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Recepcion de Orden de Compras (Laboratorios dentales)

Objetivo:
Establecer el procedimiento para

🎯 recibirObjetivo

las
órdenes de compra emitidas por la clínica, verificar

Verificar que el pago del paciente al laboratorio esté correctamente aplicadocargado en Dentalink.

Confirmar que el pago fue realizado y abonado correctamente a la prestación del laboratorio en Dentalink.

Ubicar la orden de compra correspondiente y generar la factura correspondiente al laboratorio con trazabilidad total.laboratorio.

📍 Dónde revisar la información

EtapaLugar / Plataforma AcciónQué /se Tarearevisa SistemaQué /debe Documentoshaber Involucrados
o Resultado Esperadomostrarse 📁 1.Drive – Carpeta “Laboratorios Dentales” Documentos enviados por la clínica. - Orden de compra
💻 Dentalink

Registro del pago del paciente.

Plan de tratamiento

- Laboratorio cargado en el sistema
- Pago aplicado al tratamiento correcto 💼 Odoo Registro contable de la factura. - Factura generada al laboratorio
- Asociada a la orden de compra
- Pagos conciliados (si aplica)

🪜 Pasos del Proceso – Recepción de Órdenes de Compra (Laboratorios Dentales)

📄 Recepción de la orden de compra

    Recibir lasla órdenesorden de compra emitidasemitida por la clínica (en físico o digital).

    Cada
    orden debe

    Confirmar especificar:que
    •incluya:

      Proveedor: Nombre del laboratorio


      •

      Paciente: Nombre del paciente


      • Número

      Nro de Tratamiento: Código o códigonúmero del tratamiento.

      tratamiento
      - Orden de compra emitida
      por la clínica Órdenes clasificadas por fecha, paciente y laboratorio. 2. Identificación del origen Revisar de qué paciente y laboratorio proviene cada orden de compra. - Orden de compra
      - Lista de pacientes asociados Orden identificada correctamente con paciente y laboratorio correspondiente. 3.

      💻 Verificación en Dentalink

      Ingresar al sistemaa Dentalink.

      para validar:
      •

      Verificar que la prestacion de laboratorio esté cargado correctamente en el plan de tratamiento.

      Confirmar que el pago fue realizado y abonado a la prestación del laboratorio.

      Si el pacientepago pagóno elaparece laboratorio.o
      •está Si el monto fue abonadoaplicado al tratamiento correctoequivocado, no continuar (prestación asociada al laboratorio).

      - Sistema Dentalink
      - Registro de pagos del paciente Validación de que el pago existe y fuereportar. aplicado correctamente al
      tratamiento. 4.

      🧾 Generación de la factura

      en
      sistema

      Una vez confirmadaverificada la información en Dentalink,Dentalink:

        Ingresar a generarOdoo.

        Ubicar la facturaorden ende el sistema contablecompra (Odoocorrespondiente.

        / Zoho Books)

        Generar la factura al laboratorio, correspondiente, asociándolavinculándola con la orden de compra.

        - Sistema contable
        - Orden de compra validada Factura generada correctamente con soporte del pago y relación directa con paciente y laboratorio. 5. Archivo y control Grapar o adjuntar digitalmente los siguientes documentos en este orden:
        1. Orden de compra
        2. Validación Dentalink (captura o reporte)
        3. Factura emitida. - Carpeta digital o física “Laboratorios Dentales” Expediente completo y listo para conciliación o auditoría.

        💡Verifica Notasque adicionales:la factura tenga:

        • El Ningunanombre facturadel paciente.

        Código del tratamiento.

        El monto exacto que aparece en Dentalink.

        💡 Notas rápidas

          No se genera ninguna factura sin verificarvalidar primeroantes que el pagolaboratorio esté cargado y pagado en Dentalink.Dentalink.

          Si el paciente no ha pagado,pagado, no se notificaemite alfactura gerentehasta deque lael clínicapago antesesté de emitir cualquier documento.confirmado.

          En laLa factura debe aparecertener siempre el nombre del paciente o el número de tratamiento para mantener la trazabilidad.

          CadaEste expedienteproceso debeaplica guardarsesolo ena carpetaservicios ode digitalmentelaboratorio, bajono estea formato:
          Año-Mes / Laboratorio / Paciente / #Tratamiento.}mercancías.

          ⚠️ Acciones ante Errores o Discrepanciasdiscrepancias (Servicios de Laboratorio)comunes

          Tipo de Errorerror o Discrepanciadiscrepancia Acción Correctivacorrectiva Resultado Esperadoesperado
          1.El laboratorio no está cargado en Dentalink.
          Registrar el laboratorio antes de continuar. Información completa en sistema. El paciente no ha pagado el laboratorio. No generar factura. Notificar al gerente de la clínica para gestionar el cobro.gerente. Se evita facturar sin respaldo de pago.respaldo. 2. El pago existe pero no está vinculadoaplicado ala tratamientootro correcto.tratamiento. Corregir en Dentalink.Dentalink Registrary observacióndejar o evidencia del ajuste.evidencia. Pago correctamente vinculado al tratamiento.vinculado. 3. Error en datos del pacientelaboratorio o laboratorio en la OC.paciente. Notificar al área administrativa de la clínica y corregirCorregir antes de emitir la factura. Datos corregidosvalidados y validados antes del registro contable.exactos. 4. Diferencia entre monto facturado y monto pagado por el paciente. Revisar con el odontólogo o gerente la causa. Si es error, solicitar nota de crédito o ajuste en el sistema. Montos conciliados y registro contable correcto. 5. Falta la validación en Dentalink o evidencia del pago.pago o validación. No generar factura.factura Solicitarhasta soporteobtener antesel de continuar.soporte. Documentación completa antes del registro.

          💡 Notas finales:

            Cada servicio de laboratorio debe tener trazabilidad completa: Paciente → Tratamiento → Laboratorio → Factura.

            El código del tratamiento o nombre del paciente debe figurar en la factura.

            Este proceso no aplica a mercancía, sino a servicios realizados por terceros (laboratorios dentales).


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