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Recepción de Facturas (Mercancia)

ObjetivoObjetivo:

Establecer
Definir el procedimiento para recibir,generar verificar,en registrarel ysistema relacionarlas facturas físicas recibidas, asegurando su correcta vinculación con sus respectivaslas órdenes de compra,compra órdenes dey recepción ypreviamente comprobantesregistradas.

de
flete,
garantizando control total antes del pago.
Etapa Acción / Tarea Documentos que se Grapan o Adjuntan Resultado Esperado
1. Recepción de facturasfactura física Recibir facturasla enviadasfactura porfísica lasenviada tiendasdesde la tienda o clínicasclínica. (físicasVerificar oque digitales).venga acompañada de la orden de compra y la orden de recepción. - Factura física del proveedor
- Orden de compra (OC)
- Orden de recepción (OR)
- Recibo o factura delde flete		 FacturasFactura organizadas y listaslista para revisión.ser registrada en el sistema.
2. Verificación de datos ConfirmarRevisar que lalos facturamontos, estéproductos, completacantidades y coincidaproveedor coincidan con la orden de compra emitida.y la orden de recepción en sistema. - OrdenOC deregistrada
- compraOR registrada
- Factura recibidafísica		 Validación de quecoincidencia elentre gastodocumento correspondefísico ay unaregistros compradel autorizada.sistema.
3. RegistroGeneración de factura en sistema RegistrarCrear la factura en el sistema (Odoo / Zoho Books). Asociarla a la OC y OR ya registradas. Ingresar los datos tal como aparecen en la factura física. - OrdenFactura de comprafísica
- FacturaOC
- Orden de recepciónOR		 Factura registradadigital congenerada suy respectivavinculada OC.correctamente.
4. Conciliación de pago
Revisar si el pago ya fue realizado o está pendiente. Si fue pagado, conciliarlo con el comprobante. - Factura
- Comprobante de pago
- Recibo del flete Facturas conciliadas o programadas en cuentas por pagar. 5. RegistroAsociación de flete Verificar que cada factura tenga su recibo de flete. AsociarAgregar el gasto ydel definirflete cómoa la factura o como costo adicional según corresponda. Definir si se reparte en el costo (por producto o porcentaje).monto total. - FacturaRecibo principalo factura del flete
- ReciboFactura de fletegenerada Flete asignadovinculado correctamente al costo de producto o gasto logístico. 6.5. ControlConciliación final/ yEstado archivode pago RevisarVerificar quesi la factura ya fue pagada o está pendiente. Si ya se pagó, conciliar con el expedientecomprobante. tengaSi no, dejarla marcada como “pendiente en CxP”. - Factura generada
- Comprobante de pago (si existe) Factura conciliada o registrada como pendiente de pago. 6. Archivo final Grapar o guardar digitalmente todos los documentos grapados y firmados.documentos. Archivar en carpeta por fechaproveedor o proveedor.fecha. - Orden de compraOC
- Orden de recepciónOR
- Factura física
- FleteRecibo de flete
- Comprobante de pago (si aplica) DocumentaciónExpediente completa,completo listay organizado para auditoríarevisión o revisión.auditoría.

💡 Notas rápidas:

    No se genera ninguna factura sin revisar primero que la OC y OR existan en sistema.

    Si hay diferencia entre los montos físicos y los registrados, se reporta antes de generar la factura.

    Si el proveedor envió varios fletes por diferentes pedidos, se debe indicar claramente a qué factura corresponde cada uno.



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