Registro y Control de Pagos Recibidos Cashea

Objetivo:
Establecer el procedimiento para verificar, conciliar y registrar los pagos recibidos a través de la plataforma Cashea, asegurando que los montos reportados coincidan con los depósitos bancarios y se integren correctamente en el sistema contable (Odoo / Zoho Books).

Etapa Acción / Tarea Sistema / Documentos Involucrados Resultado Esperado 1. Acceso a la plataforma Cashea Ingresar al panel de Cashea con las credenciales asignadas y abrir el módulo Pagos Recibidos. - Plataforma Cashea Visualización de los pagos realizados por clientes. 2. Descarga del reporte Cashea Exportar el reporte de pagos del día o semana (según frecuencia de control) con las columnas:
• Monto Pagado en USD
• # Referencia
• # Orden
• # Factura. - Cashea (reporte en Excel o CSV) Reporte descargado con detalle de pagos confirmados. 3. Conciliación con el banco Ingresar al portal bancario y verificar que cada pago listado en Cashea esté reflejado en los depósitos bancarios del mismo monto y fecha. - Cashea
- Estado de cuenta bancario Pagos confirmados y conciliados entre Cashea y banco. 4. Generación del reporte consolidado Crear un reporte final en Excel o Google Sheets con las siguientes columnas:
• Monto Pagado en USD
• # Referencia
• # Orden
• # Factura
• Observaciones (si aplica). - Excel / Google Sheets Reporte conciliado, depurado y listo para envío. 5. Envío del reporte a Gerencia Enviar el reporte consolidado a Gerencia Financiera o Contabilidad para su registro en el sistema contable. - Correo / canal interno de la empresa Gerencia recibe el reporte para carga en sistema. 6. Registro en el sistema contable Gerencia o contabilidad registra los pagos en Odoo o Zoho Books, asociando cada registro con la factura o cliente correspondiente. - Odoo / Zoho Books
- Reporte Cashea conciliado Pagos ingresados correctamente en el sistema contable. 7. Archivo mensual Archivar los reportes Cashea junto con las conciliaciones bancarias del mes en la carpeta digital correspondiente. - Carpeta digital “Cashea Pagos [Mes-Año]” Documentación organizada y lista para auditoría.

⚠️ Políticas Generales

No se registra ningún pago sin verificar su ingreso real en el banco.

Toda diferencia detectada debe ser reportada a Cashea o Contabilidad antes de registrar.

Los reportes deben elaborarse al menos una vez por semana o antes del cierre mensual.

Mantener siempre el mismo formato de columnas para facilitar la carga contable y las auditorías.

💡 Ejemplo práctico

Cashea reporta un pago de $40,00 USD, referencia #B7842, orden #1059, factura #INV-0091.
Se verifica en el banco el mismo monto.
El pago se incluye en el reporte, se envía a Gerencia y se carga en Odoo bajo el cliente correspondiente.

⚙️ Errores comunes y acciones correctivas

Error detectado Causa probable Acción correctiva Pago reportado en Cashea no aparece en el banco Retraso en liquidación Esperar confirmación o contactar a Cashea. Diferencia en monto recibido Comisión o tasa de cambio Verificar detalle y registrar observación. Pago duplicado Error de sincronización o carga manual Eliminar duplicado y dejar registro único. Factura sin asignar Pago no vinculado a cliente Informar a gerencia antes de registrar.

💡 Beneficios:
✅ Control total de ingresos Cashea.
✅ Evita registros erróneos o pagos inexistentes.
✅ Facilita la conciliación bancaria mensual.
✅ Trazabilidad completa entre Cashea, banco y sistema contable.