2.2. Archivo de historias
Objetivo
Mantener las historias clínicas físicas organizadas por cédula de identidad y garantizar que se entreguen o muestren únicamente a personal autorizado, optimizando el uso de carpetas mediante el traslado de historias inactivas.
Responsable
Principal: Persona encargada del archivo de historias (ej. asistente dental).
Apoyo: Asistente Administrativo de Clínica (cuando la Gerente lo solicite o sea necesario).
Procedimiento Paso a Paso
Recepción de historias al cierre
Al finalizar la jornada, recibir todas las historias clínicas físicas usadas en el día.
Revisar que estén completas y revisadas (según SOP 2.1).
Entrega para archivo
Entregar las historias revisadas a la persona encargada del archivo físico.
Informar si alguna historia presenta observaciones o inconsistencias.
Solo archivar directamente si la Gerente lo solicita o en ausencia de la persona encargada.
Acceso y visualización de historias
Las historias pueden ser entregadas o mostradas a:
Asistentes dentales.
Recepcionista.
Gerente.
Odontólogos, solo de pacientes que ellos atienden.
Si un odontólogo solicita ver la historia de un paciente que no es suyo → notificar de inmediato a la Gerente antes de entregarla.
Historias inactivas (pacientes con más de 2 años sin asistir)
Identificar pacientes inactivos en Dentalink.
Retirar su historia física del archivo principal (por la persona encargada).
Guardar el contenido en cajas organizadas por cédula.
Etiquetar cada caja con rango de cédulas y fecha de traslado.
Reutilizar la carpeta vacía para pacientes nuevos.
Pacientes que regresan después de años
Localizar su historia en las cajas de inactivas.
Opción 1: reactivar la historia antigua en una carpeta disponible.
Opción 2: crear una historia nueva y dejar la vieja como respaldo.
Notificar a la Gerente si se abre una historia nueva.
Registros
Lista de historias entregadas a la persona encargada de archivar.
Registro de historias trasladadas a cajas.
Nota cuando se muestra una historia a un odontólogo que no es su paciente (para control gerencial).
Observaciones
La Asistente Administrativa no archiva directamente, salvo casos excepcionales autorizados.
Las carpetas vacías deben reutilizarse para pacientes nuevos.
Las historias nunca se eliminan, únicamente se trasladan a cajas al volverse inactivas.
Los odontólogos solo pueden ver las historias de sus pacientes; otros casos requieren autorización de Gerencia.