Recepción de Facturas
Objetivo
Establecer el procedimiento para recibir, verificar, registrar y relacionar facturas con sus respectivas órdenes de compra, órdenes de recepción y comprobantes de flete, garantizando control total antes del pago.
| Etapa | Acción / Tarea | Documentos que se Grapan o Adjuntan | Resultado Esperado |
|---|---|---|---|
| 1. Recepción de facturas | Recibir facturas enviadas por las tiendas o clínicas (físicas o digitales). | - Factura del proveedor - Orden de recepción - Recibo o factura del flete |
Facturas organizadas y listas para revisión. |
| 2. Verificación | Confirmar que la factura esté completa y coincida con la orden de compra emitida. | - Orden de compra - Factura recibida |
Validación de que el gasto corresponde a una compra autorizada. |
| 3. Registro de factura | Registrar la factura en el sistema (Odoo / Zoho Books). | - Orden de compra - Factura - Orden de recepción |
Factura registrada con su respectiva OC. |
| 4. Conciliación de pago | Revisar si el pago ya fue realizado o está pendiente. Si fue pagado, conciliarlo con el comprobante. | - Factura - Comprobante de pago - Recibo del flete |
Facturas conciliadas o programadas en cuentas por pagar. |
| 5. Registro de flete | Verificar que cada factura tenga su recibo de flete. Asociar el gasto y definir cómo se reparte en el costo (por producto o porcentaje). | - Factura principal - Recibo de flete |
Flete asignado correctamente al costo de producto o gasto logístico. |
| 6. Control final y archivo | Revisar que el expediente tenga todos los documentos grapados y firmados. Archivar por fecha o proveedor. | - Orden de compra - Orden de recepción - Factura - Flete - Comprobante de pago (si aplica) |
Documentación completa, lista para auditoría o revisión. |