Manejo de Vueltos en Pagos Mixtos o con Diferencia de Cambio

1. Nombre del Procedimiento

Procedimiento para el registro y notificación de vueltos por pagos en efectivo o pago móvil.

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2. Objetivo

Garantizar que los vueltos generados por pagos en efectivo o combinados (efectivo + pago móvil) se manejen de manera transparente, controlada y registrada, evitando diferencias en caja y asegurando trazabilidad en el sistema POS y el formulario de control diario.

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3. Alcance

Este procedimiento aplica a todas las transacciones realizadas por la recepcionista de la clínica odontológica en las que se deba regresar dinero al paciente por excedente de pago, en cualquier moneda o método.

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4. Responsables

• Recepcionista:

  • Registrar correctamente el monto total recibido y el vuelto en el sistema POS.

  • Efectuar el reembolso en la moneda o método acordado.

  • Registrar la notificación del vuelto en el formulario de control.

• Gerente o supervisora:

  • Verificar las notificaciones y validar que los vueltos coincidan con los registros de caja.

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5. Políticas Generales

• Todo vuelto debe quedar registrado en el POS y en el formulario de control de vueltos.

• El vuelto debe entregarse o transferirse al momento del pago.

• No se permiten vueltos sin comprobante o sin registro digital.

• Las diferencias deben justificarse y notificarse a gerencia de inmediato.

• Se debe especificar la moneda y método del vuelto (ej. $30 en efectivo, Bs por pago móvil, etc.).

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6. Procedimiento Detallado

🟩 6.1 Recepción del Pago

1. Verificar el monto del tratamiento o servicio en el sistema (ej. $70).

2. Confirmar con el paciente el monto que entregará o transferirá (ej. $100 en efectivo).

3. Registrar en el sistema POS:

   • Monto recibido: $100

   • Método de pago: Efectivo

   • Vuelto: $30

   • Forma del vuelto: especificar si será en efectivo o pago móvil (ej. “Vuelto $30 en Bs vía Pago Móvil”).

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🟨 6.2 Entrega del Vuelto

1. Calcular el vuelto exacto según el tipo de cambio del día (si aplica).

   • Ejemplo: $30 × Bs. 40 = Bs. 1.200

2. Confirmar con el paciente la forma de entrega:

   • 💵 En efectivo (si hay disponibilidad).

   • 📲 Por pago móvil (si se prefiere transferencia).

3. Realizar la entrega o transferencia y mostrar comprobante o billetes al paciente.

4. Solicitar al paciente que confirme la recepción del vuelto.

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🟦 6.3 Registro en el POS

1. En el módulo de pago del sistema POS:

   • Ingresar monto recibido completo ($100).

   • Seleccionar “Registrar vuelto” y colocar el valor exacto ($30).

   • Indicar método de devolución (efectivo o pago móvil).

   • Guardar comprobante o referencia de pago móvil si aplica.

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🟧 6.4 Notificación en el Formulario de Control

1. Ingresar al formulario de “Notificación de Vueltos” y registrar:

   • Fecha y hora

   • Nombre del paciente

   • Monto total del servicio ($70)

   • Monto recibido ($100)

   • Monto del vuelto ($30)

   • Método de devolución (Pago móvil / Efectivo)

   • Número de referencia (si es transferencia)

   • Nombre y firma de la recepcionista

2. Enviar copia digital o reporte automático al cierre del día.

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🟥 6.5 Validación del Cierre Diario

1. La gerente o supervisora revisará que:

   • Los vueltos registrados en POS coincidan con el formulario.

   • Los comprobantes de pago móvil estén anexos.

   • El efectivo en caja corresponda al saldo neto después de los vueltos.

2. Cualquier diferencia deberá documentarse y firmarse en la bitácora de incidencias.

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7. Controles y Registros

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8. Formatos Asociados

• 📋 Formulario de Notificación de Vueltos (puede ser físico o digital).

• 🧾 Comprobante de Pago Móvil (anexo digital).

• 💼 Planilla de Cierre de Caja Diario (incluye columna de “Vueltos registrados”).

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9. Ejemplo Práctico