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Recepcion de Orden de Compras (Laboratorios dentales)

Objetivo:
Establecer el procedimiento para recibir las órdenes de compra emitidas por la clínica, verificar que el pago del paciente al laboratorio esté correctamente aplicado en Dentalink y generar la factura correspondiente al laboratorio con trazabilidad total.

Etapa Acción / Tarea Sistema / Documentos Involucrados Resultado Esperado
1. Recepción de la orden de compra Recibir las órdenes de compra emitidas por la clínica (en físico o digital). Cada orden debe especificar:
• Nombre del laboratorio
• Nombre del paciente
• Número o código del tratamiento.		 - Orden de compra emitida por la clínica Órdenes clasificadas por fecha, paciente y laboratorio.
2. Identificación del origen Revisar de qué paciente y laboratorio proviene cada orden de compra. - Orden de compra
- Lista de pacientes asociados		 Orden identificada correctamente con paciente y laboratorio correspondiente.
3. Verificación en Dentalink Ingresar al sistema Dentalink para validar:
• Si el paciente pagó el laboratorio.
• Si el monto fue abonado al tratamiento correcto (prestación asociada al laboratorio).		 - Sistema Dentalink
- Registro de pagos del paciente		 Validación de que el pago existe y fue aplicado correctamente al tratamiento.
4. Generación de factura en sistema Una vez confirmada la información en Dentalink, generar la factura en el sistema contable (Odoo / Zoho Books) al laboratorio correspondiente, asociándola con la orden de compra. - Sistema contable
- Orden de compra validada		 Factura generada correctamente con soporte del pago y relación directa con paciente y laboratorio.
5. Archivo y control Grapar o adjuntar digitalmente los siguientes documentos en este orden:
1. Orden de compra
2. Validación Dentalink (captura o reporte)
3. Factura emitida.		 - Carpeta digital o física “Laboratorios Dentales” Expediente completo y listo para conciliación o auditoría.

💡 Notas adicionales:

  • Ninguna factura se genera sin verificar primero el pago en Dentalink.

  • Si el paciente no ha pagado, se notifica al gerente de la clínica antes de emitir cualquier documento.

  • En la factura debe aparecer el nombre del paciente o el número de tratamiento para mantener trazabilidad.

  • Cada expediente debe guardarse en carpeta o digitalmente bajo este formato:
    Año-Mes / Laboratorio / Paciente / #Tratamiento.}

⚠️ Acciones ante Errores o Discrepancias (Servicios de Laboratorio)

Tipo de Error o Discrepancia Acción Correctiva Resultado Esperado
1. El paciente no ha pagado el laboratorio. No generar factura. Notificar al gerente de la clínica para gestionar el cobro. Se evita facturar sin respaldo de pago.
2. El pago existe pero no está vinculado al tratamiento correcto. Corregir en Dentalink. Registrar observación o evidencia del ajuste. Pago correctamente vinculado al tratamiento.
3. Error en datos del paciente o laboratorio en la OC. Notificar al área administrativa de la clínica y corregir antes de emitir factura. Datos corregidos y validados antes del registro contable.
4. Diferencia entre monto facturado y monto pagado por el paciente. Revisar con el odontólogo o gerente la causa. Si es error, solicitar nota de crédito o ajuste en el sistema. Montos conciliados y registro contable correcto.
5. Falta la validación en Dentalink o evidencia del pago. No generar factura. Solicitar soporte antes de continuar. Documentación completa antes del registro.

💡 Notas finales:

  • Cada servicio de laboratorio debe tener trazabilidad completa: Paciente → Tratamiento → Laboratorio → Factura.

  • El código del tratamiento o nombre del paciente debe figurar en la factura.

  • Este proceso no aplica a mercancía, sino a servicios realizados por terceros (laboratorios dentales).


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