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Recepción de Facturas (Mercancia)

Objetivo:
Definir el procedimiento para

🎯 generarObjetivo

en
el sistema

Verificar que todos los productos de las facturas físicasfueron recibidas,recibidos asegurandocorrectamente su(cantidades correctay vinculaciónprecios).

con las órdenes

Generar la factura digital a partir de comprala yorden recepciónde previamente registradas.compra.

Registrar el flete cuando aplique, asignándolo al costo o gasto correspondiente.

Conciliar la factura si el pago ya fue realizado.

📍 Dónde revisar la información

EtapaLugar / Plataforma AcciónQué /se Tarearevisa DocumentosQué quedebe se Grapanhaber o Adjuntan
Resultado Esperadomostrarse 1.📁 RecepciónDrive de– facturaCarpeta física“Facturas Recibidas” RecibirDocumentos laescaneados facturao físicaenviados enviada desdepor la tienda o clínica. Verificar que venga acompañada de la orden de compra y la orden de recepción.

- Factura físicao nota de entrega del proveedor
- Orden de compra (OC)
- Orden de recepción (OR)
- Recibo o factura de flete

Factura

- listaPago paradel serFlete registrada(Capture) en
- elOrden sistema.de compra
- Orden de traslado

2.💻 Odoo  Registro digital de la compra y su vinculación. - Orden de compra
- Orden de traslado
- Factura registrada
- Pagos conciliados (si aplica)

🪜 Pasos del Proceso – Recepción de Facturas (Mercancía)

📁 Recepción en Drive

    La tienda o clínica sube los documentos al Drive en la carpeta correspondiente.

    Verifica que estén los siguientes archivos:

      📄 Factura del proveedor

      🧾 Orden de compra (OC)

      📦 Orden de traslado (OT)

      🚚 Recibo o factura de flete (si aplica)

      Confirma que los documentos estén claros, completos y legibles.

      🔍 Verificación de datos

        Abre la Orden de Compra y la Orden de Traslado en el sistema.

        Revisar

        Revisa que los montos, productos, cantidades y proveedorprecios coincidan con los de la factura.

        Si hay alguna diferencia, informa antes de generar la factura digital.

        💻 Registro en el sistema

          Ingresa a Odoo.

          Ingresa al modulo de compras y abre la orden de compra ycorrespondiente 

          Genera la factura digital tomando como base la orden de compra.

          Verifica que la factura digital generada tenga el mismo monto que la original.

          image.png

          🚚 Flete (si aplica)

            Si el proveedor incluyó flete, agrega el costo al sistema.

            Registrarlo dentro de la factura.

            Define si se reparte entre productos o se aplica al total.

            Aqui los pasos a seguir:

            🚚 Paso uno: Registro del Transporte

              Agrega un ítem adicional con el nombre “Transporte” dentro de la factura. Verifica que este ítem esté asignado a la cuenta “Inventario en tránsito” (106001005) Registra el costo del transporte en divisas (USD) correspondiente.

              image.png

              💰 Paso dos: Asignar el Costo a Destino

              En la parte superior de la factura, presiona el botón “Crear costos en destino”.
              Esta opción permite que el monto del transporte o cualquier gasto adicional se distribuya automáticamente entre los productos incluidos en la orden de recepcióncompra.

              en

              image.png

              sistema.

              ⚙️ -Paso OCtres: registrada
              -Configurar ORy registrada
              -validar Facturael física              costo Validacióna destino

              1️⃣ Método de coincidenciadivisión:
              Selecciona la opción “Igual” para distribuir el costo del transporte de forma equitativa entre documentotodos físicolos yproductos.
              (También registrospuedes elegir otro método si se requiere dividir por cantidad, costo, peso o volumen).

              2️⃣ Factura del sistema.

              proveedor:
              Selecciona el 3. Generaciónnúmero de factura en sistema Crear la factura enque else sistemageneró (Odoo💡 / Zoho Books). Asociarla ano la OCorden yde ORcompra). ya

              3️⃣ registradas. Ingresar los datos tal como aparecen enTraslados:
              Selecciona la factura física.

              - Factura física
              - OC
              - OR Factura digital generada y vinculada correctamente. 4. Asociaciónorden de fletetraslado Agregarque el gasto del fletecorresponde a la factura oque comoestás procesando.

              4️⃣ Validación final:
              Una vez completados los campos anteriores, presiona “Validar” para confirmar el registro.
              Esto permitirá que el costo adicionaldel según corresponda. Definir sitransporte se reparte por producto o monto total.

              - Recibo o factura del flete
              - Factura generada Flete vinculadoasigne correctamente al costoinventario orecibido. gasto

              image.png

              logístico.
              5.

              💳 Conciliación / Estado dey pago

              Verificar

                Verifica si la factura principal ya fue pagada o estási sigue pendiente.

                Si ya sefue pagó,pagada, conciliarconcíliala con el comprobante.comprobante de pago correspondiente.

                Si no,aún dejarlano ha sido pagada, déjala marcada como “pendiente en Cuentas por Pagar (CxP).

                En caso de que la factura incluya flete, debes proceder a:

                  Registrar el flete creando su propia factura de proveedor en el sistema.

                  Ingresar el pago del flete, si este ya fue realizado.

                  Si el pago aún no se ha hecho, dejarlo igualmente pendiente en CxP”.

                  CxP -hasta Facturasu generada
                  -ejecución. Comprobante

                  Haz clic aca para aprender el proceso de pagoregistro (si existe)

                  Factura conciliada o registrada como pendiente de pago. 6. Archivo final Grapar o guardar digitalmente todos los documentos. Archivar en carpeta por proveedor o fecha. - OC
                  - OR
                  - Factura física
                  - Recibo dedel flete
                  - Comprobante de pago (si aplica) Expediente completo y organizado para revisión o auditoría.

                  💡 Notas rápidas:

                  • No se genera ninguna factura sin revisar primero que la OCOrden de Compra y OROrden de Traslado  existan en sistema.

                  • Si hay diferencia entre los montos físicos y los registrados, se reporta antes de generar la factura.

                  • Si el proveedor envió varios fletes por diferentes pedidos, se debe indicar claramente a qué factura corresponde cada uno.



                   

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