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Recepción de Órdenes de Compra (Honorarios Doctores)

Objetivo:
Establecer el procedimiento para recibir, revisar y validar las órdenes de compra generadas por los doctores, consolidadas semanalmente por la gerente, y compararlas con las liquidaciones de Dentalink, garantizando trazabilidad entre doctor, pacientes y tratamientos antes de generar la factura correspondiente.

Etapa Acción / Tarea Sistema / Documentos Involucrados Resultado Esperado
1. Recepción de órdenes de compra Recibir las órdenes de compra emitidas semanalmente por los doctores, consolidadas e impresas por la gerente. Cada orden debe indicar:
• Nombre del doctor
• Semana correspondiente (rango de fechas)
• Lista de pacientes o tratamientos atendidos
• Monto total generado.		 - Orden de compra generada por cada doctor
- Reporte semanal impreso por la gerente		 Órdenes organizadas por semana y doctor.
2. Verificación de documentos Confirmar que todas las órdenes estén completas, firmadas por la gerente y con la fecha de emisión, recibo y vencimiento correspondientes al período semanal (todo lo generado en esas fechas). - Orden de compra
- Firma de la gerente
- Reporte de semana		 Documentación validada y lista para revisión contable.
3. Comparación con Dentalink Finanzas revisa en Dentalink cada orden para verificar:
• Que los tratamientos y pacientes coincidan.
• Que los montos correspondan a lo generado por el doctor durante el rango semanal.		 - Sistema Dentalink
- Liquidaciones de doctores
- Órdenes de compra		 Coincidencia validada entre la información de Dentalink y las órdenes.
4. Confirmación y aprobación Una vez validados los datos, marcar la orden como “Verificada” y autorizar la generación de factura. Si hay diferencias, notificar a la gerente para revisión con el doctor. - Orden de compra
- Validación Dentalink		 Orden aprobada o corregida antes del registro contable.
5. Generación de factura en sistema Generar la factura al doctor en el sistema contable (Odoo / Zoho Books) asociándola con la orden verificada. La fecha de factura y vencimiento debe corresponder al rango de atención semanal. - Sistema contable
- Orden de compra validada		 Factura generada correctamente y asociada al período correspondiente.
6. Archivo y control Archivar o adjuntar digitalmente los documentos en el siguiente orden:
1. Orden de compra semanal del doctor
2. Validación Dentalink (captura o consolidado)
3. Factura generada.		 - Carpeta “Órdenes de Doctores” (digital o física) Expediente completo y trazable para auditoría o conciliación.

💡 Notas adicionales:

  • Las órdenes de compra de doctores reflejan todo lo generado por cada doctor durante una semana específica.

  • La fecha de emisión, recibo y vencimiento debe coincidir con ese rango semanal (ejemplo: del lunes 7 al sábado 12).

  • Finanzas no genera factura hasta confirmar que todos los tratamientos fueron correctamente liquidados en Dentalink.

  • Si hay discrepancias, se debe notificar a la gerente antes de continuar.

  • Cada expediente debe guardarse bajo el formato:
    Año-Mes / Semana / Doctor / #OC.

⚠️ Acciones ante Errores o Discrepancias (Órdenes de Doctores)

Tipo de Error o Discrepancia Acción Correctiva Resultado Esperado
1. Orden con montos diferentes a Dentalink. Revisar detalle por paciente. Ajustar en Dentalink o corregir la orden antes de facturar. Coincidencia total entre sistema y documento.
2. Orden sin firma o sin rango de fechas definido. No procesar. Solicitar reemisión firmada y con las fechas correctas. Solo se procesan órdenes oficiales y verificadas.
3. Tratamiento duplicado o no registrado en Dentalink. Confirmar con el doctor. Ajustar en Dentalink si aplica. Registro contable limpio y sin duplicados.
4. Factura generada con fechas incorrectas. Anular en sistema y emitir una nueva con el rango de fechas correcto. Trazabilidad y conciliación correcta con el período.
5. Falta de soporte en Dentalink. No generar factura. Solicitar evidencia de registro clínico o financiero. Evita errores contables o pagos indebidos.

💡 Notas finales:

  • Este SOP aplica exclusivamente a servicios prestados por doctores dentro de la clínica.

  • Se debe garantizar trazabilidad completa: Doctor → Semana → Pacientes → Factura.

  • Toda orden debe contar con firma de la gerente y validación en Dentalink antes de ser registrada en sistema.

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