Recepción de Facturas (Mercancia)
Objetivo:
Definir el procedimiento para generar en el sistema las facturas físicas recibidas, asegurando su correcta vinculación con las órdenes de compra y recepción previamente registradas.
| Etapa | Acción / Tarea | Documentos que se Grapan o Adjuntan | Resultado Esperado |
|---|---|---|---|
| 1. Recepción de factura física | Recibir la factura física enviada desde la tienda o clínica. Verificar que venga acompañada de la orden de compra y la orden de recepción. | - Factura física del proveedor - Orden de compra (OC) - Orden de recepción (OR) - Recibo o factura de flete |
Factura lista para ser registrada en el sistema. |
| 2. Verificación de datos | Revisar que los montos, productos, cantidades y proveedor coincidan con la orden de compra y la orden de recepción en sistema. | - OC registrada - OR registrada - Factura física |
Validación de coincidencia entre documento físico y registros del sistema. |
| 3. Generación de factura en sistema | Crear la factura en el sistema (Odoo / Zoho Books). Asociarla a la OC y OR ya registradas. Ingresar los datos tal como aparecen en la factura física. | - Factura física - OC - OR |
Factura digital generada y vinculada correctamente. |
| 4. Asociación de flete | Agregar el gasto del flete a la factura o como costo adicional según corresponda. Definir si se reparte por producto o monto total. | - Recibo o factura del flete - Factura generada |
Flete vinculado correctamente al costo o gasto logístico. |
| 5. Conciliación / Estado de pago | Verificar si la factura ya fue pagada o está pendiente. Si ya se pagó, conciliar con el comprobante. Si no, dejarla marcada como “pendiente en CxP”. | - Factura generada - Comprobante de pago (si existe) |
Factura conciliada o registrada como pendiente de pago. |
| 6. Archivo final | Grapar o guardar digitalmente todos los documentos. Archivar en carpeta por proveedor o fecha. | - OC - OR - Factura física - Recibo de flete - Comprobante de pago (si aplica) |
Expediente completo y organizado para revisión o auditoría. |
💡 Notas rápidas:
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No se genera ninguna factura sin revisar primero que la OC y OR existan en sistema.
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Si hay diferencia entre los montos físicos y los registrados, se reporta antes de generar la factura.
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Si el proveedor envió varios fletes por diferentes pedidos, se debe indicar claramente a qué factura corresponde cada uno.