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1. Recepción de mercancía

Objetivo: Registrar y verificar toda mercancía que ingresa a la tienda.

Procedimiento:

  • Se recibe la mercancía con factura o recibo del proveedor.

  • Se grapa la siguiente documentación en orden:

    1. Factura o recibo del proveedor.

    2. Comprobante del flete (si aplica).

    3. Registro de entrada de inventario (formato o reporte del sistema).

  • El encargado de inventario debe revisar cantidad, estado y coincidencia con la orden de compra o pedido.

  • Si hay diferencias o productos dañados, deben reportarse a Gerencia antes de firmar la recepción.

  • El paquete de documentos se archiva en la carpeta “Recepción de Mercancía” (físico o digital).

2. Transferencias entre tiendas

Objetivo: Registrar y documentar todos los movimientos de productos entre sucursales.

Procedimiento:

  • Cada transferencia debe tener recibo de salida y recibo de entrada (firmados por ambas tiendas).

  • Se grapan juntos todos los recibos de compra o traslado entre tiendas.

  • Se debe indicar claramente:

    • Fecha y hora del traslado.

    • Nombre de la tienda que envía y la que recibe.

    • Cantidad, descripción y código de los productos.

    • Nombre y firma de quien entrega y recibe.

  • Archivar el juego de documentos en la carpeta “Transferencias entre tiendas”.

  • Registrar en el sistema (Odoo u otro ERP) la transferencia correspondiente.

3. Servicio de envíos externos

Objetivo: Controlar los despachos de productos a otras ciudades o clientes mediante transporte externo.

Tipos de envío y flujo financiero:

🚕 a. Flete Taxi (envíos locales o regionales)

  • Se realiza un reporte de envíos indicando:

    • Ciudad de destino (ej. Puerto Ordaz, Upata, San Félix, etc.).

    • Cantidad de paquetes o guías entregadas.

    • Nombre del chofer o transporte usado.

  • El desembolso (pago del flete) se realiza después de enviar, una vez verificado el envío.

  • El recibo del flete se grapa al reporte del día y se archiva en “Fletes – Taxi”.

📦 b. Flete con empresa de envío (MRW, Domesa, etc.)

  • Se elabora un reporte de envíos MRW, con número de guía, cliente y ciudad de destino.

  • El desembolso se hace antes de enviar, con factura o recibo de la empresa.

  • Se grapan:

    1. Factura o comprobante de MRW.

    2. Reporte de envíos del día.

    3. Copia de las guías.

  • Archivar en la carpeta “Fletes – MRW”.

4. Reportes y control

  • El encargado debe entregar semanalmente a Gerencia o Holding:

    • Reporte de recepción de mercancía.

    • Reporte de transferencias entre tiendas.

    • Reporte de envíos externos (Taxi y MRW).

  • Todos los documentos deben archivarse cronológicamente (por fecha de envío o recepción).

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