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1. Registro de un Pago en Caja

1. Nombre del Procedimiento

Recepción, registro y control de entradas de dinero por servicios odontológicos.

2. Objetivo

EstablecerRegistrar un procedimientopago estandarizado para garantizar el correcto manejo, registro, resguardo y reporte de todos los ingresos percibidos poren la clínica odontológica, asegurando transparencia y control financiero diario.caja

3.

 Alcance

Aplica a todas las operaciones realizadas por la recepcionista, desde la recepción de pagos de pacientes hasta el cierre diario de caja, e incluye todos los métodos de pago disponibles.

4. Responsables

    Recepcionista: Recibir, verificar, registrar y resguardar los pagos.

    Gerente o Coordinadora: Supervisar los cierres diarios y validar los montos reportados.

    Contabilidad: Conciliar ingresos con extractos bancarios y sistemas contables.

    5. Políticas Generales

    • Ningún pago debe quedar sin recibo o comprobante.

    • Todos los movimientos deben registrarse el mismo día.

    • El dinero en efectivo y divisas se guarda en caja bajo llave.

    • Los comprobantes de Zelle, transferencia y Cashea deben anexarse al reporte diario.

    • Las devoluciones o ajustes requieren aprobación de gerencia.

    6. Métodos de Pago Aceptados

    Tipo de Pago Descripción Validación Requerida
    💵 Efectivo (Bs / $) Pago directo en caja. Conteo físico y registro.
    💳 Tarjeta (Punto de Venta) Pago con débito o crédito. Voucher firmado y aprobado.
    🏦 Transferencia Bancaria Desde cuenta nacional. Captura o referencia confirmada.
    📲 Pago Móvil Pago inmediato entre bancos. Confirmación visual o notificación.
    💵 Divisas (Efectivo) Billetes USD. Verificación de autenticidad.
    🌐 Zelle / Internacional Pago desde cuenta extranjera. Correo de confirmación o captura.
    💠 Cashea / Crédito Interno Pago en cuotas. Validación previa del crédito.
    🧾 Abonos Parciales Pagos fraccionados de tratamientos. Registro con saldo pendiente.

    7. Procedimiento Detallado

    7.Paso 1 - Recepción del Pago

      Paso Acción Clave Detalles / Cómo hacerlo 1 Verificar que el servicioMonto haya sido

      • cargado correctamenteBuscar en Dentalink o presupuesto el sistema.total a pagar.

      •

      Si hay dudas, preguntar al odontólogo. 2 Cobrar al Paciente

      Confirmar• conInformar elal paciente el monto totaltotal.

      a

      • pagarPreguntar y recibir el método de pago elegido.(Zelle, Tarjeta, Efectivo, etc.).

      3

      Reportar en WhatsApp

      • Enviar al grupo de "Pagos":    

        Foto del comprobante.     2.

        ProcesarMonto elen pagoDólares según el método:

          Efectivo: Contar frente al paciente.

          (USD).     3. Nombre del Paciente. 4 Validar el Pago

          • Punto(Crítico) Confirmar que el dinero entró antes de venta: Solicitar tarjeta y confirmar aprobación del voucher.

          Transferencia / Pago móvil: Solicitar y verificar comprobante.

          Divisas: Revisar autenticidad.

          Zelle / Cashea: Validar recepciónregistrarlo en correo o sistema.

          Emitir recibo o factura inmediatamente.

          Entregar comprobante al paciente y conservar copia física o digital.

          7.Paso 2 - Registro del Pago

            Registrar el pago en el sistema POS o planilla de control diarioOdoo indicando:

              1. Ref.  Acción Clave Instrucciones  1 Cargar Tratamientos Haz clic en los íconos de los servicios que se va a pagar (Ej: "Consulta General", "Rayos X"). 2 2. Verificar Total

                FechaRevisa que el Total en $ y Bs. sea el correcto.

                NOTA: Si la tasa (monto en Bs.F) se ve incorrecta, notifica a Gerencia antes de cobrar.

                3 3. Asignar Doctor Haz clic en el botón Vendedor y selecciona el nombre del odontólogo que realizó el tratamiento. 4.  4. Seleccionar Cliente Haz clic en Cliente. Búscalo por su nombre. (Solo crea el cliente si es nuevo y no está en el sistema).

            Nombreimage.png

            Proceso: Búsqueda y Creación de Clientes

            Al presionar el boton de clientes debe realizar lo siguiente

            Ref. (Imagen) Paso Acción 1 Buscar Px Escribe el nombre o cédula del paciente en la barra de búsqueda y presiona Enter. 2 Buscar Más Si el paciente no aparece en la primera lista, haz clic en el botón "Buscar más" para una búsqueda completa. 3 Crear Px Si el paciente realmente no existe después de buscar, haz clic en "Crear" para registrar sus datos desde cero.

            image.png

            Despues

            de

            Monto

            seleccionar el cliente

            Métodohacer clic en el boton de pago

            image.png 

            Referencia / número de operación

            Observación (ej. abono, pago total, promoción, etc.)

            SiRegistrar el pago corresponde a abono parcial, registrar también el saldo pendiente.

            Marcar

            elRef. estado(Imagen) delPaso pagoAcción como(Simplificado) “confirmado”1 1. Seleccionar Método • Haz clic en el sistema.

            7.3 Cierre Diariométodo de Cajapago

              que usó

              Alel finalizar la jornada:

                Contar efectivopaciente (BsEj: "Zelle (CASHEA)", "Efectivo Dólares"). • Si el paciente paga con varios métodos (ej. parte en Zelle y $)parte en efectivo), selecciona el primer método, ingresa su monto, y registrarluego totales.

                selecciona el segundo.

                Separar

                pagospor2 método2. Cuadrar el Monto • Usa el teclado numérico (efectivo,en punto,el transferencias,centro) etc.).para ingresar el

                Verificarmonto pagado. • (Verificación Clave) Asegúrate de que el totalcampo coincida"Restantes" (Área 2) muestre $ 0,00 (o el vuelto correcto si paga con un monto superior en efectivo).

                3 3. Revisar el sistemaResumen o• reporte.Confirma

                Completaren la sección planilla"Resumen" de(Área cierre3) diario,que firmadalos por la recepcionistamontos y validada por la gerente.

                Guardar dinero y comprobantes en sobres identificados por fecha.

                Entregar reporte y fondos al cierre de turno o a la gerencia según horario.

                7.4 Reporte a Gerencia y Contabilidad

                  Enviar por correo o WhatsApp empresarial el reporte diario escaneado con:

                    Totales por métodométodos de pago

                    sean correctos

                    Comprobantes bancarios y vouchers

                    Observacionesantes de incidenciasfinalizar.

                    (pagos duplicados, errores, etc.)

                    Contabilidad verificará conciliación con extractos y sistemas.

                    8. Controles Internos

                      Caja debe cuadrar con el total del sistema POS.

                      Ningún recibo puede emitirse sin pago confirmado.

                      Cualquier error o diferencia debe notificarse de inmediato.

                      Todo reembolso requiere autorización escrita de gerencia.

                      La recepción no puede retener dinero fuera del turno laboral.

                      9. Formatos Asociados

                        🧾 Formato de Control Diario de Ingresos (por método de pago)

                        💼 Planilla de Cierre de Caja

                        📋 Registro de Abonos de Pacientes

                        📧 Plantilla de Reporte Diario a Contabilidad

                        10. Frecuencia

                        Este procedimiento se ejecuta diariamente, al cierre de cada jornada laboral.image.png

                        11.

                         Anexos

                          Ejemplo de planilla de cierre diario.

                          Ejemplo de recibo o factura.

                          Ejemplo de reporte de abonos.

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