2.2. Archivo de historias

Objetivo

Mantener las historias clínicas físicas organizadas por cédula de identidad y garantizar que se entreguen o muestren únicamente a personal autorizado, optimizando el uso de carpetas mediante el traslado de historias inactivas.

Responsable

• Principal: Persona encargada del archivo de historias (ej. asistente dental).

• Apoyo: Asistente Administrativo de Clínica (cuando la Gerente lo solicite o sea necesario).

Procedimiento Paso a Paso

1. Recepción de historias al cierre

   • Al finalizar la jornada, recibir todas las historias clínicas físicas usadas en el día.

   • Revisar que estén completas y revisadas (según SOP 2.1).

2. Entrega para archivo

   • Entregar las historias revisadas a la persona encargada del archivo físico.

   • Informar si alguna historia presenta observaciones o inconsistencias.

   • Solo archivar directamente si la Gerente lo solicita o en ausencia de la persona encargada.

3. Acceso y visualización de historias

   • Las historias pueden ser entregadas o mostradas a:

     • Asistentes dentales.

     • Recepcionista.

     • Gerente.

     • Odontólogos, solo de pacientes que ellos atienden.

   • Si un odontólogo solicita ver la historia de un paciente que no es suyo → notificar de inmediato a la Gerente antes de entregarla.

4. Historias inactivas (pacientes con más de 2 años sin asistir)

   • Identificar pacientes inactivos en Dentalink.

   • Retirar su historia física del archivo principal (por la persona encargada).

   • Guardar el contenido en cajas organizadas por cédula.

   • Etiquetar cada caja con rango de cédulas y fecha de traslado.

   • Reutilizar la carpeta vacía para pacientes nuevos.

5. Pacientes que regresan después de años

   • Localizar su historia en las cajas de inactivas.

   • Opción 1: reactivar la historia antigua en una carpeta disponible.

   • Opción 2: crear una historia nueva y dejar la vieja como respaldo.

   • Notificar a la Gerente si se abre una historia nueva.

Registros

• Lista de historias entregadas a la persona encargada de archivar.

• Registro de historias trasladadas a cajas.

• Nota cuando se muestra una historia a un odontólogo que no es su paciente (para control gerencial).

Observaciones

• La Asistente Administrativa no archiva directamente, salvo casos excepcionales autorizados.

• Las carpetas vacías deben reutilizarse para pacientes nuevos.

• Las historias nunca se eliminan, únicamente se trasladan a cajas al volverse inactivas.

• Los odontólogos solo pueden ver las historias de sus pacientes; otros casos requieren autorización de Gerencia.