otros

    • Firmado digitalmente por la recepcionista y la gerente.

  2. 💳 Comprobante escaneado del cierre del punto de venta bancario.

  3. 👥 Informe de adelantos o préstamos a empleados o doctores.

  4. 💲 Informe de compra o cambio de divisas realizados en caja.

Reportar devolciones y reembolsos de pacientes

🧮 Lista de laboratorios creados durante el día, con los siguientes datos:

Fecha Nombre del Paciente Cédula Doctor Responsable Nombre del Laboratorio Monto Estimado / Estado
15/10/2025 María López V-24.345.678 Dr. Espinoza DentalArt Pendiente
15/10/2025 José Castillo V-30.112.090 Dra. Mariela Arroyo OdontoLab Pagado
15/10/2025 Rosa Díaz V-28.998.412 Dra. Francesca Di Luzio BioDental Enviado

📌 Esta lista permite conciliar los pagos a laboratorios y controlar trabajos enviados o pendientes.

📎 Notas u observaciones especiales del día (si aplica).

📦 Parte Física (Sobre Sellado)

El sobre se entrega al mensajero o persona autorizada para traslado al holding, identificado con:
Fecha – Nombre de Clínica – Monto en Efectivo – Nombre de Gerente – Sello y Firma

Debe contener:

  • 💵 Efectivo recibido del día (con comprobante de conteo).

  • 🧾 Comprobante original del cierre del punto de venta.

  • 📄 Cualquier documento físico adicional (factura o nota de débito firmada).

5. Políticas

  • El correo electrónico y el sobre deben enviarse el mismo día.

  • No se aceptan reportes sin la lista de laboratorios.

  • Los laboratorios deben identificarse con nombre completo del paciente y cédula (no iniciales ni apodos).

  • Cualquier diferencia detectada deberá explicarse en las observaciones del cierre.

6. Ejemplo del Asunto y Adjuntos

📧 Asunto:
CCOB – Cierre Diario 15/10/2025

📎 Adjuntos:

  • CierreCaja_151025.pdf

  • CierrePOS_151025.pdf

  • Adelantos_151025.pdf

  • Laboratorios_151025.xlsx

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