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Manejo de Entradas de Dinero

1. Nombre del Procedimiento

Recepción, registro y control de entradas de dinero por servicios odontológicos.

2. Objetivo

Establecer un procedimiento estandarizado para garantizar el correcto manejo, registro, resguardo y reporte de todos los ingresos percibidos por la clínica odontológica, asegurando transparencia y control financiero diario.

3. Alcance

Aplica a todas las operaciones realizadas por la recepcionista, desde la recepción de pagos de pacientes hasta el cierre diario de caja, e incluye todos los métodos de pago disponibles.

4. Responsables

  • Recepcionista: Recibir, verificar, registrar y resguardar los pagos.

  • Gerente o Coordinadora: Supervisar los cierres diarios y validar los montos reportados.

  • Contabilidad: Conciliar ingresos con extractos bancarios y sistemas contables.

5. Políticas Generales

  • Ningún pago debe quedar sin recibo o comprobante.

  • Todos los movimientos deben registrarse el mismo día.

  • El dinero en efectivo y divisas se guarda en caja bajo llave.

  • Los comprobantes de Zelle, transferencia y Cashea deben anexarse al reporte diario.

  • Las devoluciones o ajustes requieren aprobación de gerencia.

6. Métodos de Pago Aceptados

Tipo de Pago Descripción Validación Requerida
💵 Efectivo (Bs / $) Pago directo en caja. Conteo físico y registro.
💳 Tarjeta (Punto de Venta) Pago con débito o crédito. Voucher firmado y aprobado.
🏦 Transferencia Bancaria Desde cuenta nacional. Captura o referencia confirmada.
📲 Pago Móvil Pago inmediato entre bancos. Confirmación visual o notificación.
💵 Divisas (Efectivo) Billetes USD. Verificación de autenticidad.
🌐 Zelle / Internacional Pago desde cuenta extranjera. Correo de confirmación o captura.
💠 Cashea / Crédito Interno Pago en cuotas. Validación previa del crédito.
🧾 Abonos Parciales Pagos fraccionados de tratamientos. Registro con saldo pendiente.

7. Procedimiento Detallado

7.1 Recepción del Pago

  1. Verificar que el servicio haya sido cargado correctamente en el sistema.

  2. Confirmar con el paciente el monto total a pagar y el método de pago elegido.

  3. Procesar el pago según el método:

    • Efectivo: Contar frente al paciente.

    • Punto de venta: Solicitar tarjeta y confirmar aprobación del voucher.

    • Transferencia / Pago móvil: Solicitar y verificar comprobante.

    • Divisas: Revisar autenticidad.

    • Zelle / Cashea: Validar recepción en correo o sistema.

  4. Emitir recibo o factura inmediatamente.

  5. Entregar comprobante al paciente y conservar copia física o digital.

7.2 Registro del Pago

  1. Registrar el pago en el sistema POS o planilla de control diario indicando:

    • Fecha

    • Nombre del paciente

    • Monto

    • Método de pago

    • Referencia / número de operación

    • Observación (ej. abono, pago total, promoción, etc.)

  2. Si el pago corresponde a abono parcial, registrar también el saldo pendiente.

  3. Marcar el estado del pago como “confirmado” en el sistema.

7.3 Cierre Diario de Caja

  1. Al finalizar la jornada:

    • Contar efectivo (Bs y $) y registrar totales.

    • Separar pagos por método (efectivo, punto, transferencias, etc.).

    • Verificar que el total coincida con el sistema o reporte.

  2. Completar la planilla de cierre diario, firmada por la recepcionista y validada por la gerente.

  3. Guardar dinero y comprobantes en sobres identificados por fecha.

  4. Entregar reporte y fondos al cierre de turno o a la gerencia según horario.

7.4 Reporte a Gerencia y Contabilidad

  1. Enviar por correo o WhatsApp empresarial el reporte diario escaneado con:

    • Totales por método de pago

    • Comprobantes bancarios y vouchers

    • Observaciones de incidencias (pagos duplicados, errores, etc.)

  2. Contabilidad verificará conciliación con extractos y sistemas.

8. Controles Internos

  • Caja debe cuadrar con el total del sistema POS.

  • Ningún recibo puede emitirse sin pago confirmado.

  • Cualquier error o diferencia debe notificarse de inmediato.

  • Todo reembolso requiere autorización escrita de gerencia.

  • La recepción no puede retener dinero fuera del turno laboral.

9. Formatos Asociados

  • 🧾 Formato de Control Diario de Ingresos (por método de pago)

  • 💼 Planilla de Cierre de Caja

  • 📋 Registro de Abonos de Pacientes

  • 📧 Plantilla de Reporte Diario a Contabilidad

10. Frecuencia

Este procedimiento se ejecuta diariamente, al cierre de cada jornada laboral.

11. Anexos

  • Ejemplo de planilla de cierre diario.

  • Ejemplo de recibo o factura.

  • Ejemplo de reporte de abonos.

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