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Recepcion de Orden de Compras (Laboratorios dentales)

Objetivo:
Establecer el procedimiento para recibir las órdenes de compra emitidas por la clínica, verificar que el pago del paciente al laboratorio esté correctamente aplicado en Dentalink y generar la factura correspondiente al laboratorio con trazabilidad total.

Etapa Acción / Tarea
Responsable Sistema / Documentos Involucrados Resultado Esperado 1. Recepción de la orden de compra Recibir las órdenes de compra emitidas por la clínica (en físico o digital). ContadoraCada /orden Áreadebe administrativaespecificar:
• Nombre del holdinglaboratorio
• Nombre del paciente
• Número o código del tratamiento. - Orden de compra emitida por la clínica OrdenesÓrdenes clasificadas por fecha, paciente y laboratorio. 2. Identificación del origen Revisar de qué pacientespaciente y laboratorioslaboratorio proviene cada orden de compra. Contadora / Administrativo clínico - Orden de compra 
- Lista de pacientes asociados Orden identificada correctamente con paciente y laboratorio correspondiente. 3. Verificación en Dentalink Ingresar al sistema Dentalink para validar:
• Si el paciente pagó el laboratorio. 
• Si el monto fue abonado al tratamiento correcto (prestación asociada al laboratorio). Contadora / Administrativo clínico - Sistema Dentalink 
- Registro de pagos del paciente Validación de que el pago existe y fue aplicado correctamente.correctamente al tratamiento. 4. Generación de factura en sistema Emitir la factura al laboratorio correspondiente unaUna vez confirmada la información en Dentalink.Dentalink, Contadoragenerar la factura en el sistema contable (Odoo / Zoho Books) al laboratorio correspondiente, asociándola con la orden de compra. - Sistema decontable facturación o contabilidad
- Orden de compra validada Factura generada correctamente con soporte dedel pago y relación directa con paciente.paciente y laboratorio. 5. Archivo y control Grapar o adjuntar todosdigitalmente los siguientes documentos en este orden:
1. Orden de compra
2. Validación Dentalink (captura o reporte)
3. Factura emitida. Contadora / Asistente administrativo - Carpeta digital o física de “Laboratorios Dentales” Expediente completo y listo para conciliación o auditoría.

💡 Notas adicionales:

  • Ninguna factura se genera sin verificar antesprimero el pago en Dentalink.

  • En caso de queSi el paciente no hayaha pagado,pagado, se notifica al gerente de la clínica antes de emitir cualquier documento.

  • En la factura debe aparecer el nombre del paciente o el número de tratamiento para mantener trazabilidad.

Cada expediente debe guardarse en carpeta o digitalmente bajo este formato:
Año-Mes / Laboratorio / Paciente / #Tratamiento.}

⚠️ Acciones ante Errores o Discrepancias (Servicios de Laboratorio)

Tipo de Error o Discrepancia Acción Correctiva Responsable Resultado Esperado 1. El paciente no ha pagado el laboratorio. No generar factura. Notificar al gerente de la clínica para gestionar el cobro. Contadora / Recepción clínica Se evita facturar sin respaldo de pago. 2. El pago existe pero no está vinculado al tratamiento correcto. Corregir en Dentalink. Registrar observación o evidencia del ajuste. Administrativo clínico Pago correctamente vinculado al tratamiento. 3. Error en datos del paciente o laboratorio en la OC. Notificar al área administrativa de la clínica y corregir antes de emitir factura. Contadora / Administrativo Datos corregidos y validados antes del registro contable. 4. Diferencia entre monto facturado y monto pagado por el paciente. Revisar con el odontólogo o gerente la causa. Si es error, solicitar nota de crédito o ajuste en el sistema. Contadora / Gerente de clínica Montos conciliados y registro contable correcto. 5. Falta la validación en Dentalink o evidencia del pago. No generar factura. Solicitar soporte antes de continuar. Contadora / Recepción clínica Documentación completa antes del registro.

💡 Notas finales:

    Cada servicio de laboratorio debe tener trazabilidad completa: Paciente → Tratamiento → Laboratorio → Factura.

    El código del tratamiento o referencianombre del paciente debe aparecerfigurar en la facturafactura.

    para trazabilidad.

    Este proceso no aplica a mercancía, sino a servicios realizados por terceros (laboratorios dentales).


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