Registro y Control de Pagos Recibidos Cashea
Objetivo:
Establecer el procedimiento para verificar, conciliar y registrar los pagos recibidos a través de la plataforma Cashea, asegurando que los montos reportados coincidan con los depósitos bancarios y se integren correctamente en el sistema contable (Odoo / Zoho Books).
| Etapa | Acción / Tarea | Sistema / Documentos Involucrados | Resultado Esperado |
|---|---|---|---|
| 1. Acceso a la plataforma Cashea | Ingresar al panel de Cashea con las credenciales asignadas y abrir el módulo Pagos Recibidos. | - Plataforma Cashea | Visualización de los pagos realizados por clientes. |
| 2. Descarga del reporte Cashea | Exportar el reporte de pagos del día o semana (según frecuencia de control) con las columnas: • Monto Pagado en USD • # Referencia • # Orden • # Factura. |
- Cashea (reporte en Excel o CSV) | Reporte descargado con detalle de pagos confirmados. |
| 3. Conciliación con el banco | Ingresar al portal bancario y verificar que cada pago listado en Cashea esté reflejado en los depósitos bancarios del mismo monto y fecha. | - Cashea - Estado de cuenta bancario |
Pagos confirmados y conciliados entre Cashea y banco. |
| 4. Generación del reporte consolidado | Crear un reporte final en Excel o Google Sheets con las siguientes columnas: • Monto Pagado en USD • # Referencia • # Orden • # Factura • Observaciones (si aplica). |
- Excel / Google Sheets | Reporte conciliado, depurado y listo para envío. |
| 5. Envío del reporte a Gerencia | Enviar el reporte consolidado a Gerencia Financiera o Contabilidad para su registro en el sistema contable. | - Correo / canal interno de la empresa | Gerencia recibe el reporte para carga en sistema. |
| 6. Registro en el sistema contable | Gerencia o contabilidad registra los pagos en Odoo o Zoho Books, asociando cada registro con la factura o cliente correspondiente. | - Odoo / Zoho Books - Reporte Cashea conciliado |
Pagos ingresados correctamente en el sistema contable. |
| 7. Archivo mensual | Archivar los reportes Cashea junto con las conciliaciones bancarias del mes en la carpeta digital correspondiente. | - Carpeta digital “Cashea Pagos [Mes-Año]” | Documentación organizada y lista para auditoría. |
⚠️ Políticas Generales
-
No se registra ningún pago sin verificar su ingreso real en el banco.
-
Toda diferencia detectada debe ser reportada a Cashea o Contabilidad antes de registrar.
-
Los reportes deben elaborarse al menos una vez por semana o antes del cierre mensual.
-
Mantener siempre el mismo formato de columnas para facilitar la carga contable y las auditorías.
💡 Ejemplo práctico
Cashea reporta un pago de $40,00 USD, referencia #B7842, orden #1059, factura #INV-0091.
Se verifica en el banco el mismo monto.
El pago se incluye en el reporte, se envía a Gerencia y se carga en Odoo bajo el cliente correspondiente.
⚙️ Errores comunes y acciones correctivas
| Error detectado | Causa probable | Acción correctiva |
|---|---|---|
| Pago reportado en Cashea no aparece en el banco | Retraso en liquidación | Esperar confirmación o contactar a Cashea. |
| Diferencia en monto recibido | Comisión o tasa de cambio | Verificar detalle y registrar observación. |
| Pago duplicado | Error de sincronización o carga manual | Eliminar duplicado y dejar registro único. |
| Factura sin asignar | Pago no vinculado a cliente | Informar a gerencia antes de registrar. |
💡 Beneficios:
✅ Control total de ingresos Cashea.
✅ Evita registros erróneos o pagos inexistentes.
✅ Facilita la conciliación bancaria mensual.
✅ Trazabilidad completa entre Cashea, banco y sistema contable.
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